Workflow-tool: 5 redenen waarom je als financiële administratie niet zonder kan
Een workflow behelst de verschillende handelingen die je moet doen om een inkomend document te verwerken binnen je organisatie. Dit document kan een inkoopfactuur zijn, maar ook een pakbon, afleverbon, orderbevestiging, getekend contract of beoordelingsformulier. Verschillende collega’s moeten hier hun akkoord op geven.
Maar tijdens het proces wil er nog weleens wat misgaan. Als je geen workflow-tool gebruikt, is het niet altijd duidelijk waar een document zich bevindt of wie de volgende stap moet nemen. Bovendien is het vaak lastig om achteraf vragen te beantwoorden, omdat je niet handmatig kan bijhouden wie op welk tijdstip wat heeft gedaan. Het resultaat: verwarring, een gebrek aan overzicht en veel uitzoekwerk voor de financiële administratie.
De oplossing: een workflow-tool
Als je inkomende documenten op een gestroomlijnde manier wilt verwerken, is een combinatie van het plaatje en de gegevens vereist. Voorbeelden van gegevens zijn een project- of ordernummer, grootboekdata en de persoon op wie het document betrekking heeft.
Solide workflow-tools bieden uitkomst. Hiermee kan je inkomende documenten op een snelle en efficiënte manier digitaal rondsturen en laten fiatteren binnen je organisatie.
Als financiële administratie kan je in deze tijd eigenlijk niet meer zonder een goede workflow-tool. Waarom? We zetten vijf redenen op een rij!
1. Meer tijd en efficiëntie
De kracht van workflow-tools is dat ze je helpen om bestaande werkprocessen te automatiseren. Een goed workflow-systeem presenteert het plaatje in combinatie met de documentgegevens, voegt bijlages toe en biedt gebruikers een simpele, gebruiksvriendelijke omgeving. Zo kunnen goedkeurders een inkomende document inclusief alle revelante data op een vlotte, betrouwbare manier beoordelen.
Met een workflow-tool automatiseer je veel repetitieve werkzaamheden, waaronder het vrijgeven, doorsturen en verwijderen van betalingsblokkades. Daardoor werk je efficiënter en houd je meer tijd over. De vrijgekomen uren kan je besteden aan uitdagende taken waarmee je meer toegevoegde waarde creëert voor de organisatie.
2. Altijd en overal documenten accorderen via de workflow
Steeds meer mensen oefenen hun functie (gedeeltelijk) vanuit een andere locatie dan kantoor uit. Vooral door de pandemie is thuiswerken een belangrijk onderdeel van het arbeidsleven geworden. Met een workflow-oplossing ondersteun je deze werkwijze. Hiermee is het namelijk mogelijk om documenten altijd en overal te bekijken, van opmerkingen te voorzien en te accorderen. Hoe?
Via een workflow-systeem stuur je documenten op een vlotte, betrouwbare en eenvoudige manier rond binnen de organisatie. Het gehele proces verloopt digitaal. Dit betekent dat je documenten niet meer hoeft uit te printen om ze langs de bureaus van goedkeurders te laten gaan. En de tijd waarin je collega’s aan de mouw moest trekken om een handtekening te zetten, is meestal ook voorbij. Als je goede workflow-software hebt, kan je namelijk vooraf ingestelde reminders versturen om te zorgen dat je een document tijdig kan verwerken.
3. Beter samenwerken
Soms is het nodig om even met collega’s te communiceren over een document. Met een workflow-oplossing doe je dit in een handomdraai door opmerkingen toe te voegen of vragen te stellen binnen het systeem.
Een goede workflow-tool zorgt dat al deze communicatie wordt gelogd. Daardoor kan je op elk moment zien waar een factuur zich bevindt. En als je op een later tijdstip wilt naslaan wie wat wanneer heeft gedaan (bijvoorbeeld bij een vraag, dispuut of accountantscontrole), zoek je dit eenvoudig op. Daarvoor hoef je geen ordners meer te doorzoeken. Je maakt namelijk gebruik van een digitaal archief!
4. Administratieve processen optimaliseren
Als je het accorderen van documenten digitaliseert middels een workflow-tool, kan je je proces formaliseren. Zo is het mogelijk om een standaardproces te doorlopen voor het betalen van een ontvangen factuur. Je registreert, archiveert en boekt het document op uniforme wijze om het vervolgens rond te sturen ter goedkeuring. Zijn alle benodigde handtekeningen gezet? Dan ga je over tot betaling. Zo’n standaardproces zorgt dat je efficiënter én consistenter werkt.
Een workflow-oplossing geeft ook meer inzicht in de werkvoorraad, doorlooptijden en knelpunten. Zo kan je het overzicht beter bewaken.
5. Phishing en fraude met facturen ondervangen
Als je het fiatteren van inkoopfacturen op de juiste wijze digitaliseert, worden terugkerende werkzaamheden consequent uitgevoerd. Een dergelijk systeem hoef je slechts één keer in te richten. Daarna heb je volop de ruimte om je te focussen op uitzonderingen en afwijkingen.
Dit betekent dat je veel alerter kunt zijn op phishing en frauduleuze facturen. Als er bijvoorbeeld een phishingmail binnenkomt, geeft het systeem automatisch een signaal af. Hierdoor is de kans groter dat jij zo’n gevaarlijk bericht onderschept en er tijdig uitfiltert!
