Wat is OCR?

De afkorting OCR staat voor Optical Character Recognition. Kortgezegd is OCR een techniek waarmee de computer letters, cijfers en leestekens van een plaatje kan ‘aflezen’. OCR-software wordt gebruikt om papieren documenten en boekwerken te transformeren tot digitale versies, zodat ze kunnen worden bewerkt en gearchiveerd. Formulieren, brieven, contracten, artikelen, rapporten en handleidingen kunnen zo in een handomdraai worden omgezet naar bewerkbare teksten – in een Wordbestand, bijvoorbeeld.

Er is echter een belangrijk onderscheid tussen simpele en slimme OCR-software. In deze blog lichten we dit toe en vertellen we je wat de voordelen zijn van geavanceerde OCR-software in het factuurverwerkingsproces!

Hoe werkt OCR?

OCR werkt op basis van patroonherkenning. De tekst die moet worden gelezen, wordt eerst gescand en herkend als afbeelding – bijvoorbeeld als een JPEG-bestand of pdf-document. Vervolgens destilleert OCR-software letters, cijfers en leestekens uit het plaatje op pixelniveau. Daaruit komen woorden en tekst. Scan je dus een papieren document, dan kan OCR-software dit binnen een mum van tijd vertalen naar een doorzoekbaar digitaal document.

In principe is deze fundamentele eigenschap tegenwoordig niet meer zo bijzonder; vrijwel iedere kopieermachine beschikt over deze basisvorm van OCR-technologie. Maar voor meer complexe processen, zoals de digitale verwerking van inkomende facturen, heb je slimme OCR-software nodig die een stap verder gaat. Na het omzetten van pixels in letters, cijfers en leestekens, ‘begrijpt’ en interpreteert deze variant bepaalde tekstdelen. Ziet slimme OCR-software bepaalde lettercombinaties, dan ‘weet’ hij bijvoorbeeld dat deze een factuurdatum of btw-nummer vormen.

Bij OCR-software voor het digitale factuurverwerkingsproces geldt: hoe hoger de herkenningsgraad, hoe beter. Want daarmee wordt de gebruiker – oftewel, de financieel administratief medewerker – ontlast. Dat geldt overigens niet alleen voor gescande papieren, maar ook voor elektronisch aangeleverde documenten: de interpretatie van de inhoud kun je in beide gevallen laten uitvoeren door slimme OCR-software.

Waarvoor wordt OCR gebruikt?

Het doorzoekbaar maken van documenten is de basisfunctie van OCR-software. Het proces ziet er hierbij als volgt uit: je scant je documenten in en slaat ze op. Wil je vervolgens bijvoorbeeld alle documenten zien waarin het woord ‘kruiwagen’ voorkomt, dan verzamelt OCR-software deze automatisch voor je. Daarna kun je middels de toetsencombinatie ctrl + f springen naar de bewuste term in ieder afzonderlijk document.

Geavanceerde OCR-software kan je echter ook voorzien van specifieke informatie vanwege zijn vermogen om tekst te interpreteren. Onder meer in het digitale verwerkingsproces van binnenkomende facturen is dit van grote toegevoegde waarde. Slimme OCR-software herkent bijvoorbeeld een ordernummer, projectnummer, leverdatum, factuurnummer en factuurdatum en zorgt ervoor dat je al deze informatie zeer snel op een presenteerblaadje krijgt aangereikt.

Medewerkers van een financiële administratie worden hier enorm mee geholpen. Zij hoeven dergelijke factuurgegevens immers niet meer in te voeren, omdat deze door OCR-software automatisch worden afgelezen uit gescande facturen. Wil je het digitale factuurverwerkingsproces optimaliseren, dan kun je tegenwoordig eigenlijk niet meer zonder OCR-software.

De voordelen van OCR

Gebruik je OCR binnen het factuurverwerkingsproces, dan kleven er diverse voordelen aan. We zetten de belangrijkste voor je op een rij!

• Meer efficiëntie
  Eigenlijk is het zonde dat een medewerker van de financiële administratie een aanzienlijk deel van zijn tijd moet besteden aan het overtypen van factuurgegevens. Het unieke van de mens is immers dat hij zijn capaciteiten kan gebruiken om meer complexe taken uit te voeren, zoals het controleren en corrigeren van factuurdata. Werk je met OCR-software, dan kunnen financieel administratief medewerkers veel efficiënter worden ingezet. Bovendien is het mogelijk om meer informatie snel en automatisch vast te leggen. De software kan bijvoorbeeld in rap tempo veertig afzonderlijke factuurregels uitlichten om je administratie nóg completer te maken – een resultaat waar een mens veel langer en arbeidsintensiever voor moet werken.

• Meer uitdaging
  Omdat financieel administratief medewerkers zich niet hoeven bezig te houden met repetitief invoerwerk, wordt hun takenpakket inhoudelijker en biedt het meer uitdaging. Ze kunnen bijvoorbeeld controleerwerk verrichten en klanten nabellen over facturen. Daarmee wordt hun baan afwisselender en interessanter.

• Minder fouten
  De kans dat een financieel administratief medewerker een typefout maakt bij het overnemen van factuurgegevens, wordt geëlimineerd door OCR-software. Daarnaast kan een medewerker bepaalde informatie wegens tijdgebrek inkorten tijdens het overtypen. OCR-software zorgt er echter voor dat alle factuurinformatie uiterst nauwkeurig wordt ingevoerd; order- en factuurnummers worden bijvoorbeeld inclusief álle nullen en letters overgenomen. Daarmee worden eventuele problemen omtrent de volledigheid van factuurgegevens in je systeem voorkomen.

Hoe past WhiteVision OCR toe?

Slimme OCR-software wordt aangeboden in twee vormen:

1. Free-form-tekstherkenning, waarbij gegevens – zoals de factuurdatum en het ordernummer – worden bepaald middels een lettercombinatie en logica;
2. Werken met templates, wat betekent dat iedere leverancier moet worden getraind en dat er voor elk factuurtype een afzonderlijke template moet worden gemaakt. Deze methode levert al gauw honderden verschillende templates op!

WhiteVision werkt met free-form-tekstherkenning, omdat dit systeem een minimale leercurve kent. Wie voor WhiteVision kiest, hoeft geen ellenlange inwerkperiode te doorlopen. Direct bij de start is onze slimme OCR-software namelijk al in staat om tekst te interpreteren en heeft hij een zeer hoog herkenningsgehalte. Op basis daarvan wordt automatisch een boekingsvoorstel gegenereerd om een factuur in te boeken in de boekhouding.

Onze OCR-technieken worden overigens niet alleen toegepast op factuurverwerking, maar ook in onze oplossing voor de workflow.

Meer weten over OCR?

Neem gerust contact met ons op. We bespreken de mogelijkheden van onze scan- en herkensoftware – die op OCR gebaseerd is – graag met je!