Tijdsbesparing tips?

Tekstherkenning pdf: welke softwaremogelijkheden heb je?

Met pdf’s heb je op de financiële administratie regelmatig te maken. De stroom aan inkomende documenten bevat immers veel pdf-bestanden. Het is zaak om deze op een adequate manier te verwerken. Hoe je dat doet? Door tekstherkenning toe te passen.

Met goede scan- en herken-software automatiseer je het verwerkingsproces: jij hoeft geen handmatige handelingen meer te verrichten, waardoor je je kan focussen op uitdagende taken die meer waarde toevoegen voor de organisatie. Bovendien werk je efficiënter en verlaag je de foutkans, omdat de software overtypewerk elimineert. Eén kanttekening: je profiteert alléén van deze voordelen als je voor de juiste software kiest.

Gescande pdf-bestanden converteren: de functie van OCR-software

 

Laten we eerst wat dieper ingaan op OCR-technologie. ‘OCR’ staat voor ‘Optical Character Recognition’ (optische tekenherkenning). OCR-software converteert gescande documenten en pdf-documenten tot digitale versies die je kan bewerken en archiveren. Contracten, artikelen, brieven, rapporten en handleidingen zet je in een handomdraai om naar bewerkbare teksten.

De basis voor deze technologie is patroonherkenning. OCR-sofware scant een tekst en destilleert letters, cijfers en leestekens op pixelniveau. Hier rollen woorden en tekst uit. Het resultaat is een doorzoekbaar digitaal document dat je kan bewerken. (Meer weten? Lees onze blog ‘Wat is OCR?‘)

Gescande documenten verwerken zonder overtypewerk: de mogelijkheden

 

Veel financieel-administratieve afdelingen zetten OCR-technologie in om het typische pdf-bestand te herkennen: een inkoopfactuur, een declaratie, een werkbon of een servicemelding. Dat scheelt veel overtypewerk — mits je de juiste OCR-oplossing gebruikt.

Maar hoe weet je welke dat is? Er zijn veel OCR-programma’s beschikbaar en het is lastig om het kaf van het koren te scheiden. Om je op weg te helpen, zetten we de softwaremogelijkheden voor je op een rij!

 

De budgetvriendelijke optie (of toch niet?)

 

Als je googelt hoe je gescande documenten en pdf’s kan omzetten naar bewerkbare digitale bestanden, stuit je op een veelheid aan mogelijkheden. Daartussen zitten ongetwijfeld gratis of zeer goedkope OCR-oplossingen. Het lijkt misschien aanlokkelijk dat je geen aanschafkosten hoeft te betalen of dat je geen bedrag per pagina hoeft te betalen. Maar bedenk dat goedkoop duurkoop kan zijn.

Wat ben je kwijt aan onderhoud? Hoeveel tijd en moeite kost het om templates te bouwen of nieuwe logica in te programmeren? Veel organisaties willen zich niet met dit soort zaken bezighouden, omdat ze kostbaar en tijdrovend zijn. Een meer geavanceerde oplossing blijkt in de praktijk vaak een stuk voordeliger.

De semi-optimale optie (een stap in de goede richting)

 

Zie je OCR-sofware als een investering? Dan zou je voor een freeformoplossing kunnen kiezen. Hiermee profiteer je van een korte implementatietijd. Bovendien zijn de herkenningsresultaten goed. Het systeem interpreteert letters, cijfers en leestekens op een slimme manier middels optische tekenherkenning. Vervolgens vormt het combinaties om daar de juiste waarden bij te zoeken.

Handig? Zeker. Omdat je voor iedere gescande pdf een goede herkenning hebt, bespaar je tijd. Maar het kan nóg efficiënter…

 De slimme optie (meer vliegen in één klap)

 

Slimme OCR-software gaat een stap verder dan freeform. Hoe? De naam zegt het eigenlijk al: op basis van een zelflerend mechanisme wordt deze software steeds slimmer — zónder dat jij hier iets voor hoeft te doen.

Net als de andere gebruikers in de community kan jij feedback geven op factuurboekingen om de herkenning te optimaliseren. Het systeem gebruikt al deze input om de herkenning continu voor alle gebruikers te optimaliseren. Deze ultieme bundeling van krachten en kennis zorgt ervoor dat jouw administratieve processen mettertijd alleen maar nóg beter verlopen.

Andere processen kunnen eveneens van deze slimme OCR-technologie profiteren: je kan de automatische verwerking van informatie uit de gebruikerscommunity niet alleen voor inkoopfacturen, maar ook voor andere inkomende document-types inzetten. De kennis die op dit moment wordt opgebouwd, is tevens te gebruiken voor toekomstige vormen van document-verwerking. Met slimme OCR-software sla je dus meerdere vliegen in één klap!

De alles-in-één-optie (weg met repeterend, handmatig werk!)

 

Als je voor de herkenning van ieder pdf-bestand OCR inzet, kan je vaak ook andere handelingen in je administratieve proces automatiseren. Wil jij zo efficiënt en optimaal mogelijk werken? Kies dan voor een totaaloplossing die als doel heeft om repeterend, handmatig werk de wereld uit te helpen.

Een voorbeeld: als je inkoopfacturen met een projectnummer ontvangt, kan je deze automatisch koppelen aan een specifieke projectleider. Via geavanceerde workflow-software wordt de factuur naar deze projectleider gestuurd ter goedkeuring. Om het fiatteringsproces vlot te laten verlopen, kan je het systeem automatische reminders laten versturen. Goedkeurders kunnen een factuur altijd en overal digitaal accorderen. Wel zo makkelijk!

Voor welke OCR-oplossing kies jij?

 

Wil jij profiteren van optimale tekstherkenning bij het verwerken van je pdf-documenten? Ben je op zoek naar een OCR-oplossing die aansluit op je huidige systemen, maar die je ook in de toekomst kan helpen?

Neem gerust eens contact met ons op. We bespreken graag met je hoe jij je administratieve processen het best kan optimaliseren om zo efficiënt en eenvoudig mogelijk te werken.

Malou Trommelen – Marketeer

contact opnemen