Tijdsbesparing tips?

Externe scan- en herken-software plus Exact: waar ligt de toegevoegde waarde?

Wat is de juiste scan- en herken-software voor de Exact-gebruiker? Menig administratief medewerker zoekt naar de ‘gouden’ combinatie om inkomende facturen sneller, eenvoudiger en efficiënter te verwerken. Als een van de toonaangevende leveranciers van inkoopfactuuroplossingen in Nederland kreeg WhiteVision van diverse klanten de vraag of wij óók een koppeling met Exact beschikbaar konden maken. Zo zouden zij dit populaire ERP-pakket kunnen gebruiken met hun vertrouwde WhiteVision-oplossing – zelfontwikkelde, slimme scan- en herken-software waarin de kennis van onze mensen is gebundeld. Omdat wij onze klanten zo optimaal mogelijk willen helpen, zijn we een tijdje geleden een nieuwe ontwikkeling gestart. Het resultaat: de eerste Exact-klanten werken nu met onze koppeling! Daarover vertellen we graag wat meer in deze blog. De hamvraag: op welke 3 gebieden voegt WhiteVision waarde toe?

1. Een geüniformeerde stroom

De grootste verandering die je de afgelopen tijd op de financiële administratie hebt meegemaakt is waarschijnlijk de verschuiving van reguliere post naar e-mail. Bij de meeste organisaties is de verhouding in een paar jaar tijd volledig omgekeerd: postzakken vol inkomende facturen zijn vervangen door mailboxen die uitpuilen van digitale varianten. Papieren facturen zijn tegenwoordig meer uitzondering dan regel. Met deze verschuiving is een nieuw probleem opgedoemd: de diversiteit is toegenomen. Niet met betrekking tot crediteuren of factuurlay-outs, maar als het gaat om de wijze waarop facturen binnenkomen. Sommige leveranciers plaatsen een factuur in de body van de mail, andere voegen een verzamelfactuur bij. Soms ontvang je bestel- of afleverbonnen apart, andere keren krijg je een mail met één pdf die uit meerdere facturen bestaat. En dan zijn er nog leveranciers die drie facturen apart bijvoegen in één mail. Aan jou de uitdaging om die diverse stroom te coördineren, zodat je scan- en herken-software de digitaal ontvangen facturen goed kan verwerken.

Met de slimme oplossingen van WhiteVision beschik je altijd over handige functies waarmee je deze uitdagingen met een glimlach te lijf gaat. Al onze producten – van de eenvoudigste tot de meest uitgebreide – zijn namelijk voorzien van de filehandler. Deze biedt je de mogelijkheid om inkomende e-mailberichten, gescande documenten of gedownloade pdf’s handig en snel te bewerken tot één uniforme pdf die je in je vertrouwde Exact-omgeving aan de boeking kunt koppelen. Wil je nog een stap verdergaan, breid je licentie dan uit met de E-mail-handler. Hiermee kun je berichten automatisch voorbewerken en omzetten naar een universele pdf, ongeacht het formaat waarin je ze ontvangt.

 

2. Volledig automatisch boeken

Binnen Exact kun je inkoopfacturen op diverse manieren vastleggen. Natuurlijk is het nog steeds mogelijk om een factuur volledig handmatig te boeken en je papieren document in een ordner te bewaren. De unieke sleutel is dan het boekstuknummer dat Exact afgeeft en dat jij op de factuur schrijft. Een vertrouwde methode die tegelijkertijd behoorlijk ouderwets is – zeker omdat je waarschijnlijk ook veel facturen per e-mail ontvangt. Daarom heeft Exact inmiddels óók de mogelijkheid gecreëerd om het plaatje van de factuur (de pdf) via een digitale paperclip te koppelen aan de boeking. Handig, want dan ben je verlost van het bewaren van facturen in ordners en kasten. Een andere optie is om facturen aan te maken in Exact door xml-bestanden (UBL 2.0) in te lezen met een gekoppelde pdf. Minder bewerkelijk, maar het kán allemaal nog veel gemakkelijker – en wel met een externe scan- en herken-oplossing.

De WhiteVision Client automatiseert het boekingsproces nóg verder. Het grote voordeel van deze software is dat we het plaatje van de factuur via onze unieke gebruikersinterface samenbrengen met het boekingsvoorstel én de stamgegevens uit jouw vertrouwde Exact-omgeving. Binnen de WhiteVision Client maak je een boeking eenvoudig compleet door de gegevens of gescande documenten aan te klikken. En met onze SMART-OCR-technologie – dé basis voor onze scan- en herken-oplossing – kun je het systeem dusdanig inrichten dat factuurregels automatisch worden gelezen en worden omgezet tot een boekingsvoorstel, inclusief de verbijzondering. Het systeem biedt tevens de mogelijkheid van matching met jouw inkooporders en ontvangsten!

 

3. Een digitale workflow die voor jóu werkt

Heb je een factuur geboekt in Exact via scan- en herken-software, dan moet je de juiste handtekeningen verzamelen voordat je haar kunt betalen. Met de verschuiving van papier naar digitaal is een digitaal fiatteringssysteem eigenlijk onontbeerlijk geworden. Alle facturen afdrukken om fysieke handtekeningen te krijgen is immers niet praktisch. Natuurlijk kun je ook je interne mail gebruiken om facturen rond te sturen, maar het gevaar is dat jouw verzoek om een fiattering ondergesneeuwd raakt in de stroom aan berichten die je collega’s iedere dag moeten afhandelen. Begrijpelijk, maar het fiatteren van facturen is een cruciaal proces. Het heeft immers een directe relatie tot de cashflow binnen je bedrijf, wat betekent dat het ook een bron van fraude kan zijn. Kort gezegd, naast scan- en herken-software heb je een gedegen softwaretool nodig die het accorderingsproces van facturen coördineert.

Exact heeft een workflow, maar die is niet zo laagdrempelig en goedkoop als een externe oplossing zoals die van WhiteVision. Onze workflowsoftware stuurt facturen rond op een zeer betrouwbare manier. Bovendien kunnen jij en je collega’s facturen altijd en overal inzien en fiatteren – op pc’s, laptops, telefoons én tablets. Een stuk veiliger en eenvoudiger, dus!

 

Aan de slag met slimme software die direct gegevens herkent?

Meer weten over onze koppeling met Exact en jouw mogelijkheden bespreken omtrent scan- en herken-software? Neem gerust contact met ons op.