E-mailuitlezen
Digitale documentverwerking levert je veel efficiëntie en tijdwinst op. Maar je moet nog steeds enkele handmatige handelingen verrichten. Zo is het nodig om inkomende e-mailberichten te bewerken en sorteren voordat je een digitale factuur automatisch kunt inlezen in een OCR- of workflow-oplossing. Een tijdrovende en weinig uitdagende taak. Hoe zorg je ervoor dat digitale factuurverwerking al begint op het moment dat een document binnenkomt?
Overweldigd door inkomende documenten?
De komst van e-mail en pdf hebben het euvel van stapels papieren facturen grotendeels opgelost. Maar er is een andere uitdaging die misschien wel nóg groter is: nu organisaties facturen digitaal ontvangen is er een constante stroom aan inkomende e-mailberichten die het nodige voorwerk vergen. Als administratief medewerker heb je een flinke klus aan het bewerken van élk document in je mailbox.
Facturen en orders kunnen in verschillende formaten binnenkomen: pdf of XML, soms zelfs ingevoegd in de body van een e-mail. Om al deze diverse documenten op dezelfde gestroomlijnde manier te verwerken, heb je een systeem nodig dat flexibel is. Whitevision verzamelt al jouw inkomende documenten op eenduidige wijze, ongeacht de manier van binnenkomst. Dit betekent dat jij méér uren overhoudt om je aan andere belangrijke taken te wijden.
Download whitepaper
Wil je de controle terug over je inbox en de efficiëntie van je communicatieprocessen verhogen? Ontdek hoe onze SMART E-mailhandler je hierbij kan helpen.
SMART E-mail handler. Eenvoud op zijn best.
Met de SMART E-mail handler van Whitevision breng je orde in de chaos van je inbox. Deze krachtige tool automatiseert niet alleen het sorteerproces en combineert relevante bijlagen, maar biedt ook de mogelijkheid om XML-berichten te verwerken en te integreren. Zo wordt zelfs de meest complexe communicatie gestroomlijnd en georganiseerd, zonder dat je handmatig hoeft in te grijpen. Hierdoor blijft er meer tijd over voor werk dat er echt toe doet.
Whitevision’s technologie zorgt ervoor dat je nooit meer belangrijke informatie mist of tijd verspilt aan het handmatig beheren van je e-mails, inclusief XML-gegevens. Onze oplossing biedt je de mogelijkheid om efficiënter te werken, met minder fouten en een gestroomlijnde communicatie als resultaat. Dat is niet alleen goed voor jou en je team, maar uiteindelijk ook voor je klanten, die profiteren van een snellere en nauwkeurigere service.
Een goed georganiseerde inbox in 3 stappen
Inventarisatie
We nemen eerst samen met jouw het gewenste proces door en onderzoeken de beste manier om de SMART E-mail handler voor jou te laten werken.
Wijs mappen aan
Na de inventarisatie kun je de gegevens van jouw mailaccount invullen en de mappen aanwijzen waarnaar het systeem moet kijken.
Tijdsbesparing
Het enige wat jij nog moet doen is het startsein geven. De SMART E-mail handler gaat voor je aan de slag!
Klanten van Whitevision. Je bevindt je in goed gezelschap.
Gebroeders Pol BV
LenGo
Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs
YoungCapital
Ontdek 'simplicity'. Vraag een demo aan.
Ervaar hoe Whitevision het beheer van je e-mailcommunicatie kan transformeren. Vraag een demo aan en zie zelf hoe wij eenvoud in je werk brengen.
Veelgestelde vragen
Helpt Whitevision mij ook bij het accorderen van documenten?
Voor het digitaal routeren, beoordelen en accorderen van documenten bieden wij handige workflow-software. Deze is bij alle varianten inbegrepen. Zo is je fiatteringsproces altijd beheersbaar, inzichtelijk en eenvoudig.
Hoe zorgt Whitevision precies dat ik inkomende documenten makkelijker kan verwerken?
Wij bieden een handige cloudoplossing waar je geen omkijken naar hebt. Hosting en automatische software-updates zijn inbegrepen in het maandelijkse tarief.
Daarnaast koppelt Whitevision met diverse ERP-systemen. Dankzij onze nauwe partnerships met verschillende ERP-leveranciers bieden wij verregaande integraties. Daardoor verwerk je inkomende documenten vlot en eenvoudig.
Hoe maak ik het proces rondom inkomende documentverwerking nóg eenvoudiger?
Ben je bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het verwerken van de overweldigende stroom aan inkomende e-mailberichten? De SMART E-mail handler neemt je het voorwerk uit handen. Deze tool splitst, combineert en verplaatst bijlages of digitale inkoopfacturen automatisch.
Ben jij uren bezig met het uitsplitsen van kostenfacturen, het herberekenen van de btw per regel en het verwerken van inkoopfacturen met veel regels? Dan biedt regelherkenning uitkomst.
Hoe lang duurt een implementatie?
Als we de opdracht krijgen, plannen we samen met jou de implementatie van onze software. Afhankelijk van het ERP-systeem duurt dit 1 tot 4 dagen, verspreid over meerdere dagen. De totale doorlooptijd varieert van 2 tot 6 weken. Tijdens het proces vragen we je om tussen de implementatiedagen door zorgvuldig te testen. We plannen regelmatig contactmomenten voor vragen en feedback.
Kan ik documenten ook goedkeuren via mijn tablet en telefoon?
Ja dat kan zeker. Neem de controle over je goedkeuringsprocessen en het scannen van informatie. Overal en altijd met de Whitevision app. Facturen digitaal accorderen, documenten controleren en bonnetjes scannen. Ontdek de voordelen voor jouw organisatie.
Er is mij gevraagd een remote verbinding op te bouwen, hoe doe ik dat?
Via de volgende link kun je Teamviewer Quick Support downloaden en starten. Vervolgens wordt er een ID en Wachtwoord getoond in Teamviewer. Deze kun je doorgeven aan onze Support Medewerker.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Stuur een e-mail naar: info@whitevision.com met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.