Spring naar content

Pdf en OCR: hoe lees je pdf-documenten uit met OCR-software?

Op de financiële administratie krijg je een veelheid aan documenten binnen. Vaak gaat het om pdf’s. En deze wil je op de meest efficiënte manier verwerken. Hoe pak je dat aan? Wie processen serieus wil optimaliseren, kan tegenwoordig niet meer zonder automatiseringsoplossingen. In dat kader heb je misschien de term ‘pdf OCR’ gegoogeld. Je weet dat OCR (de afkorting voor ‘Optical Character Recognition’) iets kan betekenen in het verwerken van pdf-documenten, zoals inkoopfacturen. Maar wat precies?

OCR + pdf-bestanden: korte uitleg

Gescande documenten en pdf-documenten converteren tot digitale versies die je kan bewerken en archiveren: dát is wat OCR-software doet. Je zet contracten, brieven, artikelen, handleidingen en rapporten in een handomdraai om naar bewerkbare teksten.

Patroonherkenning ligt ten grondslag aan OCR. Nadat de software een tekst heeft gescand, destilleert hij letters, cijfers en leestekens op pixelniveau. Hier komen woorden en tekst uit. Het resultaat: een doorzoekbaar digitaal document dat je kan bewerken. (Meer weten? Lees onze blog ‘Wat is OCR?‘)

OCR wordt vaak ingezet om inkoopfacturen, declaraties, werkbonnen, servicemeldingen en hr-dossiers uit te lezen. Waarom? Dit zijn veelal pdf’s die financieel-administratief medewerkers van oudsher overtypen. Lees je een pdf-bestand uit met OCR, dan hoef je deze tijdrovende, foutgevoelige taak niet meer uit te voeren. Handig, want zo houd je tijd over voor niet-repeterende werkzaamheden die je uitdaging bieden en waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie.

 

Slimme OCR-software: de verstandigste keuze

Reguliere OCR-software doet eigenlijk niets meer dan documenten omzetten naar tekst. Aan deze basale vorm van tekstherkenning heb je in de praktijk niet veel, omdat je dan alsnog een interpretatieslag moet doen. Een slim OCR-systeem biedt uitkomst: het herkent de gegevens op pdf-documenten en interpreteert deze om een logisch resultaat aan je te presenteren. Een voorbeeld: als er 6 cijfers achter het woord ‘factuurnummer’ staan, begrijpt het OCR-systeem de context en herkent het de cijfers als het factuurnummer.

In sommige gevallen herkent de OCR-software een bepaald element op het pdf-document niet in één keer. Op zulke momenten kan je het systeem trainen door eenvoudig aan te klikken wat het had moeten herkennen. Omdat slimme OCR-software een zelflerend vermogen heeft, zal de herkenning van het bewuste element de volgende keren wél goed gaan. Bovendien profiteren alle gebruikers van de ‘geleerde les’, omdat deze wordt doorgevoerd in het systeem!

 

De waarde van een totaaloplossing

Nadat het OCR-systeem de velden op een pdf-document heeft herkend, doet het een geautomatiseerd voorstel. Dit betekent dat jij de afzonderlijke velden niet meer handmatig hoeft in te vullen wanneer je een pdf-bestand verwerkt.

Maar daar hoeft het niet bij op te houden. Als je voor iedere pdf OCR inzet, is het vaak ook mogelijk om andere handelingen in je administratieve proces te automatiseren. Ben je hierin geïnteresseerd, kies dan voor een totaaloplossing. Hiermee kan je inkoopfacturen met een projectnummer bijvoorbeeld automatisch koppelen aan een bepaalde projectleider, zodat deze de factuur ter goedkeuring ontvangt. Dit verloopt via geavanceerde workflow-software, die het mogelijk maakt om een herkende factuur altijd en overal digitaal te accorderen.

Voor elke pdf OCR inzetten?

Met slimme OCR-software elimineer je veel repeterende handelingen die je verricht wanneer je een pdf-bestand handmatig verwerkt.

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

Neem contact op Of bel direct naar 076 – 560 78 20
april 2024

Tijd om je aan te sluiten bij het Peppol-netwerk? Dít moet je weten!

Van steeds meer kanten hoor je over het Peppol-netwerk. Misschien ontvangt en verstuurt jouw organisatie af en toe ook al facturen via Peppol. Of je bent je momenteel aan het oriënteren op een goede ‘Peppol-aanpak’. Is dit het juiste moment voor jou om je bij het Peppol-netwerk aan te sluiten? En wat houdt dat nu eigenlijk precies in? In deze blogpost zetten we de belangrijkste ‘Peppol-feiten’ voor je op een rij!
Artikel lezen
april 2024

Whitepaper e-facturen verwerken

‘E-facturen’, ‘XML’, ‘UBL’, ‘pdf’: wanneer het om inkoopfactuurverwerking gaat, vliegen de termen je om de oren. Als e-factureren helemaal geschiedt volgens het ideaal, hoef je geen handmatige handelingen meer te verrichten. Maar de praktijk is anders: organisaties hebben te maken met verschillende standaarden en formaten én krijgen nog andere factuurtypen binnen. Het gevolg is dat ze een diverse stroom aan inkomende facturen ontvangen en verwerken. Wat is nu precies de plek van e-facturen in deze stroom? En hoe kan je ze op een slimme, eenduidige manier verwerken? In dit whitepaper gaan we daar dieper op in!
Artikel lezen
april 2024

Whitepaper de toekomst van inkoopfactuurverwerking

In een zeer kort tijdsbestek heeft digitale factuurverwerking ingrijpende veranderingen doorgemaakt. Benieuwd naar recente én verwachte ontwikkelingen op het gebied van digitale factuurverwerking? We vertellen je er alles over in ons whitepaper ‘De toekomst van inkoopfactuurverwerking: hoe maak je je administratieve proces toekomstbestendig?’ Hierin lees je onder meer over de automatisering van processen, maar ook hoe je e-facturen -en de verschillende initiatieven hierbij- een plek binnen jouw administratie geeft.
Artikel lezen

123