Tijdsbesparing tips?

Wat kun je verwachten van een goede scan- en herken-partij?

Met een fris gemoed ben je 2020 in gegaan. Jouw goede voornemen voor dit jaar: slimmer werken en tijd besparen. In dat kader ben je op zoek gegaan naar een scan- en herken-partij. Een goede beslissing! Maar wat zou een goede leverancier je eigenlijk allemaal moeten bieden? En wat kun je precies verwachten nadat je een order hebt getekend?

Hoe kies je de juiste leverancier?

Met een goede scan- en herken-oplossing kun jij je werk sneller en efficiënter doen. Repeterende taken, zoals invoerwerk, worden je uit handen genomen. Daardoor kun jij je focussen op taken waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie. Maar hoe weet je of een scan- en herken-oplossing écht goed is? We zetten een aantal vragen op een rij die je kunt stellen tijdens het vergelijken van leveranciers en hun oplossingen:

  1. Wat doet de scan- en herken-oplossing precies voor jou?
    Als je zo efficiënt mogelijk wilt werken, is het belangrijk dat je scan- en herken-software gebruiksvriendelijk is. Je wilt een effectieve oplossing die simpel in gebruik is én die jou helpt je doelen te bereiken. Voor dit laatste is het belangrijk dat je kiest voor zelflerende OCR-software (wil je hier meer over weten, lees dan eens onze blog ‘Wat is OCR?‘).
  2. Hoe betrouwbaar is deze leverancier?
    Bekijk referenties, klantcases en reviews. Door te lezen hoe bestaande klanten de oplossing ervaren, kom je veel te weten over de leverancier in kwestie. Bekijk ook hoe lang de organisatie al bestaat: heeft zij reeds stevige partnerships en een solide klantenkring opgebouwd of komt ze net om de hoek kijken?
  3. Is de leverancier transparant genoeg?
    Deze vraag kun je het best in delen beantwoorden. Het begint bij de website van de leverancier: is de informatie die hierop staat helder? Beoordeel vervolgens hoe de partij communiceert wanneer je contact opneemt. Krijg je een goede uitleg van de scan- en herken-oplossing? Ook in de offertefase is het cruciaal om te bekijken welke informatie de leverancier met je deelt. Is het je helemaal duidelijk wat je kan verwachten als je met deze partij in zee gaat? Vraag ook of jij als gebruiker feedback kan geven op de software. Een leverancier die continu doorontwikkelt, verwelkomt gebruikersfeedback en streeft er altijd naar om de oplossing nóg beter te maken.

Je hebt getekend… en dan?

Na de opties zorgvuldig tegen elkaar te hebben afgewogen, heb je besloten met welke scan- en herken-oplossing jij wilt gaan werken. Je bent goed op weg: voornemens als ‘de boekhouding optimaliseren‘ en ‘papierloos werken‘ komen een stuk dichterbij! Tegelijkertijd heb je veel vragen. Want wat zijn nu precies de volgende stappen?

Graag geven we je een beeld van wat je mag verwachten van een scan- en herken-partij ná het zetten van je handtekening. In dat kader geven we je een kijkje achter de schermen bij WhiteVision: wat gebeurt er nadat je hebt besloten om met ons in zee te gaan? We lopen je er stap voor stap doorheen!

Didi

Allereerst controleert en registreert onze planning & projectadministratie de ondertekende order die je naar onze salescollega hebt gestuurd. Vervolgens ontvang je een bericht waarin we je vragen om aanvullende informatie, zoals je e-mailadres en IBAN-nummer. Ook willen we graag weten op welke dagen we de implementatie met je kunnen inplannen. Zodra wij je antwoorden binnen hebben, sturen we je een voorstel per mail. Daarin staat hoeveel dagen we komen, wat we op die dagen gaan doen en hoe jij je hierop kunt voorbereiden.

Vanaf dat moment heb je ook toegang tot ons klantportaal. Hier kun je het lopende project en jouw documentatie inzien. Daarnaast kun je via deze weg technische vragen aan ons stellen. In het klantportaal hebben wij al je gegevens altijd direct bij de hand, inclusief vragen die je in het verleden aan ons hebt gesteld. Eigenlijk fungeert het dus als een kleine kennisbank, waardoor we je nóg sneller en efficiënter kunnen helpen.

Tijd voor de implementatie!

Voordat je met jouw oplossing aan de slag kunt gaan, moeten we deze implementeren. Voor basisinstallaties kun je zelf een afspraak inplannen in onze agenda. Deze nemen slechts een aantal uren in beslag en geschieden vaak op afstand. Heb je gekozen voor een grotere installatie, dan komen we bij je op locatie om de implementatie te verzorgen. Hoeveel tijd dit kost, hangt af van jouw oplossing – hoe uitgebreider deze is, hoe meer dagen we nodig hebben. Maar gemiddeld kun je rekening houden met zo’n 3 dagen.

Heb je tussentijds vragen? Na het opstellen van de planning heb je van ons de contactgegevens van je WhiteVision-consultant gekregen. Gedurende het hele implementatietraject kun je bij jouw consultant terecht met vragen. Is het project eenmaal afgerond, dan kun je je wenden tot onze supportdesk wanneer je hulp nodig hebt. Bij WhiteVision staat er altijd iemand voor je klaar – voor, tijdens én na de implementatie!

Wil jij vanaf 2020 iedere inkoopfactuur boeken op de meest efficiënte manier? En lijkt het je prettig om met een betrouwbare scan- en herken-partij te werken die in alle fases helder met je communiceert? Neem gerust eens contact op met WhiteVision. We bespreken de mogelijkheden graag met je. Scan- en herken-software vergelijken? Ook daarover vertellen we je alles!

Tips blijven ontvangen om meer te lezen over dit onderwerp?