Inkoopfactuurverwerking

Bespaar tijd en kosten door inkomende facturen digitaal te verwerken.

Inkomende facturen digitaal verwerken om tijd en kosten te besparen?

Wil je inkomende facturen digitaal verwerken, zodat je meer tijd overhoudt en minder kosten maakt?

Het boeken, fiatteren en archiveren van inkomende facturen is een veelomvattende klus die menig bedrijf nog handmatig uitvoert. Dat is niet alleen tijdrovend, het verhoogt ook de foutgevoeligheid. Gelukkig kan het een stuk gemakkelijker. Met de slimme OCR-oplossingen van WhiteVision kun je inkomende facturen digitaal verwerken – snel, eenvoudig en efficiënt!

Inkoopfactuurverwerking

Hoe werkt het?

Digitale factuurverwerking begint met het eenvoudig inlezen van je inkoopfacturen. Papieren facturen hoef je alleen even te scannen. E-mail- en digitale facturen worden automatisch verwerkt. Zodra een factuur is ingelezen, worden de factuurgegevens binnen enkele seconden automatisch herkend. Vervolgens wordt er een voorstelboeking klaargezet. Hiervoor hoef jij geen enkele handeling te verrichten. Ook het pdf-bestand van de factuur is direct gekoppeld en zichtbaar in het financiële systeem.

Inkomende facturen digitaal verwerken kan dus héél gemakkelijk zijn. Zeker als je er ook voor kiest om de factuur te fiatteren met workflow-software, zodat deze kan worden betaald. Natuurlijk kun je hiervoor de workflow-functie van je ERP-systeem gebruiken. Maar meer dan 11.000 gebruikers doen dit inmiddels met behulp van de WhiteVision Workflow, omdat deze oplossing zeer laagdrempelig en daarom gebruiksvriendelijk is. In de krachtige gebruiksinterface is de cruciaalste informatie bovendien altijd zichtbaar: het plaatje van de factuur in combinatie met de factuur en boekingsgegevens.

gratis demo

Zo eenvoudig kan jouw werkproces eruit zien wanneer je gebruik maakt van onze SMART OCR:

Inlezen of scannen

Inkoopfacturen verwerken begint met het inlezen van e-mails. Papieren inkoopfacturen worden gescand.

Automatische herkenning

Je factuur wordt automatisch en snel voorzien van een boekingsbestand.

Supersnel boeken met WhiteVision

Eenvoudige, snelle digitale goedkeuring van facturen met alle boekingsinformatie uit jouw ERP systeem en het plaatje van de factuur.

Wat maakt ons bijzonder?

Unieke integratie met jouw systeem

Jouw financiële systeem is uniek en waarschijnlijk ook branchegericht. Onze oplossingen sluiten hier naadloos op aan. Verwacht bij ons geen standaard interface, maar een die de mogelijkheden van jouw boekhoudpakket of financiële systeem optimaal benut. Je administratie herkennen, een nieuwe crediteur aanmaken, stamgegevens controleren, volledig automatisch matchen met inkooporders en automatisch routeren: het is allemaal mogelijk met WhiteVision. Door onze focus op branche én solution zijn deze unieke interfaces standaard. Wij houden ze bovendien continu up-to-date – óók wanneer je leverancier een nieuwe versie aanlevert.

Wat maakt ons bijzonder?

Synergie: jóuw werkprocessen en systemen, ónze kennis

Onze consultants leveren een cruciale bijdrage aan het operationeel maken van de software. Met hun uitgebreide kennis fungeren zij als spin in het web bij de implementatie. De software van WhiteVision bevat veel functies die ervoor zorgen dat onze oplossing vlekkeloos integreert met jouw pakket. Onze consultants doorgronden jouw systeem én dat van WhiteVision – en die kennis vertalen zij door naar een lopend werkproces. Omdat wij hebben gekozen voor een focus op branche en solutions, zijn we keer op keer in staat om dit waar te maken.

Wat maakt ons bijzonder?

