Outlook Exchange Connector

Outlook Exchange Connector

De Outlook Exchange Connector leest email-berichten en bijlagen automatisch in uit Outlook

Documenten_Cloud

Steeds meer documenten, waaronder facturen, worden tegenwoordig per mail ontvangen. Deze documenten worden echter nog vaak uitgeprint om hierna verder verwerkt te worden. WhiteVision biedt een handige oplossing om documenten automatisch vanuit uw mailbox in te lezen; de Outlook Exchange Connector.

Indien u facturen of andere documenten regelmatig per e-mail ontvangt, kunt u gebruiken maken van de Outlook Exchange Connector van WhiteVision. Deze module leest berichten automatisch in vanuit Outlook, maakt er een PDF van en kent er een uniek stuknummer aan toe. Vervolgens gaat ook dit document (alsof het een scan is) het verdere proces in.

 

"Wij werken al geruime tijd met WhiteVision binnen onze Nederlandse administratie. Al vanaf het eerste moment zagen wij hier de voordelen van op het gebied van efficiency en tijdsbesparing. Voor de toekomst zijn wij voornemens WhiteVision ook voor het goedkeuren van andere type interne documenten te gebruiken"

Hoe werkt het?

  • U informeert uw toeleveranciers over een email-adres waar ze de facturen naar toe kunnen sturen.
  • Facturen worden per e-mail ontvangen.
  • De software van WhiteVision leest de e-mail berichten en bijlagen automatisch uit. Afhankelijk van de door u gevraagde inrichting wordt de mail verwerkt, dit kan op één van de volgende manieren:
    * De PDF bijlage wordt los gekoppeld  en beschouwd als de factuur, of:
    * De PDF bijlage wordt los gekoppeld en het e-mail bericht wordt als bijlage toegevoegd, of:
    * De PDF bijlage wordt los gekoppeld en het e-mail bericht wordt als bijlage toegevoegd + een extra pagina met logging informatie wordt toegevoegd.
De bestanden (meestal PDF, soms ook tif) kunnen daarna direct verwerkt worden door één of meer achterliggende systemen, zoals bijvoorbeeld het WhiteVision Digitaal Archief, Windows file-systeem, OCR-engines of een Workflow-systeem.

De voordelen van deze module:

  • Niet langer zelf documenten importeren; bestanden worden automatisch ingelezen vanuit uw mailbox
  • Indien nodig worden de bestanden automatisch omgezet in PDF-formaat
  • Het document kan eenvoudig verder verwerkt worden, zoals ieder ander document