Tips ontvangen?

Koppeling met
4PS Construct: verwerk inkomende documenten digitaal en automatisch

Wil jij inkomende documenten op efficiënte, eenvoudige wijze verwerken én boeken in 4PS Construct?
De oplossing van WhiteVision biedt uitkomst. Hiermee verwerk je elke inkoopfactuur, servicemelding, order en bestel- of afleverbon
snel en gemakkelijk in 4PS Construct. Zo heb je de ruimte om je te wijden aan uitdagende werkzaamheden
waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie.

 

WhiteVision: profiteer van belangrijke voordelen

 

Met 4PS Construct behaal je momenteel al veel voordeel. Zo is het goedkeuren en boeken van inkomende documenten,
zoals inkoopfacturen, een stuk eenvoudiger dan voorheen. Benieuwd naar de toegevoegde waarde van WhiteVision?
We zetten de 3 meest cruciale voordelen voor je op een rij!

Branchefocus

Door onze branchefocus zijn wij inmiddels al meer dan 15 jaar een toonaangevende partij in de bouwsector. Onze krachtenbundeling met 4PS Construct heeft geleid tot een sterk partnership. Als klant profiteer je van een geavanceerde koppeling met 4PS Construct, diepgaande branchekennis én eenduidige uitgangspunten en ambities.

Totaaloplossing

Wil je inkomende documenten verwerken? Gebruik WhiteVision voor het gehele proces: verzamelen, herkennen (middels slimme OCR-software), boeken, matchen, rondsturen, accorderen en archiveren. Of je de oplossing nu inzet voor het verwerken van inkoopfacturen of andere inkomende documenten, je profiteert altijd van hoge herkenning met WhiteVisions zelflerende SMART-OCR-software en een optimale integratie met 4PS Construct — volledig in de cloud.

Kleinere foutgevoeligheid

Raken facturen weleens weg? Weet je niet wie wat heeft besteld? Puilen de kasten uit van de overvolle ordners? Al deze problemen zijn verleden tijd als je kiest voor digitale documentherkenning en -verwerking met WhiteVision. Doordat je minder handmatig verwerkt, reduceer je fouten, verbeter je de kwaliteit van het proces en heb je een meer plezierige werkomgeving.

WhiteVision en 4PS Construct
specifieke functies voor de bouwsector en solide
workflow-software: profiteer van 3 handige componenten

Wie serviceorders en inkoopfacturen razendsnel wil verwerken, moet overtypwerk elimineren. Dat doe je door je proces te automatiseren, zodat je véél minder
administratieve handelingen hoeft te verrichten. Hierdoor bespaar je flink wat uren en maak je minder fouten. De tijd die je overhoudt, steek je in het echte werk.
Als je 4PS Construct in combinatie met WhiteVision gebruikt, profiteer je van diverse handige componenten:

1. Functies die zijn toegespitst op de bouwsector

 

Mede door onze branchefocus hebben wij ons portfolio verrijkt met verschillende aanvullende functionaliteiten. Deze dragen bij aan een optimaal administratief proces en hebben veel bedrijven in de bouwsector in staat gesteld om een enorme efficiëntieslag te maken. Wil jij je processen óók optimaliseren met WhiteVision? Dan profiteer je van de volgende voordelen:

  • 3-way-matching van inkomende facturen met bestellingen en ontvangsten.
  • Facturen en serviceorders slim boeken met een zo hoog mogelijk automatiseringsgehalte.
  • Handige functies, zoals het automatisch uitlezen van de mailbox, regelherkenning, slimme trainingsfuncties en administratieherkenning.
  • Optie om te koppelen met Dynamics 365 Business Central. Je bent altijd up-to-date en werkt met de laatste versie.
  • Mogelijkheid om gebruik te maken van initiatieven binnen de bouw, zoals de SALES-standaard waarmee je het automatiseringssysteem van een bouwgroothandel laat aansluiten op dat van jouw bouworganisatie.
  • Ervaren WhiteVision-consultants die veel kennis hebben van 4PS Construct en de bouwbranche—mede door hun uitstekende samenwerking met de consultants van 4PS.
  • Mogelijkheid om relevante bijlages, zoals bestel-, aflever- en uitvoerdersbonnen, te koppelen aan de factuur.

bekijk matching

2. Snelle, eenduidige verwerking van servicemeldingen

 

Worden servicemeldingen in verschillende bestandsformaten aangeleverd? Dat is niet erg handig! Met de slimme oplossingen van WhiteVision, die alle stromen aankunnen, zet je elke aanvraag om in een digitaal bestand in 4PS Construct. Dat werkt wel zo prettig. Waarom?

