Tips ontvangen?

Tijd besparen in 2019? In 5 stappen naar een effectieve administratie!

Blogs 2018

Inmiddels ligt de zomer achter ons en zijn we goed op weg naar het einde van dit jaar. Hoog tijd dus om plannen te maken voor 2019! Wij willen je helpen bij het verlichten van de toenemende drukte. En wel door je in 5 eenvoudige stappen te laten zien hoe je jouw systemen zó kunt inrichten dat je meer ruimte krijgt, waardoor je in 2019 tijd overhoudt voor zaken die er écht toe doen.

1. Stop met het afdrukken van facturen

Het lijkt misschien handig of nodig om de facturen die je digitaal ontvangt af te drukken. Maar dit is verre van efficiënt. Het behoeft eigenlijk geen toelichting dat het eigenlijk veel beter is om een digitaal ontvangen document ook digitaal te verwerken. De meeste boekhoudsystemen bieden inmiddels de mogelijkheid om een digitale kopie van de factuur onder een boeking te hangen. Het zou je veel opleveren om dit ook voor jouw organisatie zo in te richten. Dan rest er natuurlijk nog de vraag wat je met papieren inkoopfacturen moet doen. Veel bedrijven hebben hier immers nog steeds mee te maken. De oplossing is simpel: je scant ze in of maakt er een foto van met je telefoon, zodat je een digitale kopie kunt opslaan. Hiervoor is zoveel apparatuur beschikbaar dat je dit in een handomdraai kunt doen. Volledig digitaal werken is daarmee een feit.

2. Onderzoek de ‘factuurhandelingen’ binnen je bedrijf

Welke handelingen gaan er binnen je bedrijf gemoeid met het verwerken van inkoopfacturen? Maken administratief medewerkers bijvoorbeeld kopieën van facturen of zetten zij er stempels op? Ga eens na of inkomende facturen een logische route afleggen binnen je organisatie. Houd hierbij in het achterhoofd welke informatie je als financiële administratie nodig hebt om een boeking te doen. Moet je je collega’s inschakelen voor de juiste verbijzonderingscode? Zijn bepaalde bijlagen vereist om de factuur goed te kunnen behandelen, zoals uitvoerders- of afleverbonnen? Door dergelijke handelingen op een rij te zetten krijg je een beter beeld van het verwerkingsproces. Dit helpt je bij het schrappen van overbodige stappen, maar ook bij het selecteren van een slim systeem dat je ondersteunt bij het verwerken van inkoopfacturen.

3. Vraag je af welke handelingen écht nodig zijn

Bekijk elke handeling in het factuurverwerkingsproces met een kritische blik. Je zou bijvoorbeeld kunnen afspreken dat je maandelijks terugkerende facturen op een andere manier goedkeurt dan eenmalige of sporadische facturen. Is het binnen jouw organisatie gebruikelijk dat de directie éérst alle inkoopfacturen inziet, vraag je dan af of dit werkelijk nodig is. Bepaal ook of het relevant is dat álle bijlagen bij een factuur zitten voordat goedkeuring mogelijk is. En zo ja, onderzoek dan eens of je dit gemakkelijker kan doen, bijvoorbeeld door je toeleverancier te vragen of hij deze kan bijsluiten. Het zal je verrassen hoeveel van de huidige stappen je bij nader inzien kunt overslaan!

4. Realiseer vereenvoudigingen in je financiële of ERP pakket

Heb je op een rij gezet welke besparingen en vereenvoudigingen je wilt doorvoeren in jouw inkoopfactuurverwerkingsproces? Dan is het tijd om de leverancier van je financieel-administratieve systeem in te schakelen. Veel systemen bieden bijvoorbeeld de mogelijkheid om inkomende facturen automatisch in te lezen en een kopie van de factuur te koppelen aan een boeking. Ook is er vaak een optie om inkoopfacturen te fiatteren of om een workflow te gebruiken, zodat je facturen eenvoudig ter goedkeuring kunt doorsturen naar een of meerdere collega’s. Daarnaast zijn er systemen die ontvangen facturen automatisch kunnen voorzien van een betalingsblokkade, waardoor je een inkomende factuur wél kunt inboeken, maar voorkomt dat deze wordt betaald voordat de goedkeuring heeft plaatsgevonden.

5. Overbrug de hiaten met een goede partner

Hoewel veel financiële systemen inmiddels steeds meer functies beschikbaar stellen voor het sneller en gemakkelijker afhandelen van inkomende facturen, zie je toch dat zij vaak achterlopen op oplossingen van bedrijven die zich hier volledig op focussen. Wil jij meer efficiency dan jouw huidige systeem biedt, bekijk dan eens of een oplossing als WhiteVision iets voor je is. WhiteVision beschikt over de meest geavanceerde tools, zoals SMART-OCR, een Workflow, matching en regelherkenning. Daarnaast heeft het WhiteVision-team enorm veel ervaring met de optimalisatie van dit soort processen, waardoor je deskundige hulp en ondersteuning kunt krijgen bij het inzichtelijk maken van de vlakken waar voordelen te behalen zijn (stap 1 en 2) en bij het in kaart brengen van knelpunten.

Per 1 januari 2019 efficiënter werken?

Wil je het nieuwe jaar goed beginnen, start dan op korte termijn met het doorlopen van de bovenstaande 5 stappen. Voor je het weet, is 2018 voorbij. Verlies dus geen tijd! Bel of mail ons direct om erachter te komen hoe wij je kunnen helpen bij het optimaliseren van jouw proces – mét respect voor je werkwijze en alle belangen binnen je organisatie. We bespreken de mogelijkheden graag met je.

Meer weten?

Onze meest gelezen blogs

Afgelopen boekjaar bijgewerkt?

Tijd voor
procesoptimalisatie!

lees blog

Tips voor het nieuwe jaar

7 tips om goed het nieuwe jaar in te gaan.

lees blog