SMART E-mail handler

Digitale factuurverwerking vereenvoudigen én tijd besparen? De SMART E-mail handler bewerkt en sorteert inkomende berichten in je facturen-mailbox geheel automatisch.

Hoe werkt het?

Digitale factuurverwerking optimaal laten verlopen? Gebruik de SMART E-mail handler!

Digitale factuurverwerking levert je veel efficiëntie en tijdwinst op. Maar je moet nog steeds enkele handmatige handelingen verrichten. Zo is het nodig om inkomende e-mailberichten te bewerken en sorteren voordat je een digitale factuur automatisch kunt inlezen in een OCR- of workflow-oplossing. Een tijdrovende en weinig uitdagende taak. Hoe zorg je ervoor dat digitale factuurverwerking al begint op het moment dat een inkoopfactuur binnenkomt?

Facturen digitaal ontvangen?

De komst van e-mail en pdf hebben het euvel van stapels papieren facturen grotendeels opgelost. Maar er doemt een andere uitdaging op die misschien wel nóg groter is: nu organisaties facturen digitaal ontvangen is er een constante, vaak overweldigende stroom aan inkomende e-mailberichten die het nodige voorwerk vergen. Als financieel-administratief medewerker heb je een flinke klus aan het bewerken van élke digitale factuur in je facturen-mailbox.

Dé oplossing? De SMART E-mail handler van WhiteVision. Deze splitst, combineert en verplaatst bijlagen of digitale facturen automatisch. Zo bedraagt je tijdbesparing al snel 75%! Dit betekent dat jij méér uren overhoudt om je aan andere belangrijke taken te wijden.

De voordelen

  • Tijdbesparing: bijlagen of facturen in e-mails hoef je niet meer samen te voegen;
  • Meer efficiëntie: het is niet langer nodig om de e-mail-body uit te splitsen en/of toe te voegen aan pdf’s;
  • Optimaal werken: het systeem wordt automatisch getraind op basis van jouw beslissingen én die van de gebruikerscommunity;
  • Alles geschiedt in je vertrouwde Outlook-omgeving: de SMART E-mail handler heeft geen extra hard- of software nodig waarmee je moet leren omgaan;
  • Gebruik je eigen ERP-koppeling: de SMART E-mail handler sluit aan op élk ERP-pakket;
  • Profiteer van eenvoud: de SMART E-mail handler is zeer gemakkelijk te configureren en te gebruiken.

Hoe maakt de SMART E-mail handler digitale factuurverwerking nóg eenvoudiger?

Met de SMART E-mail handler begint het proces van digitale factuurverwerking direct. Deze handige tool kijkt naar de mailbox waar leveranciers hun facturen naartoe sturen: je postvak voor inkomende facturen. Op basis van slimme logica bewerkt en sorteert de SMART E-mail handler de ontvangen berichten – bijvoorbeeld door bijlagen te combineren of splitsen óf door betalingsherinneringen en niet-facturen apart te leggen.

Om digitale factuurverwerking zo optimaal mogelijk te laten verlopen leert de SMART E-mail handler van twee zaken: de keuzes die jij eerder hebt gemaakt tijdens het verwerkingsproces én de gebruikerscommunity. Per mail ontvangen facturen worden volledig automatisch verwerkt en klaargezet om in te lezen in je OCR- of workflow-oplossing.

SMART E-mail handler

in de praktijk

Hoe neem je de SMART E-mail handler in gebruik? Simpel: door de volgende 3 stappen te doorlopen!

  1. Meld je aan via de website.
  2. Vul de gegevens van je mailaccount in en wijs de mappen aan waarnaar het systeem moet kijken.
  3. Klik op ‘Start’. De SMART E-mail handler gaat voor je aan de slag!

Vraag offerte aan

SMART E-mail handler

Hoe leert het systeem?

Wanneer er een e-mail binnenkomt, zijn er 2 mogelijke situaties:

  1. Het type mail is al bekend in het systeem
    In dit geval kan de SMART E-mail handler het ontvangen bericht op de juiste manier voorbewerken. Dan profiteer jij dus van volledig automatische factuurverwerking.
  2. Het systeem herkent het type mail niet
    Wanneer dit gebeurt, brengt het systeem de betreffende e-mail onder de aandacht omdat het niet weet welke actie het moet ondernemen. In dat geval kun je het bericht in Outlook naar een van de trainingsmappen slepen. Zo train je de SMART E-mail handler om jouw digitale factuurverwerking voortaan nóg sneller te laten verlopen!

Vraag offerte aan

“Toen we in 2015 aan ons plafond zaten, verwerkten we zo’n 18.000 facturen –

en op dit moment gaan we richting de 30.000 facturen met hetzelfde aantal mensen.”

 

Jorden Dukel, ICT-manager bij Aalberts.

Download het gratis whitepaper

Automatische factuurverwerking: hoe coördineer je de stroom aan inkoopfacturen?

download het whitepaper

Vraag vrijblijvend een offerte aan

De SMART E-mail handler splitst, combineert en verplaatst bijlagen of berichten automatisch zodat jij tijd hebt voor andere werkzaamheden. Neem gerust contact met ons op als je nog vragen hebt en ontvang vrijblijvend een prijsindicatie.

  • Lees voor meer informatie onze algemene voorwaarden en privacy policy
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.