Samenwerking tussen inkoop en finance: hoe optimaliseer je je processen?

De handen ineen! Wat levert een goede samenwerking tussen inkoop en finance op?

Waar inkoop zich richt op het verkrijgen van producten en diensten met een goede prijs-kwaliteitverhouding, is finance verantwoordelijk voor het waarborgen van een gezonde financiële bedrijfssituatie. Het is niet moeilijk om het verband tussen de twee afdelingen te zien. Finance bewaakt de financiële status quo van het bedrijf en inkoop neemt beslissingen omtrent leveranciers en contracten. Het is nuttig wanneer deze teams de handen ineenslaan en hun gezamenlijke processen zo goed mogelijk optimaliseren. Waarom? We bespreken twee belangrijke redenen.

1. Snel inzicht in uitgaven, inkomsten én eventuele afwijkingen

De inkoopafdeling staat in direct contact met leveranciers. Zij onderhandelt over prijzen en voorwaarden en neemt beslissingen die cruciaal zijn voor de bedrijfsvoering. De finance-afdeling zorgt dat deze beslissingen goed worden vastgelegd. Dat is essentieel, want je moet alle bedrijfsuitgaven goed vastleggen, verifiëren en boeken. Zo creëer je een duidelijk overzicht, waarmee je makkelijker ziet op welke punten besparing mogelijk is en hoe je budgetten optimaal kunt beheren. Ook reduceer je fouten — dubbele betalingen en weggeraakte facturen zijn véél minder aan de orde. Verwerk je inkooporderbevestigingen aan het begin van het proces, dan kan je eventuele afwijkingen bovendien vroeg signaleren. Denk aan prijsverschillen en onverwachte extra kosten. Als de finance-afdeling deze vrijwel direct na het afronden van de bestelling opmerkt, is er snel inzicht (en kun je dus snel eventuele aanvullende taken afwerken!).

2. Gezonde financiële situatie

Voor de continuïteit van een bedrijf is het belangrijk dat je een gezonde financiële situatie creëert en handhaaft. Daarom wil de gemiddelde finance-afdeling alle financiële handelingen nauwkeurig vastleggen. Zij registreert elke transactie en monitort budgetten nauwkeurig. De link met inkoop is duidelijk: deze afdeling koopt immers producten en diensten in. Zij moet dus leveranciers vergelijken, over contracten onderhandelen en leveringen bewaken. Wanneer de twee teams samenwerken, kunnen zij zorgen dat het bedrijf efficiënt opereert op financieel gebied. Het is makkelijker om overbodige kosten te vermijden en te anticiperen op financiële uitdagingen. Zo dragen ze significant bij aan een stabiele — en daarom gezonde — financiële situatie.

Welke processen kunnen een optimalisatieslag gebruiken?

Diverse processen zijn voor verbetering vatbaar. Zo kun je het hierboven beschreven proces rondom de verwerking van orderbevestigingen optimaliseren. Hoe? Door het te automatiseren, waarmee je de signalering van eventuele afwijkingen naar voren haalt. Een ander cruciaal proces waar beide afdelingen bij betrokken zijn, is inkoopfactuurverwerking. Traditioneel gezien is dit tijdrovend en foutgevoelig: hoe meer handmatige handelingen je verricht, hoe inefficiënter het proces. Als je facturen (deels) handmatig verwerkt, resulteert dit in problemen als overtypfouten, vertraagde fiattering, weggeraakte facturen en verlate betalingen. Ook hier is automatisering dé oplossing. Met een slimme oplossing beperk je handmatige handelingen tot een minimum. Je bespaart tijd, vermindert de foutkans, verhoogt de transparantie én creëert een helder financieel overzicht. Wanneer beide afdelingen het essentiële inkoopfactuurverwerkingsproces optimaliseren, kunnen zij de zaken veel beter stroomlijnen. We zetten de voordelen voor je op een rij!

• Efficiënter werken
  Minder handmatig repetitief werk betekent méér tijd voor uitdagende taken. Medewerkers worden daar gelukkiger van en voegen zo meer waarde toe voor de organisatie.
• Betere besluitvorming
  Wanneer beide afdelingen financieel inzicht en overzicht hebben, kunnen zij het beslissingsproces omtrent bedrijfsuitgaven optimaliseren.
• Minder fouten
  Een menselijke fout is zó gemaakt, zeker wanneer je urenlang gegevens overtypt. Een slimme totaaloplossing herkent factuurgegevens razendsnel en neemt je deze repetitieve taak dus uit handen. En met een factuur-matching-platform detecteer én elimineer je fouten veel gemakkelijker, omdat de software je automatisch een signaal geeft wanneer de inkooporder niet overeenkomt met de factuur.
• Kostenbesparing
  Als je menselijke fouten bij financiële transacties minimaliseert, voorkom je veel extra kosten (waaronder boetes voor betalingen die te laat zijn).

De gezamenlijke processen optimaliseren? Zó doe je dat!

Een factuur uitprinten, overtypen en (per mail óf zelfs nog handmatig) laten rondgaan om de nodige handtekeningen te verzamelen: dat proces wil je verbeteren. Want zo kunnen inkoop en finance gezamenlijk optrekken en op volle kracht vooruit.

Als je een optimaliseringsslag gedegen uitvoert en voor een betrouwbare totaaloplossing kiest, kun je een papierloze administratie opzetten. Daarvoor heb je een slimme oplossing nodig (om facturen te herkennen), maar ook goede workflow-software (om facturen te accorderen). Aanvullende functionaliteiten, zoals een matching-module voor het automatisch verwerken van orderbevestigingen, komen vaak ook goed van pas. Hoe vind je de oplossing die bij jóuw organisatie past? Stel jezelf in ieder geval de volgende vragen tijdens je zoektocht:

1. Aan welke voorwaarde moet een automatiseringsoplossing voldoen om de samenwerking tussen onze finance- en inkoopafdelingen te optimaliseren?
2. Wat is voor ons de juiste balans tussen kwaliteit, prijs en snelheid?
3. Koppelt de software met ons ERP-systeem? En zo ja, hebben de twee leveranciers een stevig partnership?
4. Is de leverancier van de oplossing betrouwbaar en begrijpt deze onze organisatiebehoeftes — op de korte én lange termijn?