Optimale herkenning met ons unieke SMART-OCR

Een goede oplossing voldoet aan 2 voorwaarden: ze werkt en draagt bij aan een efficiënte werkwijze. Daarom bekijken we samen jouw proces. Welke stappen zijn essentieel en welke handelingen zijn overbodig? Zo komen we tot de beste inrichting van jouw oplossing. Gebruik je onze software voor inkoopfactuurverwerking? Dan gaat het proces helemaal vanzelf. Templates bouwen of trainen hoef jij niet meer te doen. Ons unieke zelflerende SMART-OCR neemt dergelijke zaken voor zijn rekening. Hoe langer je het systeem gebruikt, hoe sneller en slimmer het wordt. Ook branche-specifieke factuurkenmerken zijn in goede handen: SMART-OCR leest deze snel en betrouwbaar in.

Wat maakt ons bijzonder?

Snel en betrouwbaar werken

Binnen onze factuurverwerkingsoplossingen bieden we je talloze functies. Zo is er de unieke integratie met de FraudeInfodesk, waarmee onze systemen automatisch toetsen of een door jou aangeboden factuur al dan niet voorkomt in de bestanden van de desk. Maar daar blijft het niet bij. De slimme oplossingen van WhiteVision kunnen ook stamgegevens uit je financiële systeem controleren. En de gegevens die zijn herkend met SMART-OCR worden automatisch gevalideerd met jouw eigen systeem. Al deze functies dragen bij aan de gouden combinatie waarnaar je als organisatie op zoek bent: betrouwbaarheid plus snelheid.

Inkoopfactuurverwerking

De voordelen

  • Nooit meer gegevens overtypen.
  • Tijdbesparing door automatische koppeling van de pdf-factuur.
  • E-mailfacturen niet meer uitprinten.
  • Boekingsvoorstel wordt automatisch aangemaakt.
  • Volledige integratie met je Workflow-oplossing, zodat goedkeuren en fiatteren óók volledig digitaal geschiedt.
  • Gebruiksvriendelijk systeem dat snel voordeel oplevert.
  • Mogelijkheid om de digitale kopie van de factuur te gebruiken voor de fiattering.
  • Facturen opbergen in ordners is niet langer nodig.

Calculator

Bereken hoe snel jij aan de slag kunt gaan.

Met onze slimme oplossingen bespaar je tijd bij het verwerken van je inkoopfacturen. Vul je gegevens in en krijg een inschatting van de tijd die wij nodig denken te hebben om onze oplossing bij jou te implementeren.

We hebben de ervaring dat jij als gebruiker ongeveer even veel tijd nodig zult hebben om de oplossing onder de knie te krijgen en definitief op te nemen in de werkwijze binnen je organisatie.

Afhankelijk van de gekozen oplossing is de doorlooptijd een dagdeel tot enkele weken.

Kies je pakket:
Kies aanvullende modules:
*fiatteren met meer dan 100 users is op aanvraag mogelijk

Onze modules

Werk efficiënter met aanvullende modules

E-mail handler

De E-mail handler splitst, combineert en verplaatst bijlagen of berichten automatisch.
Module bekijken

Regelherkenning

Deze module bevat functionaliteiten om het automatisch verwerken van facturen nóg verder te vereenvoudigen.
Module bekijken

Matching

Automatische matching van de inkoopfacturen met de bestellingen.
Module bekijken

Workflow

Altijd en overal uw inkomende facturen routeren, bekijken en accorderen.
Module bekijken

Bestel-aflever-uitvoerdersbonnen

Bonnen op een eenvoudige manier koppelen aan andere documenten, zoals een inkoopfactuur.
Module bekijken

Scanclient

Met de scansoftware van WhiteVision kunnen documenten eenvoudig van papier omgezet worden in digitale bestanden.
Module bekijken

Dit zeggen onze klanten

ETB van Keulen B.V.

“WhiteVision zorgt voor een efficiëntere verwerking van inkoopfacturen, waardoor we tijd overhouden voor andere werkzaamheden.”

Lees meer over deze case

Trebbe

“WhiteVision is efficiënt en klantgericht. Het team denkt écht mee met de vragen van de klant en lost problemen snel op.”

Lees meer over deze case