Tijdsbesparing tips?

Inkoopfacturen boeken

Wil jij sneller en efficiënter inkoopfacturen boeken? WhiteVision biedt de automatiseringsoplossing die je zoekt.

Inkoopfacturen boeken met een efficiënte, slimme automatiseringsoplossing?

Wil jij op snellere, efficiëntere wijze inkoopfacturen boeken? Zou je al het papierwerk graag uit het verwerkingsproces elimineren? Ben je het zat om te zoeken naar facturen die tijdens het fiatteringsproces zijn weggeraakt? Dan biedt WhiteVision de oplossing die je zoekt. De automatisering van het inkoopfactuurverwerkingsproces maakt de vele handmatige handelingen overbodig. Het resultaat: een flinke efficiëntieboost en meer tijd voor taken waarvan je écht gelukkig wordt!

Inkoopfacturen boeken met de
factuurverwerking software van WhiteVision:
hoe werkt dat?

Ga je inkoopfacturen boeken via de digitale weg? Dan kan je veel sneller en eenvoudiger werken.
Hoe gaat het proces precies in zijn werk?

Facturen inboeken
stap 1: voorsorteren en -bewerken

 

Voordat je daadwerkelijk aan de slag gaat met facturen inboeken, moet het nodige voorwerk worden gedaan. Als je alle inkomende facturen ontvangt in een speciale facturenmailbox, kán je ze zelf voorsorteren en -bewerken binnen je mailprogramma. Maar het is ook mogelijk om hiervoor de handige SMART E-mail handler van WhiteVision te gebruiken. Deze tool leest alle e-mails uit en verwerkt de ontvangen facturen automatisch om ze klaar te zetten in je OCR-oplossing.

Facturen inboeken
stap 2: scannen en boeken

 

Gebruik je WhiteVisions SMART-OCR-software, dan hoef je tijdens deze stap geen handmatige handelingen te verrichten. Waar het systeem je precies bij helpt? Facturen scannen en boeken op een vlotte, eenvoudige manier. De software leest de factuurgegevens namelijk razendsnel uit. In principe herkent zij zaken als crediteuren-informatie, factuurdatum en btw-bedrag. En mocht dit eens niet direct het geval zijn, dan kan je het zelflerende systeem trainen, zodat het de volgende keer weet wat er in een soortgelijke situatie moet gebeuren. Nadat een factuur is herkend, wordt deze in je boekhoudprogramma (ERP-systeem) geregistreerd. Inkoopfacturen boeken wordt zo wel heel gemakkelijk!

Facturen inboeken

stap 3: accorderen

 

Via een digitale workflow gaat de factuur langs alle goedkeurders. Omdat deze per factuur kunnen verschillen, kan je met onze workflow-software inregelen dat elke factuur op basis van herkenning naar de juiste goedkeurder(s) wordt gestuurd. Ook is het mogelijk om vooraf reminders in te stellen.

Als je de workflow van WhiteVision gebruikt, weet je precies waar en bij wie een inkoopfactuur ligt. Dit maakt het makkelijker om je leveranciers tijdig te betalen. Zo is je administratie veel beter op orde. Bovendien kunnen goedkeurders altijd en overal facturen accorderen. Zeker in deze tijd, waarin medewerkers steeds mobieler zijn en thuiswerken ingeburgerd is geraakt, is dat essentieel.

Facturen inboeken

stap 4: afronding

Wanneer de laatste goedkeurder zijn of haar akkoord geeft, wordt de factuur in je ERP-systeem vrijgegeven voor betaling. Een kopie van de factuur wordt hier ook automatisch gearchiveerd. Handig, want zo kan je de factuur later altijd met één druk op de knop terugvinden. Je krijgt dan niet alleen de ingeboekte factuur, maar ook alle bijbehorende notities en communicatie te zien. In één oogopslag zie je het complete proces dat de factuur heeft doorlopen!

 

Plan je demo

Facturen automatisch inboeken:

de voordelen

Inkoopfacturen boeken met WhiteVision kan je veel opleveren.
We zetten de voordelen voor je op een rij!

  • Meer tijd voor uitdagende taken.
  • Ruimte om je creativiteit te ontplooien.
  • Geen eentonig handmatig werk meer, waardoor je tevens minder fouten maakt.
  • Automatisch uitlezen van je mailbox.
  • Een inbegrepen drag- & drop-systeem om bestanden en mails eenvoudig naar de applicatie te slepen én de optie om al het voorsorteerwerk automatisch door de SMART E-mail handler te laten verrichten.
  • Inkoopfacturen boeken met groot gemak omdat je werkt met zeer gebruiksvriendelijke software.
  • Hoge herkenningsgraad die almaar hoger wordt, want de OCR-software is zelflerend.
  • Je kan razendsnel aan de slag vanwege de korte implementatietijd.
  • Krachtige integratie met je ERP-systeem.
  • Bouwen op een consistente administratie, ook bij accountantscontroles.
  • Betaalbetrouwbaarheid richting leveranciers, omdat de workflow-software een vlot en overzichtelijk fiatteringsproces oplevert.
  • Eenvoudige, inzichtelijke workflow waarmee je inkoopfacturen en andere documenten kan rondsturen ter fiattering.
  • Altijd inzicht in de locatie en status van een factuur.
  • Zoekwerk is verleden tijd: ga je facturen automatisch inboeken, dan kan je alle verwerkte facturen achteraf eenvoudig opzoeken in een digitaal archief.

Met welke oplossing kan je inkoopfacturen
inboeken? Drie varianten, één workflow

 

WhiteVision biedt een oplossing voor het gehele proces van inkoopfacturen boeken. Deze oplossing is in drie varianten beschikbaar.
De workflow-software is altijd inbegrepen. De SMART E-mail handler is een optionele functie. Voor welke variant je ook kiest, je bespaart tijd en elimineert
eentonig, repeterend werk. Daarnaast wordt je boekhouding consistenter en nauwkeuriger. Wil je weten welke variant het best bij jouw organisatie past?
Klik op de links en lees wat de verschillende opties inhouden!

 

bekijk onze oplossing

Dit zeggen onze klanten

EURAILSCOUT

“Wat wij met WhiteVision hebben gedaan? De inkoopfactuurverwerking stroomlijnen en veel tijd besparen!”

Koppeling: 4PS Construct

Lees meer over deze case

Bibliotheken Deventer, Hengelo, Hof van Twente en Oldenzaal

Efficiëntie, tijdbesparing en een lagere foutgevoeligheid: "WhiteVision heeft blije medewerkers opgeleverd"

Koppeling: AFAS

Lees meer over deze case