Tijdsbesparing tips?

Thuiswerken: tips voor een betrouwbare administratie vanuit de thuiswerkplek

Inmiddels zit er een nieuwe dimensie aan het begrip ’thuiswerken’. Tips zijn voor de meeste bedrijven meer dan welkom. Zeker nu de eerste paniek rondom de coronacrisis is gaan liggen en iedereen zich gaat bezighouden met een langetermijnplan. Dat de huidige situatie nog even zal voortduren, is erg waarschijnlijk. De 1,5-metersamenleving is voorlopig het nieuwe normaal. In dat kader hebben veel organisaties besloten om medewerkers in ieder geval gedeeltelijk te laten thuiswerken. Tips om dit gestroomlijnd te laten verlopen, zijn er in overvloed. Maar waar vind je adviezen die gericht zijn op het voeren van een betrouwbare administratie vanuit de thuiswerkplek? In deze blog geven we een aantal algemene én specifieke tips waarmee de financiële administratie uit de voeten kan!

Werken vanuit huis: wat zijn de voor- en nadelen?

 

Thuiswerken brengt diverse voordelen met zich mee. Financieel-administratief medewerkers, die geconcentreerd met cijfers moeten werken, vinden het in de thuisomgeving vaak gemakkelijker om zich te focussen. Bovendien ben je je thuis meestal veel bewuster van de tijd, waardoor je de zaken planmatiger aanpakt. Dat moet wel, aangezien je niet ‘even’ naar het bureau van je collega kan toelopen om iets te vragen. Je moet afspraken inschieten en apps als Microsoft Teams en Skype gebruiken om met elkaar te overleggen.

Tegelijkertijd wordt je dagindeling vrijer. Je kan in de loop van de ochtend best even naar de bakker lopen, zolang je je taken maar tijdig afwerkt. Daarnaast maak je geen reiskosten en verlies je geen tijd aan praatjes bij de koffiemachine.

Dit laatste is echter ook een nadeel. Want het gevoel van saamhorigheid, dat op kantoor meestal op een natuurlijke manier ontstaat, ontbreekt. Je kan veel moeilijker je ei kwijt. Bovendien verlies je jezelf makkelijker in de tijd. Als je wordt opgeslokt door je werk en je vergeet een kop koffie te halen, is er geen collega die je eraan herinnert dat je nu écht even een koffiepauze moet inlassen. Wellicht nemen je huisgenoten die ’taak’ over. Maar in dat geval moet je vaak ook weer de grens tussen privé en zakelijk bewaken, die thuis snel vervaagt. Werken vanuit huis kan tevens de ergonomische werkplek in gevaar brengen. Deze is van groot belang voor de gezondheid, maar lang niet iedereen kan zo’n werkplek thuis creëren.

Ten slotte moet iedereen in de tijd van thuiswerken omgaan met het probleem van bereikbaarheid. Wil je iets aan een collega vragen, dan moet je hem of haar heel bewust opzoeken. Omdat je geen inzicht hebt in elkaars beschikbaarheid, kan dit de nodige problemen opleveren.

Bekijk onze webinars!

Wij organiseren regelmatig webinars rondom digitale factuurverwerking. In welke fase van het oriëntatieproces jij ook zit. Benieuwd naar ons actuele aanbod?

klik hier

Administratieve processen optimaliseren:
6 tips voor thuiswerken

 

De grote vraag is hoe je van de voordelen profiteert en de nadelen beperkt. Zeker voor de financiële administratie is het cruciaal om ervoor te zorgen dat processen vlekkeloos verlopen wanneer medewerkers (deels) vanuit huis werken. Een goede bedrijfsvoering valt of staat immers bij een gestroomlijnd administratief proces. (Wil je je processen verbeteren, dan zijn deze rustige tijden overigens zeer geschikt om de nodige stappen te nemen.) Om je op weg te helpen, geven we je 6 tips om thuiswerken tot een succes te maken!

