Tips ontvangen?

Digitaal facturen accorderen en scannen met de WhiteVision Smartphone App

Wil je altijd en overal digitaal facturen accorderen, controleren en scannen? Gebruik de WhiteVision Smartphone App!

Hoe werkt het?

Facturen goedkeuren via de digitale weg: optimaliseer je proces

 

De overstap van papier naar digitaal brengt veel voordelen met zich mee voor het proces van inkoopfactuurverwerking. Zo kan je een factuur digitaal rondsturen ter goedkeuring. Ook kan je er gemakkelijk een vraag over stellen. Inkomende facturen goedkeuren doe je vlot en eenvoudig, waardoor je op het afgesproken moment tot betaling kan overgaan. Digitaal facturen accorderen zorgt dus voor tijdbesparing en efficiëntie. Maar wat doe je als je even geen laptop of pc bij de hand hebt? En hoe bereik je een collega die op locatie aan het werk is? WhiteVision biedt hiervoor een oplossing: de Smartphone App!

Digitaal facturen accorderen met
de WhiteVision Smartphone App:
wat levert dat op?

Wanneer je de WhiteVision Workflow gebruikt, kan je digitaal facturen accorderen, rondsturen en controleren via de software. Je weet te allen tijde waar een factuur zich bevindt, hoe lang deze al in het proces zit en wie hiervoor verantwoordelijk is.

De WhiteVision Smartphone App zorgt ervoor dat je de workflow-software op iedere locatie en op elk tijdstip kan gebruiken. Zo verkort je de doorlooptijd van het fiatteringsproces en creëer je een efficiënter proces. Bovendien wordt het goedkeuringsproces voor alle gebruikers een stuk eenvoudiger. Het accorderen van een factuur in de app vergt een simpele handeling. Het is een fluitje van een cent!

De voordelen van
digitaal accorderen op een rij

 

  • Digitaal facturen accorderen doe je altijd en overal.
  • De doorlooptijd van documentverwerking wordt korter.
  • Je werkt met een gebruiksvriendelijke app.
  • Je hebt snel en eenvoudig inzicht in de werkvoorraad, knelpunten en doorlooptijden.
  • Je werkproces wordt geformaliseerd en bewaakt.
  • De Smartphone App is gemakkelijk te installeren op iOs- én Android-toestellen, waardoor je haar snel in gebruik kan nemen.

Hoe maakt de WhiteVision Smartphone App digitale factuurverwerking nóg eenvoudiger?

 

Als je met de WhiteVision Smartphone App werkt, kan je facturen altijd en overal eenvoudig goedkeuren. De app bevat alle functies die je nodig hebt: je kan de factuur plus boekingskenmerken bekijken, advies vragen aan een collega, een bijlage koppelen aan de factuur, de factuur parkeren én de factuur goed- of afkeuren. Het is ook mogelijk om te bekijken hoe je een vorige factuur van dezelfde leverancier hebt afgehandeld.

Digitaal ondertekenen is overigens niet het enige wat je met de app kan doen. Het inlezen van bonnen, facturen of andere documenten doe je eveneens in een handomdraai! Met de ingebouwde scanfunctie kan je alle mogelijke documenten scannen. Hoe? Neem een mooie, automatisch rechtgetrokken foto door je telefoon boven het bewuste vel papier te houden. Zo voeg je een bon of ander document eenvoudig toe aan een factuur. Of je scant een factuur op deze manier in om haar door te sturen naar je facturenmailbox. Met deze functies wordt documentverwerking wel héél eenvoudig!

Fiatteren inkoopfacturen:
de Smartphone App in de praktijk

Digitaal facturen accorderen en (bijbehorende) documenten scannen in een handomdraai? Doorloop de volgende stappen om de Smartphone App snel en eenvoudig in gebruik te nemen:

  1. Download de Smartphone App op je mobiele toestel.
  2. Scrol door de schermen en vul de (verplichte) omgevingscode in. Deze kan je aanvragen bij je beheerder. Let op: vraag bij je beheerder na of de WhiteVision-omgeving al volledig is ingericht, zodat je direct met de app kan gaan werken.
  3. Log in met je geregistreerde Microsoft-account en ga aan de slag!

“Toen we in 2015 aan ons plafond zaten, verwerkten we zo’n 18.000 facturen –

en op dit moment gaan we richting de 30.000 facturen met hetzelfde aantal mensen.”

 

Jorden Dukel, ICT-manager bij Aalberts.