Matching

Automatische matching van de inkoopfacturen met de bestellingen

Inkomende facturen automatisch matchen met bestellingen én ontvangst?

Wil je inkomende facturen automatisch kunnen matchen met bestellingen en ontvangst? Zoek je hiervoor een betrouwbare oplossing? WhiteVision biedt uitkomst. Wanneer je artikelen inkoopt via een inkooporder, wil je de levering en factuur matchen met de bestellingen en ontvangst. Hoewel veel financiële systemen standaard in deze functionaliteit voorzien, treedt er een probleem op zodra het factuurtotaal afwijkt. In dat geval moet je regel voor regel controleren waar de afwijking zich precies voordoet. Een tijdrovende en foutgevoelige klus. Gelukkig is er een oplossing waarmee je deze gemakkelijk kunt automatiseren: de Matching-functie van WhiteVision.

De WhiteVision Matching-module controleert of de regels van inkomende facturen overeenkomen met de bestelling en ontvangst. Dit wordt ook wel 3-way-matching genoemd. Is er een afwijking, dan wordt de betreffende factuurregel met een kleur gemarkeerd: geen afwijking = groen; Afwijking op prijs = rood; afwijking op aantal  = geel. Dit unieke markeerproces verloopt geheel automatisch en digitaal. Doordat de afwijkingen digitaal worden weergegeven, lijkt het alsof je de afwijkende regels zelf met een markeerstift hebt aangestreept op het papieren document. Heb je te maken met inkomende facturen waarop een afwijking voorkomt, dan kun je dus direct aan de slag gaan met een oplossing. De regel-voor-regel-controle is overbodig. Kan de administratie het verschil niet verklaren? Stuur de factuur dan door naar de betreffende inkoper of een andere verantwoordelijke die je advies en informatie kan geven. Binnen de slimme software van WhiteVision doe je dit snel en eenvoudig.

Matching module

Hoe werkt het?

  1. Inkooporder én de regels op de factuur worden herkend en uitgelezen.
  2. Herkende waarden worden links onderin het scherm op een overzichtelijke manier gepresenteerd.
  3. De verwachte waarden volgens de bestelling én levering worden rechts onderin het scherm gepresenteerd.

 

Gratis demo

Matching module

Hoe werkt het?

  1. Via kleurcodes wordt aangegeven of en zo ja op welke regels er afwijkingen zijn en van welk type (geen afwijking = groen; Afwijking op prijs = rood; afwijking op aantal  = geel.
  2. Keuzemenu is afgestemd op de functie. In dit geval kan de financiële administratie advies vragen aan de inkoper.

 

Gratis demo

Matching module

De voordelen

  • Zet je medewerkers in voor taken die nuttiger zijn dan de regel-voor-regel-controle van inkomende facturen.
  • Signaleer afwijkingen op betrouwbare en snelle wijze.
  • Herken gevonden afwijkingen eenvoudig door de duidelijke weergave.
  • Stuur afwijkingen door naar een medewerker via een workflow (indien gewenst).
  • Laat processen nóg efficiënter verlopen door gebruik te maken van handige functies, zoals het instellen van marges en het vragen van advies aan collega’s.

Wij koppelen met verschillende ERP systemen

WhiteVision koppelt met onderstaande ERP systemen om inkomende documenten snel digitaal verwerken. Werk eenvoudiger en
bespaar tijd met WhiteVision. WhiteVision sluit aan op de diverse administratieve systemen.