Tijdsbesparing tips?

Factuurfraude: zó voorkom je dat je hiervan slachtoffer wordt

Misschien heb je er al eens mee te maken gehad: factuurfraude. Hierbij ontvang je een niet-kloppende factuur, waarbij de verzender je ervan probeert te overtuigen dat je het bedrag moet overmaken. Als organisatie wil je natuurlijk voorkomen dat je in zo’n val trapt. Maar hoe doe je dat? In deze blogpost geven we je zes tips om te voorkomen dat je slachtoffer wordt van factuurfraude!

Valse facturen: meest voorkomende vormen

Laten we allereerst eens bekijken welke vormen van factuurfraude gebruikelijk zijn. We zetten ze voor je op een rij.

  • Algemene factuur
    Sommige criminelen versturen een valse factuur uit naam van een bedrijf waar veel organisaties facturen van ontvangen. Het kan zijn dat je zo’n factuur gewoon verwerkt en niet-kloppende gegevens (zoals een ander rekeningnummer) over het hoofd ziet, omdat de leverancier die erop staat een bekende relatie van je is.
  • Factuur waarop een bestaande zakelijke relatie staat
    Er zijn criminelen die hun ‘huiswerk’ grondig doen. Zij versturen een vervalste factuur die afkomstig lijkt te zijn van een van je leveranciers. De kans is hier kleiner dat je zo’n factuur onderschept, omdat je de bewuste leverancier kent en vertrouwt.
  • Offerte die vermomd is als factuur
    Dit is geen transparante vorm van factuurfraude. Hierbij heb je namelijk het idee dat je naar een aanbod kijkt. Maar wanneer je erop ingaat, ga je een betalingsverplichting aan.
  • CEO-fraude
    Deze vorm van factuurfraude komt vooral voor bij grotere bedrijven. Hierbij wordt de financiële administratie gebeld door iemand die zich voordoet als de CEO of een andere leidinggevende. Deze persoon zegt dat je een bepaalde betaling moet spoed moet verrichten. Financieel-administratief medewerkers trappen hier regelmatig in, omdat niet iedereen elkaar kent binnen de organisatie.

Herken factuurfraude tijdig: 6 tips

 

Voorkomen is beter dan genezen. Maar helaas kan je het ontvangen van valse facturen niet tegengaan. Wel is het mogelijk om te zorgen dat je ze tijdig detecteert en dus geen slachtoffer wordt van factuurfraude. Hoe je dat doet? Volg onze zes tips op!

 Creëer bewustzijn omtrent valse facturen

 

Het is essentieel dat alle medewerkers zich bewust zijn van het fenomeen ‘factuurfraude’. Het onderwerp verdient aandacht in de hele organisatie, maar in het bijzonder op de financiële administratie.

Doet zich eens een incident voor, zorg dan dat mensen dit met elkaar delen. Wanneer een collega een ervaring heeft gehad met factuurfraude, komt het ineens een stuk dichterbij, waardoor iedereen op de afdeling alerter zal zijn!

Richt je proces goed in

 

Als je duidelijke afspraken maakt, kan je veel ellende voorkomen. Zorg bijvoorbeeld dat een factuur niet zonder meer betaald mag worden. Dat doe je door een goedkeuringsflow op te zetten, waarbij je afspreekt wie akkoord moet geven op een factuur. Als dit iemand is die bekend is met de uitgaven die op de factuur staan, weet je dat elke goedgekeurde factuur op gedegen wijze is gecontroleerd. Zo dicht je het proces meer af en verklein je de kans op factuurfraude.

 Match elke factuur met de bijbehorende inkooporder

 

Werk je met inkooporders? Implementeer dan een werkwijze waarbij je de factuur áltijd matcht met de inkooporder. Leveranciers vermelden het ordernummer doorgaans op de factuur. Wanneer je checkt of dit ordernummer in je systeem bekend is, bouw je een extra controle in.

Zet je ERP-systeem op de juiste manier in

 

Als je afwijkingen makkelijk wilt kunnen detecteren, is het cruciaal dat je al je leveranciers correct in je ERP-systeem registreert. Zorg dat hun gegevens (zoals het rekeningnummer en het e-mailadres) altijd up-to-date zijn.

Spreek tevens af dat je voor betalingen in principe alléén het rekeningnummer gebruikt dat in je ERP-systeem bij een leverancier vermeld staat. Als je dan eens per ongeluk een factuur met een afwijkend IBAN-nummer betaalt, maak je het bedrag over naar het echte rekeningnummer van de leverancier — níet naar de crimineel. In zo’n geval krijg je je geld tenminste terug!

Zorg voor een heldere, solide factuurverwerkingsprocedure

 

Zorg dat medewerkers zo stevig in hun schoenen staan dat zij nooit afwijken van de factuurverwerkingsprocedure. Zo voorkom je dat ze onder druk een handeling verrichten waarvoor niemand toestemming heeft gegeven (wat bijvoorbeeld vaak gebeurt bij CEO-fraude).

 Neem bij twijfel contact op met de bij jou bekende leverancier

 

Hebben financieel-administratief medewerkers het gevoel dat een factuur niet helemaal klopt, bijvoorbeeld omdat er een ander rekeningnummer op staat? Laat ze dan aan de hand van de gegevens in het CRM-systeem bellen naar de leverancier — níet naar de (zogenaamde) afzender die vermeld staat op de factuur. De leverancier kan immers direct aangeven of er sprake is van een gewijzigd rekeningnummer.

De gouden tip: digitale factuurverwerking

Wil je factuurfraude tijdig detecteren, het foutgehalte omlaag halen én tijd besparen? Dan biedt automatisering uitkomst.

Slimme OCR-software herkent factuurgegevens, zoals het IBAN-, KvK- en btw-nummer. Wijken deze af van de data in je ERP-systeem, dan geeft het systeem je hiervan automatisch een signaal. Handig, want zo kan je afwijkingen niet over het hoofd zien — wat bij een handmatig verwerkingsproces wél gebeurt (dit is immers mensenwerk!).

Ook de goedkeuringsflow kan je automatiseren. Heb je eenmaal ingesteld wie een factuur moeten accorderen, dan kan je zorgen dat deze automatisch langs de goedkeurders gaat. Goede workflow-software zorgt dat jij altijd het overzicht behoudt. Hiermee kan je namelijk te allen tijde inzien waar een factuur zich bevindt en wat de status ervan is. Met zo’n gecoördineerd (en tijdbesparend) proces is het stukken makkelijker om te voorkomen dat je slachtoffer wordt van factuurfraude!

Factuurfraude effectief tegengaan?

Dan wil je misschien met een automatiseringsoplossing aan de slag. Maar is dat eigenlijk veilig? Wél als je met een betrouwbare OCR-leverancier werkt.

Om erachter te komen of een leverancier solide software biedt, moet je met de bewuste partij in gesprek gaan. Nodig de leverancier eens uit voor een demo, stel vragen omtrent security en vraag om referenties.

Wil je weten hoe de totaaloplossing van WhiteVision jou kan helpen factuurfraude tijdig te onderkennen én tijd te besparen?

Neem gerust eens contact met ons op. We bespreken de mogelijkheden graag met je.

Radboud Hosli – Productspecialist

contact opnemen