5 trends die document-herkenning en financieel-administratieve processen zullen beïnvloeden
De wereld is er in rap tempo heel anders uit komen te zien. Technologische ontwikkelingen gingen vóór de pandemie al snel, maar door de coronacrisis zijn ze in een stroomversnelling geraakt. In het afgelopen jaar hebben organisaties verregaande automatisering massaal omarmd. Het gevolg: een reeks aan nieuwe trends op het gebied van document-herkenning en financieel-administratieve processen. Zie je door de bomen het bos niet meer? Geen probleem. Wij volgen de trends op de voet. In deze blogpost zetten we de 5 belangrijkste voor je op een rij!
1. Toenemende automatisering
Al jaren bewegen veel bedrijven (al dan niet voorzichtig) toe naar digitalisering. Van OCR-systemen tot workflow-software: er bestaan diverse oplossingen waarmee je je administratie kan optimaliseren. Maar in het afgelopen jaar zijn digitaliseringsoplossingen een noodzaak geworden. Automatisering heeft menig organisatie door de coronacrisis geholpen. Voor velen is de pandemie dan ook (noodgedwongen) het officiële einde van het papieren tijdperk geweest. Als je in het afgelopen jaar niet in de cloud werkte, was het eigenlijk onmogelijk om administratieve processen draaiende te houden. Na de pandemie zal deze trend zich alleen maar voortzetten, vooral omdat we collectief hebben ervaren hoeveel efficiënter we werken met digitaliseringsoplossingen. Een geavanceerde scan- en herken-oplossing is dan van nóg groter belang voor je organisatie.
2. XML, UBL en e-facturatie
Begin 2019 verplichtte de overheid toeleveranciers om facturen digitaal aan te leveren in UBL-formaat. Om dit te kunnen doen, moet je werken met een type XML-bestand waarin een afgesproken structuur is vastgelegd. Hoewel er nog veel uitdagingen komen kijken bij het verwerken van een UBL-factuur, verwachten wij wel dat je steeds meer facturen met een XML-bestand zal ontvangen.
Dit betekent dat je een scan- en herkenoplossing nodig hebt die dit documenttype aankan. Daarvoor zijn nieuwe functies nodig. Je moet het bestand inlezen om de ingelezen waarden vervolgens te koppelen aan de factuurinformatie. Ook is het belangrijk dat je OCR-systeem veel interfaces heeft om de diverse marktstandaarden aan te kunnen.
Daarnaast zal je in toenemende mate te maken krijgen met e-facturen. Hierop wordt inkoopinformatie vaak niet op de klassieke manier gepresenteerd (waarbij de geadresseerde bijvoorbeeld linksboven staat en de afzender in de kop- en voettekst). Net als de UBL-factuur vraagt de e-factuur om geavanceerde, slimme OCR-software die alle soorten facturen kan scannen en herkennen.
3. Werken op afstand
In de afgelopen jaren was werken op afstand reeds in opkomst. Steeds meer bedrijven lieten medewerkers gedeeltelijk of geheel vanuit huis werken. Tijdens de pandemie werd dit plotseling een must. Toen de kantoren moesten sluiten, openden veel organisaties de digitale deuren voor hun medewerkers. Vaak betekende dit dat zij halsoverkop automatiseringsoplossingen in gebruik moesten nemen. Aanvankelijk ging dat niet altijd even soepel. Maar inmiddels zijn we gewend geraakt aan videomeetings en samenwerken vanuit huis. En met zijn allen hebben we ervaren welke voordelen werken op afstand kan opleveren wanneer we de juiste digitale middelen inzetten.
Een betrouwbaar scan- en herken-systeem en goede workflow-software zijn in dat kader onmisbaar, want daarmee elimineer je al het kantoorgebonden papierwerk. Het liefst kan je kiezen voor een oplossing die in de cloud beschikbaar is, zodat financieel-administratief medewerkers ongeacht hun locatie kunnen inloggen. Als er tevens een app bestaat waarop medewerkers bijvoorbeeld facturen kunnen fiatteren, is dat natuurlijk ideaal voor thuiswerkers.
Voor welke leverancier je ook kiest, let er in ieder geval op dat de partij in kwestie met je kan meegroeien en rekening houdt met dit soort ontwikkelingen. Zo weet je zeker dat je met een toekomstbestendige oplossing werkt!
4. Totaaloplossingen
Organisaties raken steeds meer geïnteresseerd in het scannen en herkennen van allerlei soorten documenten — van inkoopfacturen en declaraties tot serviceaanvragen, formulieren en afleverbonnen. Begrijpelijk, want document-herkenning levert veel tijdwinst en een enorme efficiëntie boost op.
Ook krijgen bedrijven in toenemende mate te maken met hybride aanlevervormen. Misschien herken je dit, omdat je bijvoorbeeld al eens een ontvangen e-factuur hebt moeten combineren met een pakbon in pdf-formaat.
Voor beide ontwikkelingen is het essentieel dat je met een totaaloplossing op het gebied van document-herkenning werkt. Wat zo’n oplossing biedt? Alle opties die je nu én in de toekomst nodig hebt: het uitlezen van je facturen-mailbox, het automatisch sorteren en bewerken van inkomende e-mailberichten, het scannen en herkennen van inkoopfacturen en andere documenten, het fiatteren van elk document middels gebruiksvriendelijke workflow-software en het bewaren van alle documentatie in een handig digitaal archief.
5. Security
Nu bedrijven op grote schaal automatiseringsslagen hebben gemaakt, is security het gespreksonderwerp van de dag. Met bedrijfs- en persoonsgegevens móet je heel voorzichtig omgaan. Niet alleen om te voldoen aan de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG), maar ook om de reputatie van je bedrijf hoog te houden.
Wanneer je als organisatie afhankelijk bent van een digitaliseringsoplossing, dien je alles in het werk te stellen om je administratie goed op orde te hebben en fraude tegen te gaan. Allereerst is het belangrijk om het overzicht te bewaren. Dat doe je bijvoorbeeld met een scan- en herken-oplossing die zorgt dat verwerkte documenten automatisch terechtkomen in een makkelijk doorzoekbaar digitaal archief. De SMART-OCR-oplossing van Whitevision heeft tevens een standaardfunctionaliteit om spookfacturen te detecteren. Komen de KvK-, IBAN- of adresgegevens niet overeen met een bepaalde crediteur, dan attendeert het systeem je hierop. Zo ben je alerter op eventuele fraudepogingen en kan je deze makkelijker voorkomen.
Daarnaast kan solide workflow-software je ondersteunen op securitygebied. Deze handelt terugkerende werkzaamheden af en bewaakt de consistentie daarin. Zo’n systeem hoef je slechts één keer goed in te richten. Daarna heb je de ruimte om je volledig te focussen op afwijkingen en uitzonderingen. Als er bijvoorbeeld een phishingmail binnenkomt, geeft het systeem automatisch een signaal. Daardoor is de kans veel groter dat je zo’n bericht er tijdig uitfiltert!
