Tijdsbesparing tips?

Welkom

Leuk dat je met WhiteVision gaat werken! Binnenkort gaan we onze oplossing bij jullie implementeren. Om dit in goede banen te leiden zijn er een aantal voorbereidingen nodig waar we je op deze pagina verdere uitleg over zullen geven.

De gegevens ter voorbereiding

Om er voor te zorgen dat de WhiteVision applicatie tijdens implementatie direct goed voor jou en je collega’s werkt vragen we je ter voorbereiding om een aantal gegevens. Hiervoor ontvang je van ons het intake formulier.

Jullie eigen bedrijfsgegevens per administratie

Op facturen die je van je leveranciers ontvangt staan zowel de gegevens van je leverancier als die van je eigen bedrijf. Om ervoor te zorgen dat de factuur in je financieel systeem aan de juiste leverancier wordt gekoppeld, willen we dat de gegevens van de leverancier worden herkend en niet jullie eigen gegevens. Je eigen bedrijfsgegevens (IBAN-, BTW-, en KVK nummer) willen we daarom uitsluiten van de herkenning. Je vindt hieronder per financieel systeem uitleg over hoe je deze gegevens verzameld.

Voor het uitsluiten van je eigen bedrijfsgegevens in combinatie met AFAS hebben we per administratie de volgende gegevens nodig:

  • Administratiecode
  • BTW nummer
  • KVK nummer
  • IBAN nummer

De administratiecode in AFAS vind je op de volgende manier:

Voor het uitsluiten van je eigen bedrijfsgegevens in combinatie met Vakware hebben we per administratie de volgende gegevens nodig:

  • Administratiecode
  • BTW nummer
  • KVK nummer
  • IBAN nummer

De administratiecode in Vakware vind je door Vakware op te starten en vervolgens onderstaand scherm te openen:

Voor het uitsluiten van je eigen bedrijfsgegevens in combinatie met Alert hebben we per administratie de volgende gegevens nodig:

  • GLN nummer
  • BTW nummer
  • KVK nummer
  • IBAN nummer

Het GLN nummer in Alert vind je door in Alert naar onderstaande schermen te navigeren

Open het tabblad NAW

Staat er geen GLN code gevuld? Neem dan contact op met Centric voor advies, wij hebben voor een juiste koppeling een GLN code nodig.

AGePe sluit zelf jouw eigen bedrijfsgegevens uit. Hiervoor hoeft in WhiteVision dus niets ingesteld te worden.

Voor het uitsluiten van je eigen bedrijfsgegevens in combinatie met Kraan hebben we per administratie de volgende gegevens nodig:

  • Administratie code
  • BTW nummer
  • KVK nummer
  • IBAN nummer

In Kraan 2 vind je je overzicht van administratiecodes via onderstaande weg, de code tussen haakjes is de administratiecode.

Mocht je nog Kraan 1 gebruiken dan vind je deze informatie via onderstaande weg:

De koppeling tussen Bouwinfosys Works en Whitevision loopt via de administratiecode van de Bedrijven. De administratiecode van een bedrijf is in Works te vinden. Dit kan gevonden worden op de volgende plaats [F8] > ‘Bedrijven’ > keuze bedrijf > rechtst onderin is de archiefcode van het bedrijf te vinden.

WhiteVision heeft de volgende gegevens nodig om te koppelen met Works:

  • Administratiecode
  • BTW nummer
  • KVK nummer
  • IBAN nummer

Bestandslocatie

Één van de mogelijkheden binnen WhiteVision is om inkoopfacturen in een bestandsmap te plaatsen, waarna deze automatisch uit de map worden opgehaald en herkend worden door onze oplossing. Hiervoor hebben we een netwerkmap nodig die voor iedereen die met WhiteVision gaat werken beschikbaar is. Je mag zelf bepalen welke map je hiervoor gebruikt.

Nadat de facturen herkend zijn, worden deze samen met de herkende data in een bestandsmap geplaatst. Ook hiervoor moet weer een aparte netwerkmap beschikbaar zijn die voor iedereen die met WhiteVision gaat werken beschikbaar is. Deze map is vrij te bepalen, zolang WhiteVision er maar iets in mag wegschrijven en je financieel pakket er iets uit mag ophalen.

Maak je gebruik van Vakware of Kraan? Dan is de resultaatmap vooraf vastgesteld en hoef je deze niet meer aan te maken. Geef bij het maken van de afspraak dan alleen aan via welke netwerkmap je financieel pakket bereikbaar is en onze consultant zal de juiste verwijzing maken.

