Tijdsbesparing tips?

Inkoopfacturen op een slimme manier verzamelen en verwerken? Dát doe je met WhiteVision!

Snel en eenvoudig inkoopfacturen verwerken? Met de automatiseringsoplossing van WhiteVision werk je véél efficiënter op de financiële administratie. Om vragen binnen je organisatie zo volledig mogelijk te kunnen beantwoorden, zorg je er als financieel medewerker voor dat facturen op een betrouwbare manier worden verzameld en ingeboekt. Ook leg je de kosten zó vast dat je over solide rapportages kan beschikken.

Inkoopfactuurverwerking

Start met het verzamelen van
inkomende documenten

Jij weet precies waar de post binnenkomt en je voert gegevens handmatig in. Misschien werk je zelfs nog met een papieren archief. Dit betekent dat je verwerkingsproces niet alleen tijdrovend, maar ook zeer foutgevoelig is. Gelukkig kan het een stuk gemakkelijker! Met de slimme OCR-oplossingen van WhiteVision kan je inkomende documenten snel, eenvoudig en efficiënt verwerken.

Digitale factuurverwerking begint met het verzamelen en eenvoudig inlezen van inkomende documenten. Papieren facturen hoef je alleen even te scannen. Facturen die je via e-mail of andere digitale kanalen ontvangt, worden automatisch verwerkt. Je kan inkoopfacturen automatisch laten inlezen vanuit je mailbox, waarna onze slimme OCR-software ze voor je klaarzet in de juiste administratie.

Verzamelen 

de voordelen

  • Facturen uitprinten is niet meer nodig: verwerk al je inkomende documenten digitaal.
  • Met de SMART E-mail-handler kan je het verzamelproces nóg eenvoudiger maken.
  • Zoeken naar facturen of andere documenten is verleden tijd.
  • Inkoopfacturen digitaal verwerken doe je met het grootste gemak: je hoeft factuurgegevens nooit meer handmatig in te voeren.
  • Geen volle ordners meer: met één druk op de knop kan je facturen eenvoudig terugvinden in het digitale archief.
  • Hoge herkenning door SMART-OCR-software.

Zó eenvoudig kan jouw
werkproces eruitzien:

Verzamelen en Inlezen

Inkomende facturen digitaal verwerken begint met het verzamelen en eenvoudig inlezen van digitale en e-mailfacturen. Dit kan automatisch geschieden vanuit je mailbox. Papieren inkoopfacturen worden gescand.

Automatische herkenning

De factuurgegevens worden binnen enkele seconden automatisch herkend en klaargezet als voorstelboeking. Hiervoor hoef jij niets te doen.

Routeren en aanbieden aan je ERP

Je kan ervoor kiezen om de voorstelboeking en de factuur rond te sturen ter goedkeuring. In dat geval biedt de oplossing de boeking aan het ERP-systeem aan. Zo maak je de boeking snel en eenvoudig compleet.

“Toen we in 2015 aan ons plafond zaten, verwerkten we zo’n 18.000 facturen –

en op dit moment gaan we richting de 30.000 facturen met hetzelfde aantal mensen.”

 

Jorden Dukel, ICT-manager bij Aalberts.

Verzamelen: de belangrijkste onderdelen

SMART E-mail handler

Automatisch splitsen, combineren en verplaatsen van bijlagen of berichten. (optioneel)
bekijk functie

Smartphone App

Altijd en overal facturen goedkeuren met de WhiteVision Smartphone App
bekijk functie

Plan een (web)demo

Ben je benieuwd wat een goede OCR-oplossing voor jouw organisatie kan betekenen? Plan een vrijblijvende (web)demo in. We bespreken de mogelijkheden graag met je.

  • Bij een (web)demo maken we je snel wegwijs in onze software
  • Je ziet direct hoeveel tijd jij kunt besparen op je werkzaamheden
  • Heldere uitleg en de mogelijkheid om vragen te stellen
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Wij koppelen met verschillende ERP-systemen

WhiteVision koppelt met onderstaande ERP-systemen om inkomende documenten snel digitaal verwerken. Werk eenvoudiger en bespaar
tijd met de OCR software van WhiteVision. WhiteVision sluit aan op de diverse administratieve systemen. Wil je eerst scan- en herken-software vergelijken? Dat is altijd een goed idee!

Bekijk ERP-systemen