Processen verbeteren in rustige tijden: mini-gids om je administratie te optimaliseren
‘Processen verbeteren’ staat meestal niet bovenaan je prioriteitenlijst. Op de financiële administratie heb je het vaak te druk met andere taken om hier eens goed voor te gaan zitten. Maar nu de coronacrisis volop woedt, is het binnen veel organisaties een stuk rustiger dan normaal. Een uitgelezen kans om je eens te buigen over werkzaamheden waaraan je doorgaans nauwelijks toekomt. Zo zorg je er immers voor dat je klaar bent voor de toekomst. Ga je nú je administratieve processen verbeteren, dan ben je optimaal voorbereid op de drukte die ongetwijfeld weer toeslaat wanneer de crisis voorbij is.
Tijd om je administratieve processen te optimaliseren!
Wil je je administratieve processen optimaliseren, dan moet je eerst bepalen wat de stand van zaken is. Hoe is digitale factuurverwerking binnen jouw organisatie geregeld? Bekijk hieronder welke situatie op jou van toepassing is (A of B) en doe je voordeel met de 3 bijbehorende tips.
A. “Wij gebruiken nog geen scanoplossing”
1. Papierloos werken: maak de overstap naar digitaal
Processen verbeteren begint met een overstap naar papierloos werken. Als facturen alleen nog via de digitale weg binnenstromen, kun je ze veel sneller verwerken. In de meeste systemen hoef je slechts een vinkje te zetten om een digitale factuur te archiveren. Zo werk je dus een stuk efficiënter!
2. Digitale inkoopfacturen inlezen: weeg de opties af
Vraag eens aan je ERP-leverancier wat jouw mogelijkheden zijn met betrekking tot het automatisch inlezen van inkoopfacturen. Misschien kun jij je administratieve processen verbeteren door een UBL-connector te gebruiken voor iedere inkomende UBL-factuur. Dat zou een flinke stap vooruit zijn qua procesoptimalisatie.
3. Administratieve processen verbeteren: fiatteer facturen efficiënter.
Wellicht gebruik je op dit moment je e-mailprogramma om een akkoord te krijgen op facturen. Geen slechte methode, maar met andere, meer geavanceerde oplossingen kun je je processen optimaliseren. Bekijk bijvoorbeeld eens wat online workflow-software voor jouw organisatie kan betekenen. Een betrouwbare tool kan het fiatteringsproces sneller, eenvoudiger en gestroomlijnder laten verlopen.
B. “Wij gebruiken een scanoplossing”
1. Altijd een lege facturenmailbox: automatiseer het voorsorteerwerk
Hoe fijn zou het zijn om altijd een ‘schone’ facturenmailbox aan te treffen, zonder dat jij hier zelf handelingen voor hoeft te verrichten? De SMART E-mail-handler is een tool die de voorsortering en -bewerking van per e-mail binnengekomen facturen voor je afhandelt. De tool splitst, combineert en redigeert erop los. Vervolgens biedt hij facturen aan je OCR-oplossing aan. Dit gebeurt allemaal automatisch – 24 uur per dag, 7 dagen in de week.
2. Een stap verder met processen optimaliseren: benut technologieën optimaal
Als jij inkomende facturen digitaal verwerkt, ben je al zeer efficiënt bezig. Maar je administratieve processen verbeteren doe je eigenlijk aan de lopende band. Neem je huidige werkwijze eens onder de loep om te bekijken waar je deze kunt optimaliseren. Misschien kun je een efficiëntieslag maken door de regels van de factuur automatisch te laten herkennen. Wellicht is het automatisch matchen van inkoopfacturen met bestellingen (ook) een goede optie voor jou.
3. Sneller en inzichtelijker proces: omarm de workflow
Gebruik je alléén een scan- en herken-oplossing, dan is er absoluut ruimte om je administratieve processen te optimaliseren. Met een goed workflowsysteem kun je geboekte facturen altijd en overal fiatteren. Je hebt direct inzicht in de status van een factuur en je weet altijd waar deze zich bevindt. Bovendien verloopt het accorderingsproces veel vlotter. Omdat de tooling transparantie en inzicht biedt, kun je klanten én collega’s bovendien een verhoogd servicegevoel bezorgen!
Interne processen verbeteren: praktische adviezen voor de financiële administratie
Wil jij je interne processen verbeteren? Dan moet je daarvoor een stevige basis creëren: een efficiënte, betrouwbare administratie. Een veelomvattende taak. Weet je niet goed waar je het best kunt beginnen? Deze praktische adviezen helpen je op weg!
- Kies voor een solide OCR-oplossing
Handmatige werkzaamheden zorgen ervoor dat processen niet optimaal verlopen. Daarom is het slim om te investeren in een OCR-oplossing die je eenvoudig en vlot kunt implementeren. Met WhiteVision Base kun je bijvoorbeeld razendsnel aan de slag, zodat je binnen een mum van tijd profiteert van alle voordelen van automatische factuurverwerking. - Laat factuurregels automatisch herkennen
Zelfs wanneer je OCR-software gebruikt, kun je nog een behoorlijke tijd bezig zijn met het uitsplitsen van facturen in individuele regels. Je interne processen verbeteren betekent dat je dit soort taken automatiseert. In dit geval biedt regelherkenning uitkomst. Daarmee laat je de software het uitsplits- en verbijzonderingswerk verrichten, zodat jij je kunt focussen op andere, meer uitdagende taken. - Bespaar tijd door inkooporders snel en simpel te matchen
Werkt jouw organisatie met inkooporders? Dan besteed je waarschijnlijk veel tijd aan het controleren van inkoopfacturen op bestellingen en ontvangsten. Gelukkig kun je dit proces verbeteren met de 3-way-matchingsmodule. Deze neemt de taak namelijk grotendeels van je over!
Aan de slag met processen verbeteren?
Wil jij je administratieve processen verbeteren, zodat je na deze rustige periode nóg efficiënter en gestroomlijnder kunt werken? Neem gerust contact met ons op. Wij bespreken graag met je hoe jij je processen kunt optimaliseren.
