Boekhoudsoftware mkb: realiseer procesoptimalisatie binnen je mkb-bedrijf in 3 stappen
Als mkb-onderneming wil je met een beperkt aantal medewerkers blijven draaien én groeien. Wanneer de omzet vermeerdert, is dat goed nieuws. Maar tegelijkertijd legt dit meer druk op de financiële administratie. Naast zaken als uitgaande facturen en de btw-aangifte moet deze nu nóg meer inkomende facturen verwerken. Gebeurt dit handmatig, dan gaat daar veel tijd in zitten. Die uren kan je — juist wanneer je groeit — beter gebruiken. Bovendien worden financieel-administratief medewerkers gelukkiger van werkzaamheden die meer uitdaging bieden dan repetitief overtypewerk. Hoog tijd om je te verdiepen in je automatiseringsoplossing.
Daarom heb je termen als ‘e-boekhouden’, ‘boekhoudsoftware mkb’, ‘beste boekhoudprogramma mkb’ en ‘onbeperkt boekhouden’ ingevoerd in Google. Maar er kwam meteen een stortvloed aan informatie op je af. En die leidde tot vragen: wat zijn precies de voordelen van online boekhouden voor mkb-ondernemers? Hoe optimaliseer je je processen met online boekhoudprogramma’s? En welke stappen moet je daar concreet voor zetten? In deze blogpost geven we de antwoorden die je zoekt!
Online boekhouden als mkb-bedrijf: waarom zou je dat doen?
Tijdens de pandemie hebben veel mkb-ondernemingen zich noodgedwongen verdiept in automatisering. Al gauw leek het merendeel niet meer zonder te kunnen. Een onderzoek van Xerox (NYSE: XRX) uit 2021 wijst uit dat 80% van de mkb-bedrijven meende sterker uit de pandemie te komen door processen en taken te automatiseren.
Begrijpelijk, want de financiële administratie van het gemiddelde mkb-bedrijf heeft het niet makkelijk. Medewerkers hebben het loeidruk met een diversiteit aan taken. Denk aan documentgegevens overtypen, handmatige controles uitvoeren en documenten van het ene bureau naar het andere brengen om handtekeningen te verzamelen. Daarbij zijn zij afhankelijk van het fysieke kantoor — wie bijvoorbeeld even een inkoopfactuur wil inzien, moet de uitpuilende archiefkast doorspitten.
Boekhoudsoftware lost veel op. Door je administratie te digitaliseren:
- Verwerk je inkomende documenten vlot en efficiënt, waardoor je tijd overhoudt voor meer uitdagende taken;
- Minimaliseer je de foutgevoeligheid, omdat er geen sprake meer is van (menselijke) overtypefouten;
- Verzamel je alle ontvangen documenten digitaal op één centrale plek, waardoor je ze altijd razendsnel kan naslaan.
Hoe realiseer je procesoptimalisatie met een boekhoudprogramma voor het mkb?
Je verdient de beperkte investering snel terug
Denk je dat een goed online boekhoudprogramma alleen is weggelegd voor grotere bedrijven? Gelukkig hoef je lang niet altijd torenhoge prijzen te betalen voor digitale oplossingen. Bovendien verdient een automatiseringsoplossing zich binnen de kortste keren terug. Je werkt immers veel efficiënter en sneller. En je raakt papieren documenten niet meer kwijt omdat je inkomende documentverwerking afhandelt in één digitaal platform.
Meer overzicht én inzicht
Als je de boekhouding digitaliseert, kan je te allen tijde bekijken waar je staat met je administratie. Deze is namelijk up-to-date. En goede boekhoudsoftware geeft je een overzicht van alle inkomsten en uitgaven. zodat je in één oogopslag ziet waar je bedrijf staat.
Medewerkers hebben meer ruimte om zich te ontwikkelen
Waar haalt een financieel-administratief medewerker écht voldoening uit: repetitief, handmatig werk óf een controlerende functie waarbij ook ruimte is voor meer uitdagende taken? De laatste variant, natuurlijk.
Mkb-bedrijven die met de beste boekhoudprogramma’s werken, zorgen dat hun financieel-administratief medewerkers zichzelf breder kunnen ontwikkelen en meer plezier halen uit hun baan. Verstandig, want tevreden medewerkers blijven vaak (langer) bij hun werkgever (wat essentieel is in de huidige arbeidsmarkt!) en zorgen voor tevreden klanten.
