Digitale factuurverwerking: gebruik de zomer om je processen te analyseren!

Nu de zomervakantie is aangebroken is het tijd om wat licht te schijnen op digitale factuurverwerking. In het zuiden van het land zijn we dit jaar de gelukkigen: we zijn de eersten die met vakantie mogen. Een mooi moment om lopende zaken af te ronden en de boel voor enkele weken de boel te laten – hoewel dit niet écht kan, want waarschijnlijk draag je je taken en verantwoordelijkheden over aan je collega’s. In veel branches – zelfs in de bouw – lopen processen gewoon door. Misschien is dit daarom wel het ideale moment om de balans op te maken en je werkprocessen nog eens onder de loep te nemen. Ons advies: gebruik deze rustige zomerperiode daarvoor! We helpen je graag op weg met 6 tips: 3 voor lezers die nog geen scanoplossing gebruiken en 3 voor lezers die dit wél doen. En maak je niet ongerust: we bespreken niet álle processen. We beperken ons tot digitale factuurverwerking, want dat is onze expertise.

Optie 1: je gebruikt nog géén scanoplossing

Ben je in de gelukkige omstandigheid dat je weinig inkoopfacturen ontvangt? Komen alle facturen digitaal binnen en stromen ze zó je systeem in? Of werk je simpelweg nog op papier? Dan gebruik jij nog geen scanoplossing. Kijk eens hoe ver je komt met deze 3 tips!

1. Ontvang je het overgrote deel van inkoopfacturen op papier, vraag je toeleveranciers dan om deze digitaal aan te leveren. Tegenwoordig is het archiveren van digitale facturen in veel systemen met een vinkje geregeld. Zo’n overgang van papier naar digitaal levert jou dus heel snel meer efficiëntie op.
2. Vraag aan de leverancier van je ERP-pakket welke mogelijkheden er zijn om digitale inkoopfacturen in te lezen. Misschien kun je wel een UBL-connector gebruiken, die je wellicht kunt gebruiken voor iedere UBL-factuur die je ontvangt. Dat is een stap vooruit op het gebied van digitale factuurverwerking.
3. Ontvang je inkoopfacturen al digitaal, onderzoek dan of je fiatteringsproces optimaal verloopt. Gebruik je je e-mailprogramma om een akkoord te krijgen op facturen? Dat kán werken, maar eigenlijk is dit niet de meest geschikte oplossing. Daarom kan je eens onderzoeken of je online workflowsoftware kunt inzetten. Dit is een betrouwbare tool waarmee je een belangrijk onderdeel in je inkoopfactuurverwerkingsproces kunt automatiseren.

Optie 2: je gebruikt al een scanoplossing

Regel je jouw digitale factuurverwerking reeds met een scanoplossing? Dan heb je je bedrijf een grote dienst bewezen, want dergelijke oplossingen verdienen zich snel terug. Misschien ben jij inmiddels toe aan de volgende stap: het verder optimaliseren van je werkproces – met als eindstation ‘boekhouden met het licht uit‘. Op die route komen de volgende 3 tips goed van pas.

1. Een overvolle mailbox bij terugkomst van vakantie is dé ergernis onder administratief medewerkers. Maar wat als je postvak leeg en geordend zou zijn? De E-mail-handler van WhiteVision helpt je om per e-mail ontvangen facturen voor te bewerken, zodat ze volledig automatisch kunnen worden verwerkt. Terwijl jij heerlijk aan het zwembad ligt, combineert, splitst en redigeert de E-mail-handler erop los om je facturen vervolgens aan te bieden aan je OCR-oplossing – welke je ook gebruikt, want deze tool sluit aan op alle scansoftware in de markt. En zo tref jij de (‘schone’) inkoopfacturenmailbox van je dromen aan wanneer je terugkomt van vakantie!
2. Heb je al geïnvesteerd in een systeem dat digitale factuurverwerking vergemakkelijkt, dan kan het tóch heel nuttig zijn om je huidige werkwijze – al dan niet samen met een specialist – eens tegen het licht te houden. Zo zie je waar verbeteringen op hun plek zijn. De oplossingen van nu gaan bijvoorbeeld verder dan het herkennen van de factuurkop – je kunt de regels van de factuur óók volledig automatisch laten herkennen of matchen aan de order. Daarnaast is het bij WhiteVision mogelijk om je systeem aan te sluiten op de Fraudehelpdeskfunctie. Zijn dergelijke zaken al ingeregeld bij jouw organisatie? Of kun je op zulke punten nog winst behalen?
3. Heb jij digitale factuurverwerking volledig doorgevoerd of maak je enkel gebruik van een scan- en herken-oplossing? In het laatste geval mis je de voordelen die een workflowsysteem je kan bieden: altijd en overal fiatteren, inzicht in wáár een factuur zich bevindt, snellere accordering en een verhoogd servicegevoel naar collega’s en klanten (omdat deze tooling hen transparantie en inzicht biedt).

Aan de slag met digitale factuurverwerking of jouw oplossing optimaliseren?

Wil je een of meerdere tips in de praktijk brengen? WhiteVision heeft tal van features en functies die laagdrempelig te implementeren zijn! Als je advies nodig hebt over het kiezen van een goede scan- en herken-oplossing, neem dan gerust contact met ons op. Gebruik je een oplossing van een andere aanbieder die wat minder vooruitstrevend is dan WhiteVision? We gaan graag met je in gesprek om te kijken welke oplossing(en) we voor jou kunnen inregelen.

Ben je een bestaande klant van WhiteVision? Log dan even in op het klantportaal en stel ons de vraag waarmee jij kampt. Ons supportteam lost kleine gebruiksvragen direct voor je op. Bij veelomvattende vragen nemen we contact met je op om je verzoek nader te bespreken.