Tekort aan personeel: hoe biedt automatisering uitkomst op de krappe arbeidsmarkt?
In welke branche je ook opereert, momenteel is er bijna geen ontkomen aan: het tekort aan personeel. Talent ligt niet voor het oprapen. En dat is voelbaar op de gemiddelde financiële administratie. Reacties op vacatures komen niet of mondjesmaat binnen, terwijl medewerkers overladen worden met werk. Vooral dáár waar nog veel handmatig werk nodig is.
Het verwerken van inkoopfacturen en andere inkomende documenten kan bijvoorbeeld enorm veel uren in beslag nemen. Je moet de gegevens immers letter voor letter — en cijfer voor cijfer — overtypen, waarna het document langs alle goedkeurders moet. Dat is een tijdrovend, foutgevoelig proces. Kom je handjes tekort, dan zorgt dit voor extra veel werkdruk onder werknemers op de financiële administratie. Want juist daar is het cruciaal om de doorlooptijden zo kort mogelijk te houden. Zo behoud je het overzicht en betaal je alle leveranciers op tijd.
De vraag is: hoe ga je constructief om met het personeelstekort? Oftewel, wat moet je doen om je huidige talent te behouden en de financieel-administratieve zaken op orde te houden?
Burn-out voorkomen te midden van nijpend personeelstekort: zó verlicht je de financiële administratie
Stel, er werken momenteel twee mensen op de financiële administratie. Zij hebben té veel op hun bord — en ze hebben al een fulltime contract, dus ze kunnen ook niet meer uren gaan werken. Eigenlijk is een derde medewerker hard nodig. Maar een werkgever vindt deze niet makkelijk, want voor vrijwel alle sectoren geldt momenteel dat de hoeveelheid openstaande functies hoger is dan het aantal werkzoekenden.
Gezien het nijpende personeelstekort is het belangrijker dan ooit om de huidige twee medewerkers te behouden. Dat doe je door te zorgen dat zij gelukkig in werk en leven staan. En daar liggen enkele verbeterpunten. Want momenteel ervaren zij een hoge werkdruk en verrichten ze veel repetitieve taken. Wat je ze wilt bieden, is rust, efficiëntie en uitdagend werk.
Hoe je dat doet? Door een automatiseringsoplossing te omarmen. Deze neemt handmatige handelingen weg. Je verwerkt facturen veel sneller én de foutgevoeligheid gaat drastisch omlaag. Slimme OCR-software biedt bovendien de mogelijkheid om snel een visuele controle uit te voeren voordat je een factuurboeking doorzet naar je ERP- of workflow-systeem: nadat de OCR-software alle factuurgegevens heeft herkend en ingevuld om de boeking klaar te zetten, zien financieel-administratief medewerkers in één oogopslag of alles klopt.
Omdat zij facturen een stuk efficiënter verwerken, houden ze veel tijd over voor meer uitdagende taken. Ze ervaren meer werkplezier en minder stress. Zo is de kans groter dat ze voor de organisatie blijven werken. En in een arbeidsmarkt waar werkgevers alles uit de kast trekken om goede arbeidskrachten te vinden, is dat waardevoller dan ooit.
Werkdruk verlichten binnen je onderneming: welke handelingen kun je automatiseren op de financiële administratie?
Inkomende facturen verzamelen en sorteren
Veel bedrijven hebben een facturen-mailbox waar alle leveranciers hun facturen naartoe sturen. Maar doorgaans komen daar ook andere e-mails binnen, zoals betalingsherinneringen. Financieel-administratief medewerkers werken de mails meestal één voor één af. Met de juiste tool zijn zij geen tijd meer kwijt aan het handmatig voorsorteren en -bewerken van dergelijke berichten. Deze tool neemt dit namelijk volledig voor zijn rekening. Je traint het systeem één keer, waarna het proces automatisch verloopt.
Factuurgegevens invoeren en de boeking maken
In het overtypen van factuurgegevens en het maken van een boeking zit vaak veel tijd. Bovendien is een (type)fout zó gemaakt. Een goede OCR-oplossing neemt je al dit werk uit handen. KvK-nummer, IBAN-nummer, btw-bedrag, product omschrijving: het systeem herkent de gegevens en zet de boeking voor je klaar. Slimme OCR-software is bovendien te trainen, dus áls het systeem bepaalde informatie eens niet herkend, kan je het leren wat het had moeten herkennen. Het onthoudt dit voor de volgende keren!
Alle regels overtypen en controleren
Soms krijg je facturen binnen waarop veel regels staan. Deze moet je regel voor regel handmatig doorlopen om het aantal stuks, het type product en het bedrag te checken — tenzij je kiest voor regelherkenning, een oplossing die regels automatisch overneemt en afwijkingen voor je detecteert. Handig en zeer tijdbesparend!
Factuur en bestelling matchen
Koop je artikelen in via een inkooporder? Dan wil je de levering en factuur matchen met de bestellingen en ontvangst. Soms treden daarbij afwijkingen op. In zulke gevallen moeten financieel-administratief medewerkers alle regels aflopen om te controleren wáár het hiaat precies zit. En willen ze even overleggen met een collega, dan verloopt de communicatie vaak per e-mail. Een tijdrovend proces waarbij het overzicht vaak verloren gaat door het gebruik van verschillende kanalen. Een matching-functie biedt uitkomst. Deze controleert automatisch of de regels van een inkoopfactuur overeenkomen met de bestelling en ontvangst (de officiële term hiervoor is 3-way-matching). Is er sprake van een afwijking, dan geeft het systeem een seintje. Eventuele communicatie over deze afwijking verloopt binnen het systeem. Zo verloopt het proces veel sneller én blijft het overzicht behouden.
Facturen goedkeuren
Hoe verloopt het fiatteringsproces van facturen binnen je bedrijf? Mailen financieel-administratief medewerkers pdf-facturen van de ene goedkeurder naar de ander? Dan stagneert het proces waarschijnlijk vaker dan eens. Ze moeten herinneringen uitsturen en weten soms niet bij wie een factuur zich bevindt. Een lang, foutgevoelig en arbeidsintensief proces is het gevolg. En: veel frustratie. Goede workflow-software neemt dit soort problematiek effectief weg. Daarmee gaan facturen automatisch langs de juiste goedkeurders. Als je wilt, kan je ook automatische reminders instellen. Daardoor verloopt de goedkeuring van facturen vlot, efficiënt en vlekkeloos. En financieel-administratief medewerkers ervaren een stuk minder stress en werkdruk!
