Matching

Automatische matching van inkomende documenten met de bestellingen

Inkomende documenten automatisch matchen met bestellingen én/of ontvangst?

 

Wil je inkomende documenten automatisch kunnen matchen met bestellingen en/of ontvangst? Zoek je hiervoor een betrouwbare oplossing? WhiteVision biedt uitkomst. Wanneer je artikelen inkoopt via een inkooporder, wil je de levering en factuur matchen met de bestellingen en ontvangst. Hoewel veel ERP systemen standaard in deze functionaliteit voorzien, treedt er een probleem op zodra het factuurtotaal afwijkt. In dat geval moet je regel voor regel controleren waar de afwijking zich precies voordoet. Een tijdrovende en foutgevoelige klus. Gelukkig is er een oplossing waarmee je deze gemakkelijk kunt automatiseren: de Matching-functie van WhiteVision.

De WhiteVision Matching-functie controleert of de regels van inkomende documenten overeenkomen met de bestelling en/of ontvangst. Dit wordt ook wel 3-way-matching genoemd. Is er een afwijking, dan wordt de betreffende factuurregel met een kleur gemarkeerd: geen afwijking = groen; afwijking op prijs = rood; afwijking op aantal = geel; afwijking op datum = paars. Dit unieke markeerproces verloopt geheel automatisch en digitaal. Doordat de afwijkingen digitaal worden weergegeven, lijkt het alsof je de afwijkende regels zelf met een markeerstift hebt aangestreept op het papieren document. Heb je te maken met inkomende documenten waarop een afwijking voorkomt, dan kun je dus direct aan de slag gaan met een oplossing. De regel-voor-regel-controle is overbodig. Kan de administratie het verschil niet verklaren? Stuur het document dan door naar de betreffende inkoper of een andere verantwoordelijke die je advies en informatie kan geven. Binnen de slimme software van WhiteVision doe je dit snel en eenvoudig.

Matching 

Hoe werkt het?

  1. Inkooporder én de regels op de factuur of orderbevestiging worden herkend en uitgelezen.
  2. Herkende waarden worden links onderin het scherm op een overzichtelijke manier gepresenteerd.
  3. De verwachte waarden volgens de bestelling én levering worden rechts onderin het scherm gepresenteerd.

 

Plan je demo

Matching 

Hoe werkt het?

  1. Via kleurcodes wordt aangegeven of en zo ja op welke regels er afwijkingen zijn en van welk type (geen afwijking = groen; afwijking op prijs = rood; afwijking op aantal = geel; afwijking op datum = paars).
  2. Keuzemenu is afgestemd op de functie. In dit geval kan de financiële administratie advies vragen aan de inkoper.

 

Plan je demo

Mag je facturen digitaal bewaren?

Lees de 4 tips voor een digitaal archief.

Download Factsheet

Matching 

De voordelen

  • Zet je medewerkers in voor taken die nuttiger zijn dan de regel-voor-regel-controle van inkomende facturen of orderbevestigingen.
  • Signaleer afwijkingen op betrouwbare en snelle wijze.
  • Herken gevonden afwijkingen eenvoudig door de duidelijke weergave.
  • Stuur afwijkingen door naar een medewerker via een workflow (indien gewenst).
  • Laat processen nóg efficiënter verlopen door gebruik te maken van handige functies, zoals het instellen van marges en het vragen van advies aan collega’s.

Wij koppelen met verschillende ERP systemen

WhiteVision koppelt met onderstaande ERP systemen om inkomende documenten snel digitaal verwerken. Werk eenvoudiger en
bespaar tijd met WhiteVision. WhiteVision sluit aan op de diverse administratieve systemen.