1. Leg een stevig fundament met je ERP-systeem
Allereerst heb je een stevige basis nodig van waaruit je alle cruciale processen coördineert. Er zijn diverse boekhoudprogramma’s die (startende) mkb’ers voor dit doeleinde kunnen gebruiken. Deze vallen allemaal onder de noemer ‘ERP-systeem’. Hiermee verkrijg je inzicht en overzicht. En daardoor krijg je grip op je processen.
Voordat je op zoek gaat, is het slim om te definiëren welke aspecten voordelig zijn voor jóuw organisatie. Ga vervolgens gericht op zoek naar een ERP-pakket dat aansluit op je behoeftes.
2. Bepaal welke koppelingen je nodig hebt
Een mkb-bedrijfsvoering kent veel administratieve nevenprocessen, onder andere op het gebied van hr, serviceonderhoud, buitendienstoptimalisatie, facilitymanagement of inkoopfactuurverwerking. Voor ERP-leveranciers zijn dergelijke processen vaak geen prioriteit. Zij focussen doorgaans op andere aspecten van het administratieproces en stemmen hun software daarop af.
Om álle aspecten van de boekhouding zo optimaal mogelijk te laten verlopen, kan je koppelingen gebruiken. Neem je ERP-systeem eens goed onder de loep en bepaal in welke opzichten dit jouw processen níet optimaliseert. Zo ontdek je van welke koppelingen jouw bedrijf zal profiteren.
Heb je dit eenmaal bepaald, vraag je ERP-leverancier dan gerust eens om advies. Veel ERP-leveranciers onderhouden partnerships met partijen die expertise bezitten rondom een specifiek administratieproces.
3. Realiseer een efficiëntieboost: automatiseer een financieel-administratief kernproces in 3 substappen
Op de financiële administratie is inkoopfactuurverwerking vaak een kernproces. Maar niet elk ERP-systeem bevat de benodigde functionaliteiten om dit vlot, efficiënt en gestroomlijnd te laten verlopen. Is dat het geval, dan kan je het proces met aanvullende software optimaliseren. Daarvoor zijn drie substappen mogelijk:
- Facturen-mailbox sorteren ‘op de automatische piloot’
Tref jij op maandagochtend of na vakanties een overvolle facturen-mailbox aan? Dan moet je alle inkoopfacturen éérst voorsorteren en -bewerken. Het gevolg: andere taken blijven veel te lang liggen. Dit proces optimaliseer je eenvoudig met een tool die dit handmatige werk van je overneemt. Een soort digitale postbode die de brief bij je bezorgt, opent én op de juiste plek neerzet. - Turen naar factuurgegevens? Niet als slimme software deze automatisch herkent!
Het overtypen van factuurgegevens is een tijdrovende, foutgevoelige taak. Met OCR-software (ook wel ‘scan- en herken-software’ genoemd) behoort deze tot het verleden. De software herkent zaken als factuurdatum, KvK-nummer en btw-bedrag en doet vervolgens een betrouwbaar boekingsvoorstel. Kies je voor slimme OCR-software, dan verloopt digitale factuurverwerking mettertijd nóg efficiënter en sneller. Je werkt namelijk met een zelflerend systeem dat gebruikmaakt van de kennis van de gebruikerscommunity. Ook spoort het fouten op facturen actief op. - Soepel fiatteren? Blijf ‘in de flow’ met workflow-software
Uitgeprinte facturen van bureau naar bureau laten gaan, goedkeurders herhaaldelijk vragen om een handtekening en de ondertekende documenten opbergen in papieren ordners: financieel-administratief medewerkers bij mkb-bedrijven weten hoe slepend en tijdrovend het fiatteringsproces kan zijn.Met workflow-software automatiseer je de handmatige handelingen die hiermee gepaard gaan. Dergelijke software zorgt namelijk dat facturen via een digitale weg langs de juiste personen gaan ter accordering. Vaak kan je aangeven dat het systeem facturen binnen een bepaalde categorie altijd aan dezelfde medewerkers moet voorleggen. Zij krijgen automatisch een signaal wanneer een factuur klaarstaat ter fiattering. Goedkeuring geven is zeer eenvoudig — dat doen ze via hun desktop of laptop, maar soms ook op hun tablet of smartphone (als de workflow-software gekoppeld is aan een app). De facturen komen uiteindelijk terecht in een digitaal archief, waar je ze altijd met één druk op de knop kan naslaan!
