Personeelsdossiers

Personeelsdossiers

Met de software van WhiteVision kunnen personeelsdossiers eenvoudig worden gedigitaliseerd en gearchiveerd.

Steeds meer systemen maken het mogelijk om digitaal een HR- of personeelsdossier aan te leggen. Erg handig, want het biedt de mogelijkheid om alle gegevens vanuit één systeem op te roepen. Een uitdaging hierbij is het opnemen van niet digitale documenten (bestaande papieren dossiers of documenten die getekend moeten worden)  in het dossier. Ondanks de mogelijkheid om met kantoormachines eenvoudig te kunnen scannen is het in de meeste gevallen erg omslachtig om een gescand of per email ontvangen document te koppelen.

Hoe werkt het?

WhiteVision heeft hier slimme oplossingen voor zodat het archiveren snel en betrouwbaar gaat. Uitgangspunt is dat we het koppelen van documenten aan dossiers zo eenvoudig mogelijk maken. Documentsoorten die vaak moeten worden gearchiveerd verwerkt onze software automatisch, door unieke kenmerken automatisch uit te lezen via onze herkenningssoftware. Documenten kunnen naar aanleiding hiervan automatisch gekoppeld worden.
De overige documenten kunnen eenvoudig aan het dossier gekoppeld worden, door met de muis een kenmerk aan te wijzen waarna het systeem dit valideert en het document koppelt. Een belangrijk voordeel hiervan is dat de afbeelding van het document steeds zichtbaar is én dat de stamgegevens vanuit uw CRM systeem gebruikt worden, ter validatie van de data.

"Wij werken al geruime tijd met WhiteVision binnen onze Nederlandse administratie. Al vanaf het eerste moment zagen wij hier de voordelen van op het gebied van efficiency en tijdsbesparing. Voor de toekomst zijn wij voornemens WhiteVision ook voor het goedkeuren van andere type interne documenten te gebruiken"

Meer weten over digitalisering van HR-documenten?
Ik vertel u graag meer!

De voordelen voor u op een rijtje

  • alle HR-gerelateerde gegevens op één locatie
  • eenvoudig en betrouwbaar archiveren
  • documenten worden aan de hand van bepaalde kenmerken automatisch herkend en verwerkt
  • documenten worden aan de hand van kenmerken automatisch aan elkaar gekoppeld
  • eenvoudig documenten koppelen aan het dossier
  • de afbeelding van het document blijft zichtbaar