Tijdsbesparing tips?

Software goedkeuring facturen: 4 kenmerken van een goed workflow-systeem

Het goedkeuren van facturen behelst een proces. Bij sommige bedrijven geschiedt dit nog geheel handmatig: zij printen papieren facturen uit om deze van bureau naar bureau te laten gaan. De meeste organisaties laten tegenwoordig echter digitale facturen rondgaan via de mail of netwerkmappen. In beide gevallen is de foutmarge erg groot. Facturen raken gemakkelijk weg of blijven te lang liggen op een bepaalde plek, waardoor je een betalingskorting misloopt. Bovendien heeft niemand goed zicht op het accorderingsproces. Dat kan anders — en wel door de goedkeuring van facturen te automatiseren middels een workflow-systeem.

Inkomende facturen verwerken met workflow-software: wat houdt dat in?

Een workflow-systeem maakt een digitaal goedkeuringsproces mogelijk waarbij een document én de bijbehorende informatie te allen tijde inzichtelijk zijn.

Gebruik je workflow-software voor het accorderen van openstaande facturen, dan behoudt de financiële afdeling altijd het overzicht. Je kan namelijk precies zien waar een factuur zich op welk moment bevindt. En je kan met één druk op de knop zien welke facturen nog wachten op een akkoord.

Goedkeurders kunnen facturen heel eenvoudig accorderen middels workflow-software, waardoor de doorlooptijd van het accorderingsproces aanzienlijk wordt verkort.

Als je het scan- en herken– én het goedkeuringsproces automatiseert, kan je spreken van een volledig geautomatiseerde factuurverwerking. Dan heb je het proces van a tot z geoptimaliseerd en profiteer je volop van de voordelen.

4 kenmerken van een goed workflow-systeem

Wil je inkomende facturen niet meer handmatig verwerken en vind je het daarom tijd om te gaan werken met goede workflow-software? Dan is het raadzaam om inkoopfactuurverwerkingsoplossingen met elkaar te vergelijken. Natuurlijk zoek je software die naadloos aansluit op je ERP-systeem, zodat je straks geen omkijken hebt naar digitale factuurverwerking.

Maar er zijn meer factoren waarop je moet letten. Welke dit zijn? We zetten de vier belangrijkste kenmerken van een goed workflow-systeem voor je op een rij!

Intelligentie om repeterende handelingen te onthouden

Bepaalde facturen van een specifieke leverancier moeten altijd bij dezelfde personen ter goedkeuring worden aangeboden. In zulke gevallen is het handig om te werken met slimme workflow-software die gebruikershandelingen onthoudt voor de volgende keer.

Zulke software biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om een goedkeuringsmatrix in te stellen. Daarbij leg je precies vast langs welke goedkeurders een factuur van een bepaalde leverancier moet gaan. Je kan ook de juiste volgorde aangeven. Deze handelingen hoef je slechts één keer te verrichten — daarna gaan de betreffende facturen automatisch langs iedere verantwoordelijke medewerker.

Mogelijkheid om af te wijken van de standaard

Je kan het accorderingstraject zien als een cirkel: uiteindelijk kom je terug bij het startpunt, wat betekent dat de factuur is goedgekeurd. Maar gebruikers moeten binnen de cirkel een uitstapje kunnen maken.

Stel, projectleider A krijgt een factuur voorgeschoteld en moet aan projectleider B vragen welke kenmerken belangrijk zijn voor facturatie. In zo’n geval moet projectleider A even de cirkel uit kunnen om advies in te winnen bij deze collega.

Het kan ook voorkomen dat je een factuur voor geleverde goederen binnenkrijgt en even wilt nagaan bij een collega of de items daadwerkelijk geleverd zijn. Zo weet je zeker dat de factuur correct is wanneer je deze goedkeurt.

Het vragen om advies moet bínnen de software kunnen geschieden. Dan blijft iedereen in het proces namelijk altijd het overzicht behouden — ook wanneer een goedkeurder even buiten de cirkel opereert.

Optie om informatie toe te voegen aan een document

Soms ontbreekt er bepaalde informatie op een factuur. Denk aan projectgegevens of data omtrent het grootboek of de kostenplaats waarop de factuur moet worden geboekt. De mensen die de factuur ter goedkeuring aangeboden krijgen (zoals de juiste budgethouder of projectleider), moeten dit soort informatie kunnen toevoegen.

Een goed workflow-systeem biedt de mogelijkheid om eenvoudig opmerkingen te plaatsen bij een document. Ook logt het precies wie welke gegevens op welk moment aan een document toevoegt. Zo kan je altijd gemakkelijk naslaan welke stappen goedkeurders omtrent een factuur hebben genomen.

Inzicht in het plaatje van de factuur

Wanneer je papieren inkoopfacturen laat rondgaan door de organisatie, ziet iedereen in één oogopslag alle relevante informatie. Workflow-software moet dezelfde ervaring bieden door het plaatje van de factuur altijd te tonen. Zo hoeven goedkeurders geen ingewikkelde boekingsdata, uitsplitsingen of verbijzonderingen te bestuderen. Zij zien simpelweg het plaatje van de factuur, op basis waarvan ze direct kunnen bepalen of ze al dan niet akkoord zijn.

Tegenwoordig moet een goed workflow-systeem een factuur overigens op meerdere manieren inzichtelijk maken: via een webportaal én een app. Dan kunnen goedkeurders facturen immers vanaf elke locatie bekijken en accorderen. Dit is onder andere handig in de bouw, waar projectleiders veel onderweg zijn. Maar in deze tijd, waarin ‘altijd en overal werken’ het motto is, is zo’n optie eigenlijk in alle branches onmisbaar!

Aan de slag met automatische factuurverwerking?

Wil jij inkoopfacturen snel en eenvoudig accorderen met een slim, betrouwbaar workflow-systeem? Neem gerust eens contact op met WhiteVision. We bespreken de mogelijkheden graag met je.

Joost van Hensbergen – Accountmanager

contact opnemen