Tips ontvangen?

Scan en herken: welke installatievorm past bij jou?

Blogs 2016

‘Scan en herken’ is het nieuwe motto op financiële administratie-afdelingen. Begrijpelijk, want deze werkwijze brengt de nodige voordelen met zich mee. Terwijl er vroeger slechts één type installatie beschikbaar was, zijn er met de komst van het internet meerdere mogelijkheden ontstaan om scan en herken te implementeren. Tegenwoordig is de bewuste software in maar liefst drie installatievormen verkrijgbaar. De vraag is: welke variant van scan en herken past het beste bij jou?

In deze blog bespreken we de kenmerken van de drie installatievormen. Zo kun je een weloverwogen keuze maken op het gebied van scan en herken!

1. Software installeren in het bedrijfsdomein

Wie op de traditionele manier met scan en herken aan de slag wil gaan, zal zich goed kunnen vinden in deze optie, waarbij je software koopt die vervolgens wordt geïnstalleerd op de servers die jouw bedrijf hiervoor ter beschikking stelt. Het grote voordeel van deze werkwijze is dat je niet afhankelijk bent van de beschikbaarheid van het internet óf van een dienstverlening van derden, omdat je alles in eigen beheer hebt. Daarnaast voelen sommige bedrijven zich veiliger bij het idee dat alle data op hun eigen schijven staan en dat alleen hun eigen medewerkers bij (soms gevoelige) bedrijfsinformatie kunnen. Ook zijn er organisaties die het prettiger vinden om software voor scan en herken één keer aan te schaffen in plaats van een maandbedrag te betalen. Of dit voor jou geldt, hangt natuurlijk af van je bedrijfsstrategie en je persoonlijke voorkeuren.

De andere kant van de medaille is dat je bij deze vorm van scan en herken veel kennis in huis moet hebben. Zo dien je de systemen zelf te onderhouden en moet je zorgdragen voor zaken als back-ups, beveiliging en een geconditioneerde ruimte. Dat is een zeer kapitaalintensief proces waarvoor je de tijd moet kunnen en willen nemen.

2. Clouddiensten

Kies je voor een cloudoplossing op het gebied van scan en herken, dan heb je bijna helemaal geen software meer nodig; de specifieke taken draaien immers als dienst in de cloud. Dat kan bijvoorbeeld een OCR-dienst zijn, zoals bij WhiteVision. Met deze optie kun je zeer laagdrempelig starten. Je hoeft geen software of hardware te installeren en er is geen voorkennis, implementatie of consultancy nodig alvorens je begint. Deze afgebakende dienst kun je simpelweg aan- en uitzetten. Daarnaast betaal je alleen voor wat je gebruikt en is er sprake van veel flexibiliteit. Na het afsluiten van je abonnement kun je direct gebruikmaken van de functies die je nodig hebt. Je gaat dus meteen met scan en herken aan de slag.

Wens je echter een stukje maatwerkinrichting, dan zou je tegen de beperkingen van een cloudoplossing kunnen aanlopen. Omdat je met een algemene dienst te maken hebt, zijn de functies die voor je werken namelijk afgebakend. In feite werk je met een vergaande standaardisatie. Daarnaast vinden sommige mensen het een bezwaar dat hun facturen middels scan en herken in hetzelfde systeem worden verwerkt als dat van andere bedrijven. In hun beleving moeten zij hierdoor inboeten aan een optimale veiligheid. We kunnen je op dit punt wel enigszins geruststellen: ga je met een betrouwbare partij in zee, dan zit het beveiligingsgedeelte goed. WhiteVision heeft bijvoorbeeld de nodige beveiligingsmaatregelen getroffen, onder meer door gebruik te maken van beveiligde internetverbindingen en datacenters die zich in Nederland bevinden.

3. Online

Maak je gebruik van een onlineoplossing voor scan en herken, dan kies je voor een totale ontzorging. Je neemt niet alleen de software af, maar ook de dienstverlening rondom de hosting. Zodoende heb je geen investering nodig en kun je over het algemeen een stuk sneller starten, omdat het installeren en configureren van de software al is gedaan. Ook kun je een onlineomgeving geheel inrichten op basis van je bedrijfsproces. Bij WhiteVision betekent dit bijvoorbeeld dat je het proces rondom je inkoopfactuurverwerking zo optimaal mogelijk kunt afstemmen op de wensen van je organisatie.

Starten met deze vorm van scan en herken is ontzettend eenvoudig. Met behulp van een e-mail die inloggegevens bevat, log je in, waarna alle functionaliteiten direct tot je beschikking staan. Dit betekent dat kwesties rondom rechten, toegangscodes, wachtwoorden en firewalls – die voorheen voor de nodige stagnatie konden zorgen – voorgoed verleden tijd zijn. Alles wordt immers beheerd in de omgeving van de softwareleverancier.

Omdat je geen systeembeheer of servers nodig hebt voor deze vorm van scan en herken, kun je overal werken. De functie ‘inkoopfactuurverwerking’ staat tot je beschikking als stroom uit een stopcontact. Bovendien hoef je je nooit meer zorgen te maken over verouderde versies, omdat het systeem altijd up-to-date wordt gehouden door de softwareleverancier. De kanttekeningen die sommige mensen plaatsen bij een onlineoplossing, hebben vrijwel altijd betrekking op veiligheid en beschikbaarheid. Kies daarom voor een betrouwbare partner; één die zich heeft bewezen in de markt en die goed samenwerkt met je huidige pakketleverancier. Ga dus nooit in zee met de eerste de beste aanbieder!

Aan de slag met scan en herken?

Ben je geïnteresseerd in een van deze drie oplossingen voor scan en herken? Bij WhiteVision kun je alle kanten uit. Neem gerust eens contact met ons op om de mogelijkheden op het gebied van scan en herken te bespreken!