Matching

Matching

Automatische matching van de inkoopfacturen met de bestellingen

Indien u artikelen inkoopt via een bestelling, wilt u de artikelen op de factuur matchen met de bestelling en ontvangsten. Veel financiële systemen voorzien standaard in deze functionaliteit, maar zodra de factuur afwijkt moet er regel voor regel gecontroleerd worden in welke regel de afwijking zit. Dit is tijdrovend en foutgevoelig, maar kan via onze matching functie makkelijk geautomatiseerd worden.

Hoe werkt het?

De WhiteVision Matching-module controleert of de regels van de factuur overeenkomen met de bestelling (prijs) en ontvangsten (aantal). Dit wordt ook wel 3-way-matching genoemd. Bij een afwijking wordt de betreffende factuurregel rood, oranje of geel gemarkeerd (rood als er niet gematcht kan worden, oranje bij een afwijking op prijs, geel bij een afwijking op aantal). Dit markeren verloopt automatisch, digitaal en op een unieke manier. Het proces wordt digitaal weergegeven, waarbij het lijkt alsof de medewerker met een markeerstift de afwijkende regels zelf heeft gemarkeerd op het papieren document. De medewerker kan dus gelijk aan de slag met het oplossen van de afwijking, zonder eerst regel-voor-regel te moeten controleren met de bestelling en de ontvangst. Bij een afwijking kan de factuur eenvoudig worden doorgestuurd aan de betreffende inkoper of andere verantwoordelijke. Bekijk voor het doorsturen van facturen of andere documenten de informatie over onze workflow software.

"Wij werken al geruime tijd met WhiteVision binnen onze Nederlandse administratie. Al vanaf het eerste moment zagen wij hier de voordelen van op het gebied van efficiency en tijdsbesparing. Voor de toekomst zijn wij voornemens WhiteVision ook voor het goedkeuren van andere type interne documenten te gebruiken"

Meer weten over matching? Ik help u graag verder!
Bram Kempers - Implementatie Consultant

De voordelen van deze module:

  • niet langer regel voor regel nakijken van facturen
  • volledig geautomatiseerd proces
  • afwijkingen in factuurregels worden automatisch gemarkeerd
  • gevonden afwijkingen worden duidelijk weergegeven en zijn zo eenvoudig te herkennen
  • afwijkingen kunnen, indien gewenst, via een workflow doorgestuurd worden naar een medewerker
  • tijdsbesparing