  1. Richt een goede thuiswerkplek in
    Het is belangrijk dat je alles goed organiseert voor jezelf. Neem de tijd om een planning te maken die voor jou werkt. Geef daarbij aan wanneer je wel en niet bereikbaar bent en zorg voor een gezond werkritme. Oriënteer je daarnaast op de juiste software en tools. Als je deze inzet, kun je de werkdruk aanzienlijk verlichten. Een voorbeeld: een volle facturenmailbox zorgt voor veel stress en extra werk. Laat je het sorteer- en bewerkproces over aan een slimme tool, dan kun jij je focussen op meer uitdagende (kern)taken.
  2. Bekijk hoe je met elkaar kunt samenwerken
    Wanneer je op afstand van collega’s en klanten werkt, is het extra belangrijk dat je elkaar goed kunt bereiken. Ook moet je gegevens eenvoudig kunnen delen. Met de juiste technologie is dat geen probleem. Kies daarom voor veilige, gebruiksvriendelijke software waarmee iedereen in no-time kan omgaan. Zo kun je blijven samenwerken alsof je met elkaar op kantoor zit.
  3. Vraag leveranciers om facturen digitaal aan te leveren
    Zijn er leveranciers die facturen nog steeds per post naar je sturen? Dit is hét moment om hen te vragen of zij facturen voortaan uitsluitend via de digitale route kunnen aanleveren. Zo kun jij de stroom aan inkomende facturen veel beter coördineren. En je legt direct de basis om vanuit huis efficiënt te werken met goede software.
  4. Kies voor een scan- en herken-oplossing die overal werkt
    In de tijd van thuiswerken is het cruciaal dat je afstapt van het handmatig verwerken van inkomende facturen. Kies je voor digitale factuurverwerking, dan loopt je administratie geen achterstand op. Een scan- en herken-oplossing biedt uitkomst, mits je voor de juiste kiest! Er zijn namelijk oplossingen die je niet vanuit huis kunt bedienen. Zoek daarom uit of je zowel vanuit kantoor als vanuit huis kunt werken met de scan- en herken-software van jouw keuze. Wil je maximaal tijd besparen, ga dan voor slimme OCR-software. Deze maakt gebruikt van de kennis van de gebruikerscommunity en herkent documentgegevens automatisch. Dit betekent dat je geen templates hoeft in te richten. Handig, want zeker in deze tijd heb je wel wat beters te doen!
  5. Gebruik goede workflow-software om te communiceren met collega’s
    Wie documenten niet fysiek rondstuurt, raakt ze ook niet kwijt. Met goede workflow-software stroomlijn je de goedkeuring van inkoopfacturen én communiceer je met collega’s binnen de software. Omdat alles wordt gelogd, kun je op elk moment zien waar een factuur zich bevindt. Workflow-software is soms al binnen 2 uur te implementeren. Je kunt er dus heel snel mee aan de slag.
  6. Zorg voor uitstekende support bij thuiswerken
    Kies je voor een scan- en herken-oplossing en/of workflow-software, dan heb je hier waarschijnlijk nog weleens een vraag over. Zeker wanneer je (deels) vanuit huis werkt en minder gemakkelijk met collega’s kunt overleggen. Als je tegen bepaalde vragen of problemen aanloopt, moet je contact kunnen opnemen met een deskundig supportteam dat je vlot kan helpen. Kies daarom voor een klantvriendelijke softwareleverancier met een goede supportafdeling.

Zorg als werkgever voor een goede thuiswerkplek voor je medewerkers

Thuiswerken: tips in de praktijk brengen

 

Heeft jouw organisatie het thuiswerken omarmd en wil je de tips in deze blog graag in de praktijk brengen? Neem gerust eens contact met ons op. We bespreken graag hoe WhiteVision je hierbij kan helpen.

Nog niet uitgelezen?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang 2x per maand de beste tips, klantverhalen en meer!

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.