3 tips om zorgeloos het voorjaar in te gaan

Het is weer zover: we hebben de winter achter ons gelaten en gaan het voorjaar met een fris gemoed in. De zon komt om de hoek kijken en een reeks vrije dagen staat voor de deur, waaronder Pasen, Koningsdag, Hemelvaart en Pinksteren. Kortom, we gaan een mooie tijd tegemoet.

Het zou natuurlijk jammer zijn om dit lentegevoel te laten verstoren door tijdgebrek. Moet je bijvoorbeeld nog een stapel inkoopfacturen boeken en fiatteren, dan heb je geen tijd om van het voorjaar te genieten. En als je allerlei telefoontjes van toeleveranciers moet beantwoorden over niet-betaalde facturen, overschaduwt de werkdruk de voorjaarspret. Hoe voorkom je dit soort situaties?

Dé oplossing is een systeem voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen, maar misschien is het een beetje te kort dag om dit nu te implementeren. De volgende 3 stappen kun je binnen zeer afzienbare tijd nemen. Ook daarmee behaal je veel voordeel!

1. Kies voor laagdrempelige OCR-oplossingen in de cloud

Wil je tijd besparen door inkoopfacturen niet meer handmatig in te voeren? Kies dan voor een OCR-cloudoplossing waarop je een abonnement kunt nemen. Waarschijnlijk ken je de lokaal geïnstalleerde OCR-oplossing al, maar tegenwoordig is het heel gangbaar om deze dienst af te nemen via de cloud. Op de markt zijn er inmiddels mooie OCR-cloudoplossingen beschikbaar.

Het grote voordeel hiervan is dat je geen enkele investering in software hoeft te doen. Vaak betaal je niet eens voor het abonnement zelf, maar alleen voor wat je daadwerkelijk gebruikt. Bovendien hebben clouddiensten meestal een zeer hoge beschikbaarheidsgraad. En door gebruik te maken van slimme technologieën, zoals SMART-OCR, hebben deze oplossingen ook nog eens een ontzettend hoge herkenningsgraad.

2. Ga een stap verder: gebruik een online workflow

Van workflowsoftware heb je vast weleens gehoord. Hiermee kun je inkomende facturen op eenvoudige én betrouwbare wijze routeren en fiatteren. Wist je dat workflowsoftware óók beschikbaar is als clouddienst? Een uitgelezen mogelijkheid om méér efficiëntie en tijdwinst te realiseren!

Een workflowoplossing in de cloud biedt veel voordelen. Zo kun je de clouddienst snel activeren, waardoor je in een korte tijd operationeel bent. En ook hier betaal je alleen voor wat je gebruikt. Veel online workflowdiensten bieden de mogelijkheid om inkoopfacturen in de cloud te routeren. Handig, want zo kan de goedkeurder vanaf iedere locatie facturen accorderen. Kies je voor een oplossing waarbij documenten lokaal (binnen je eigen administratiesysteem) worden bewaard, dan profiteer je van een aanvullend voordeel: je gebruikt het workflowmechanisme om facturen in de cloud te routeren, maar je archiveert ze in je eigen, vertrouwde ERP-systeem. Zo hoef je je geen zorgen te maken over het verspreid opslaan van informatie!

3. Schakel hulp in om je inkoopfacturenmailbox onder controle te houden

Ook jij ervaart waarschijnlijk al dat het ontvangen van inkoopfacturen per mail enorm veel voordeel oplevert. Maar zoals een Nederlandse voetballegende ooit zei: ieder voordeel heeft zijn nadeel. Hier betekent dit dat je met de komst van facturen per e-mail óók niet-facturen in dezelfde mailbox ontvangt, zoals spam of onbedoelde berichten. Het vergt de nodige inspanning om de ‘rommel’ eruit te filteren en ervoor te zorgen dat alleen inkoopfacturen in je administratie terechtkomen.

Gelukkig zijn er oplossingen beschikbaar die de inkoopfacturenmailbox voor je kunnen opschonen en voorbewerken. Ook deze draaien in de cloud, wat betekent dat ze laagdrempelig, goedkoop en snel inzetbaar zijn. De WhiteVision E-mail-handler is zo’n oplossing. Hiervan kun je óók gebruikmaken als je al een andere OCR- of workflowoplossing hebt!

Aan de slag met deze tips?

WhiteVision biedt voor elk van de besproken onderdelen een oplossing. Deze kunnen we geheel afstemmen op jouw specifieke situatie en behoeftes. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. We zouden het leuk vinden om samen met jou te bekijken hoe we je een leuke meivakantie kunnen bezorgen!