Het uitlezen van je e-mail box

Eén van de grote voordelen van onze oplossing is dat wij facturen vanuit je e-mail box kunnen ophalen, herkennen en daarna klaar kunnen zetten voor je financieel systeem. Wij kunnen e-mail uitlezen vanuit een Microsoft Exchange of Office365 e-mail omgeving. Voor toegang tot je mailbox vragen wij je eenmalig om je gebruikersnaam en wachtwoord. De gebruikersnaam hebben we vooraf nodig, het wachtwoord pas bij de implementatie afspraak. Maak je gebruik van een shared mailbox? Dan hebben we een gebruikersnaam en wachtwoord nodig van een account wat toegang tot deze shared mailbox heeft.

Let op: Wij raden het af om te werken met persoonlijke e-mail adressen waarvan eens in de zoveel tijd het wachtwoord wordt gewijzigd, je kunt dit namelijk niet zelf in WhiteVision aanpassen waardoor je factuur inlees proces stil zal vallen.

Test documenten en e-mails

Om je goed uit te kunnen leggen hoe WhiteVision werkt en er zeker van te zijn dat we een werkende applicatie voor je achterlaten hebben we tijdens de implementatie minimaal twee test documenten en e-mails nodig.

WhiteVision applicatie installeren

Om verrassingen tijdens de implementatie te voorkomen is het noodzakelijk de applicatie vooraf al te installeren. Zo weten we zeker dat we tijdens de implementatie direct aan de slag kunnen met het instellen en de uitleg.

De applicatie kan op verschillende platformen worden geïnstalleerd. Je vindt hieronder uitleg hoe je de applicatie installeert.

Installeren op een Windows werkstation

Downloaden van de applicatie doe je hier. Iedere gebruiker die met de applicatie gaat werken zal de installatie op het werkstation moeten uitvoeren.

Stem bij de installatieafspraak met onze consultant af wie geïnformeerd moet worden over updates. Wij communiceren altijd vooraf over updates zodat je ruim de tijd hebt om deze acties voor te bereiden en opnieuw uit te voeren.

Het is belangrijk dat minimaal het Microsoft .NET framework 5.0 is geïnstalleerd

Installeren op een Microsoft Terminal Server, Citrix omgeving  of ander soortige RDS omgeving

Indien je werkt op Terminal server, Citrix omgeving of ander soortige RDS omgeving kun je in dit geval de applicatie niet zelf installeren en heb je hulp van je ICT beheerder nodig. WhiteVision installeert binnen de Appdata map van de gebruiker. De applicatie kan geïnstalleerd worden door in te loggen als de gebruiker en het setupbestand vanaf hier te starten.

Download de applicatie middels deze installatielink.

Let op: de nummering in de installatielink is onderhevig aan wijzigingen omdat deze dynamisch meeloopt in de versie nummering van de software. Houdt communicatie omtrent release updates altijd goed in de gaten zodat het juiste versie nummer kan worden toegepast in de installatielink.

Bij een release update is het noodzakelijk dat de applicatie opnieuw wordt geïnstalleerd. Stem bij de installatieafspraak met onze consultant af wie geïnformeerd moet worden over updates. Wij communiceren altijd vooraf over updates zodat je ruim de tijd hebt om deze acties voor te bereiden en opnieuw uit te voeren.

Het is belangrijk dat minimaal het Microsoft .NET framework 5.0 is geïnstalleerd.

Goed om te weten

Als binnen jullie netwerk de Appdata map van de gebruiker steeds opnieuw wordt opgebouwd en/of niet vast is kan je tijdens de installatie tegen problemen aanlopen. Wanneer dit het geval is kun je door de volgende stappen te doorlopen WhiteVision toch installeren:

  • Log op je server in met je eigen Administrator account
  • Installeer middels bovenstaande ExternalSetup.exe WhiteVision, de applicatie wordt binnen je Appdata folder geïnstalleerd
  • Navigeer naar %userprofile%\AppData\Local\Apps\
  • Kopieer de map WhiteVision Solutions naar een folder die beschikbaar is voor alle gebruikers (bijvoorbeeld Program Files)
  • Zorg dat eindgebruikers middels een snelkoppeling naar WhiteVision.Solutions.DesktopApp.exe bij de applicatie kunnen of publiceer de applicatie middels je Workspace manager naar de eindgebruikers