Workflow: administratie-software uitgelegd in 12 statements

1. Een workflow geeft in één oogopslag een digitaal overzicht van interne processen

Als het fiatteren van inkoopfacturen handmatig geschiedt, kan het een slepend proces met een lange doorlooptijd zijn. Wanneer een papieren factuur een rondje langs alle goedkeurders maakt, is deze vaak lang onderweg. Tussentijds is het lastig om de status te bepalen. Daarnaast raakt zo’n factuur gemakkelijk weg. En wanneer je haar eindelijk terugkrijgt, hebben de koffievlekken en kreukels de leesbaarheid aangetast.

Met workflow-software kun je veel tijd besparen en het proces stroomlijnen. Je hebt altijd met één druk op de knop inzicht in de status van een factuur én alle handelingen die tot dat moment zijn verricht!

2. Met een workflow behoud je de controle over je proces

Automatisering maakt je proces efficiënter, maar jij bepaalt nog altijd hoe je het inricht. Wil je facturen bijvoorbeeld binnen zeven dagen betalen — óók als deze nog niet akkoord zijn bevonden — dan kan dat. Daarnaast is het mogelijk om vervangers in te stellen bij verlof of ziekte.

Kortom, ingrijpen in het proces blijft mogelijk. Jij bepaalt welke acties jij en je collega’s ondernemen.

3. Workflow-software is een onderdeel van óf een koppeling met je ERP-pakket

Soms is een workflow-systeem inbegrepen in je ERP-pakket. Maar het kan ook zijn dat je een aparte koppeling aanschaft — ofwel omdat je ERP-leverancier geen workflow-software biedt, of omdat je de mogelijkheden binnen je boekhoudsysteem onvoldoende vindt aansluiten op je werkproces.

Als je voor een koppeling kiest, zorg dan dat deze naadloos aansluit op je ERP-systeem. Een partnership tussen de leveranciers van beide oplossingen is essentieel voor een efficiënte werkwijze!

4. Een koppeling werkt flexibel samen met je ERP-pakket

Wil je facturen éérst in je ERP-systeem zetten en dan pas goedkeuren? Of vind je het handig dat ze in je boekhoudsysteem terechtkomen nádat alle betrokkenen hun goedkeuring hebben gegeven? Een koppeling werkt flexibel samen met je ERP-pakket, waardoor je dit soort zaken vaak op basis van je eigen voorkeuren kan instellen.

5. Goede workflow-software werkt samen met een app

Als je workflow-software samenwerkt met een smartphone-app, verloopt het fiatteringsproces nóg soepeler. Dan kunnen goedkeurders facturen immers altijd en vanaf elke locatie bekijken en accorderen (zolang zij hun smartphone bij zich hebben). Oók op de bouwplaats en vanuit huis. Zo integreren ze het proces nóg meer in hun dagelijkse praktijk!

6. Voor facturen kan je verschillende goedkeuringsflows inrichten

Wil je een workflow inrichten op basis van crediteur, administratie of grootboek? Goede software biedt al deze mogelijkheden. Je kan zorgen dat facturen van bepaalde crediteuren altijd langs dezelfde persoon gaan. Of dat kosten die een specifieke afdeling heeft gemaakt, standaard naar de betreffende persoon binnen het management-team worden gestuurd.

7. Binnen sommige workflows kan je drempelbedragen instellen

Stel, het beleid van jouw organisatie is dat alle facturen boven de 5.000 euro langs een bepaalde leidinggevende moeten. En wellicht wil de directeur alleen een factuur inzien die de grens van 10.000 euro overschrijdt. Kies in dat geval voor workflow-software waarbij je drempelbedragen kan instellen.

Een zeer geavanceerde workflow-systeem biedt een aanvullende optie: een overzicht van alle facturen die boven het drempelbedrag uitkomen in lijstvorm, zodat de leidinggevende deze in één oogopslag kan bekijken en fiatteren (uitvergroten om de details te bekijken is uiteraard ook mogelijk!).

8. Workflow-software verstuurt automatische herinneringen (als jij dat wilt!)

Telkens handmatig een e-mail versturen wanneer een goedkeurder een factuur nog niet heeft gefiatteerd? Met een workflow-systeem hoeft dat niet meer. Je kunt namelijk instellen dat dit automatisch notificaties verstuurt. De intervallen bepaal je zelf.

Handig, want zo kan jij je op de financiële administratie wijden aan belangrijkere taken die meer uitdaging bieden.

9. Automatisch goedkeuren van terugkerende facturen is vaak mogelijk

Algemene kostenfacturen ontvang je doorgaans maandelijks, maar in principe zijn ze het hele jaar door hetzelfde. Denk aan telefonie- of gas-, water- en licht-facturen. Eigenlijk wil je zulke documenten maar één keer per twaalf maanden zien: in januari. Binnen goede workflow-software kan je instellen dat hetzelfde type factuur van een bepaalde leverancier gedurende een bepaalde periode (of oneindig, als je dat wilt) wordt goedgekeurd, mits hierop altijd hetzelfde bedrag staat. Als het bedrag enigszins mag afwijken, kan je ook een bepaalde marge invoeren.

10. Goedkeurders vragen eenvoudig om advies

Als goedkeurders even advies willen vragen over een factuur, kunnen zij dit eenvoudig doen via de workflow-software. Vanuit de financiële administratie blijf je het proces bewaken: belt een leverancier met een vraag omtrent de factuur, dan kan je de status van een factuur — inclusief vragen die collega’s elkaar over het document hebben gesteld — razendsnel inzien.

11. Een goed workflow-programma logt alles

Wanneer is een factuur gefiatteerd of afgekeurd? En als een projectleider géén akkoord heeft gegeven op een factuur, welke reden zit hier dan achter? Dit soort zaken log je allemaal in je workflow-systeem. Daardoor kan je altijd verantwoording afleggen — aan leveranciers met vragen, maar ook aan accountants die langskomen voor een controle.

12. Ieder bedrijf profiteert van workflow-software

Run je een mkb-bedrijf met twee mensen? Of werk je bij een organisatie met honderden medewerkers? Hoe groot of klein je bedrijf ook is, workflow-software is altijd nuttig. Je bespaart er namelijk veel tijd mee omdat je repetitieve handmatige handelingen elimineert. Dit scheelt je ook veel frustratie — én papier. Bovendien heb je duidelijkheid omtrent je fiatteringsproces en werk je stukken efficiënter!