  • Het is niet meer nodig om gegevens handmatig over te typen.
  • Administratieve handelingen nemen minder tijd in beslag.
  • De servicemelding wordt gearchiveerd in het dossier als bijlage.
  • Je kan nieuwe serviceorders zelf trainen of inleren.
  • De integratie met het onderliggende systeem is simpel vanwege een open architectuur.
  • De oplossing is heel eenvoudig in gebruik, maar tegelijkertijd staan er veel functies tot je beschikking.

bekijk serviceorders

3. Eenvoudige fiattering met solide workflow-software

 

Het fiatteren van facturen beslaat soms een kostbaar en omslachtig proces. Wil je inkoopfacturen of ander soort documenten accorderen in je ERP-systeem? Gebruik dan de WhiteVision Workflow, die is inbegrepen in de totaaloplossing. Hoe profiteer jij hiervan?

  • Geen dure implementatie of aanvullende aanschafkosten.
  • Gebruiksvriendelijke oplossing voor het routeren en accorderen van inkomende facturen en andere documenten.
  • De software sluit perfect aan op 4PS Construct.
  • Vlot, gemakkelijk fiatteringsproces: reminders stel je van tevoren in en facturen worden automatisch naar de juiste personen gestuurd ter goedkeuring.
  • Mogelijkheid om facturen altijd en overal te accorderen.
  • Facturen eenvoudig boeken: wanneer de laatste goedkeurder akkoord heeft gegeven, wordt de afwachtcode verwijderd.

bekijk workflow

Documentherkenning en -verwerking in 4PS Construct:
hoe maakt WhiteVision het verschil?

1) Ontvangst: aan de slag met inkomende documenten
Een papieren document scan je eenvoudig in om de digitale versie vervolgens naar WhiteVision te slepen. Een facturenmailbox laat je automatisch uitlezen. Eventueel kan je ook de SMART E-mail handler gebruiken, die inkomende facturen sorteert en bewerkt. Zo heb jij hier helemaal geen omkijken naar.

2) Verwerking: OCR-software neemt je het werk uit handen
WhiteVision biedt de beste OCR-software. Onze oplossing herkent de gegevens op het document automatisch om vervolgens de boeking klaar te zetten in 4PS Construct. Jij hoeft deze alleen nog te controleren en definitief te maken. De herkenningsgraad van de OCR-software is direct hoog, omdat je vanaf dag 1 al profiteert van de kennis van de gebruikerscommunity. Mettertijd wordt de herkenning nóg beter, want onze slimme OCR-software is zelflerend.

3) Boeking en fiattering: profiteer van een geautomatiseerd proces
De boeking maak je snel en eenvoudig compleet door automatische herkenning van factuurkop en -regels, maar ook door slimme logica. Matchen met bestellingen en ontvangsten is eveneens mogelijk. Daarna ga je meteen over tot het digitaal accorderen van documenten.

 

4) Integratie met 4PS Construct: bouwen op een digitaal archief
Het verwerkte document wordt opgeslagen in een digitaal archief. Als je het later wilt naslaan, haal je het met een druk op de knop tevoorschijn. Alle bijbehorende notities en bonnen zie je in één oogopslag. Wel zo handig!

Serviceorders, bestel- en afleverbonnen én inkoopfacturen
verwerken in 4PS Construct: kies uit 3 varianten

Wil jij serviceorders, bestel- en afleverbonnen én inkoopfacturen efficiënt, gemakkelijk en vlot verwerken? Dan is de totaaloplossing van WhiteVision
jou op het lijf geschreven. Voor 4PS Construct bieden wij 3 varianten. Welke variant sluit het beste aan op jouw behoeftes?

Bekijk onze oplossing

Administratieve processen optimaliseren?
Download het whitepaper

Wij helpen je graag op weg met het optimaliseren van je administratieve processen. In dit whitepaper geven we je 7 concrete tips waarmee je vanuit de administratie kan bijdragen aan een efficiëntieverbetering in het gehele bouwproces.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Dit zeggen onze klanten

MOBIX

“Tijdbesparing en verbetering van het interne proces: zonder WhiteVision was het nu erg moeilijk werken geweest”

Koppeling: 4PS Construct

Lees meer over deze case

Vlasman

“Efficiënter facturen verwerken en medewerkers beter inzetten: WhiteVision levert alleen maar winst op”

Koppeling: 4PS Construct

Lees meer over deze case

Ondersteuning:

Gebruiksgemak:

Goede herkenning:

Tijdbesparend werken:

Wij koppelen met verschillende ERP systemen

WhiteVision koppelt met onderstaande ERP systemen om inkomende documenten snel digitaal verwerken. Werk eenvoudiger en bespaar tijd met de OCR software van WhiteVision. WhiteVision sluit aan op de diverse administratieve systemen.

bekijk erp koppelingen