Tijdsbesparing tips?

Digitale facturen op efficiënte, betrouwbare wijze goedkeuren?

Vaak moeten meerdere medewerkers binnen de organisatie een factuur goedkeuren alvorens je tot betaling kan overgaan. Het goedkeuringsproces gaat regelmatig gepaard met extra handelingen, zoals het maken van kopieën, het bijwerken van Excellijsten en het rondbrengen van mappen. Daardoor is het niet alleen tijdsintensief, maar ook foutgevoelig. Wil je inkomende facturen op eenvoudige, efficiënte en betrouwbare wijze goedkeuren? Dat doe je met een workflowsysteem. Dit zorgt ervoor dat een factuur via de digitale weg langs de juiste personen gaat ter goedkeuring. Heel handig – want hoe sneller dit gebeurt, hoe eerder je de factuur kan betalen!

Goedkeuren van inkoopfacturen

Wat kan je verwachten?

Met onze workflow zorgen we dat een factuur via de digitale weg langs de juiste personen gaat, zodat zij het document snel en gemakkelijk kunnen fiatteren. Het proces verloopt volledig digitaal.

Onze oplossing bevat alle functies die je van workflow-software mag verwachten. Je kan bijvoorbeeld aangeven dat facturen binnen specifieke categorieën — zoals brandstofnota’s — altijd aan bepaalde medewerkers moeten worden voorgelegd ter fiattering. Dit hoef je slechts één keer in te stellen. Daarna komen de bewuste facturen automatisch bij de aangewezen personen terecht. Benieuwd naar andere handige functies die het goedkeuren van inkoopfacturen eenvoudiger maken? We zetten ze voor je op een rij:

  • Automatische notificaties van documenten die goedkeuring behoeven.
  • Accorderen via desktop, laptop, telefoon of tablet.
  • Toegang tot je persoonlijke historie. Zo kan je bijvoorbeeld snel een nieuwe factuur met oudere facturen vergelijken.
  • Mogelijkheid om een procuratieschema op te nemen in je workflowsysteem. Dit zorgt ervoor dat jij gerechtigd bent om facturen tot een bepaald bedrag te accorderen. Valt een factuur hoger uit, dan wordt deze automatisch naar de andere goedkeurders gestuurd.

Bekijk workflow

Digitaal goedkeuren

de voordelen op een rij

  • Nooit meer inkomende documenten kwijt: je hebt altijd overzicht.
  • Gebruikers kunnen facturen altijd goedkeuren, ongeacht plaats of tijd.
  • Behalve accorderen kan je ook eenvoudig opmerkingen plaatsen, vragen stellen of advies geven.
  • Snel en eenvoudig inzicht in werkvoorraad, knelpunten en doorlooptijden.
  • Betrouwbare administratie.

Zó eenvoudig kan jouw
werkproces eruitzien:

Inlezen of scannen

Inkomende facturen digitaal verwerken begint met het eenvoudig inlezen van digitale en e-mailfacturen. Dit kan automatisch geschieden vanuit je mailbox. Papieren inkoopfacturen worden gescand.

Snel boeken en goedkeuren

Met onze oplossing profiteer je van een eenvoudige, snelle boeking van factuurkop en -regels en een digitale goedkeuring van facturen.

Integratie met je ERP-systeem

Door de twee-weg integratie met je ERP-systeem worden de boekingsinformatie én het plaatje van de factuur snel in je boekhoudpakket verwerkt.

“Het werk dat vroeger door 3 mensen werd gedaan, kan nu door 1 persoon worden afgehandeld. Hierdoor hebben we de ruimte om onze medewerkers andere taken te geven. Heel efficiënt!”

 

Tijs de Lint, hoofd financiën en IT bij Vlasman

Goedkeuren: de belangrijkste onderdelen

Workflow

Altijd en overal uw inkomende facturen routeren, bekijken en accorderen.
bekijk functie

Smartphone App

Altijd en overal facturen goedkeuren met de WhiteVision Smartphone App
bekijk functie

Plan een (web)demo

Ben je benieuwd wat een goede OCR-oplossing voor jouw organisatie kan betekenen? Plan een vrijblijvende (web)demo in. We bespreken de mogelijkheden graag met je.

  • Bij een (web)demo maken we je snel wegwijs in onze software
  • Je ziet direct hoeveel tijd jij kunt besparen op je werkzaamheden
  • Heldere uitleg en de mogelijkheid om vragen te stellen
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Koppeling met je ERP-software?
Geen probleem!

Het verwerken van inkomende documenten moet snel, eenvoudig en efficiënt verlopen. Daarom koppelt WhiteVision met verschillende ERP-systemen. Wil je eerst scan- en herken-software vergelijken? Dat is altijd een goed idee!

Bekijk ERP-koppelingen