Papierloos kantoor: 4 voordelen en 7 tips

Wie een papierloos kantoor heeft, sluit volledig aan op de huidige trend van papierloos werken. Maar de echte redenen waarom je een digitale administratie zou moeten voeren, hebben weinig met de hype te maken. Aan een papierloos kantoor kleven serieuze voordelen waarvan je organisatie kan profiteren. Wat houden deze precies in? En hoe zet je een papierloos kantoor op?

• Repeterende, eentonige werkzaamheden hoef je niet meer uit te voeren. Heb je een papierloos kantoor, dan is het bijvoorbeeld niet langer nodig om factuurgegevens over te typen. Slimme OCR-software herkent inkoopfacturen, zodat jij uitdagende taken kunt oppakken waarmee je meer waarde toevoegt voor je organisatie.

• Je raakt facturen nooit meer kwijt. Als je het proces van inkoopfactuurverwerking volledig digitaliseert, heb je een betrouwbare administratie. Je behoudt gemakkelijk het overzicht. Wil je weten waar een factuur zich bevindt, dan kun je hier altijd met één muisklik achter komen.

• Je profiteert van een efficiënter, sneller fiatteringsproces. Werk je met workflow-software, dan gaan inkoopfacturen automatisch langs alle goedkeurders. Je kunt vaste momenten instellen waarop het systeem reminders verstuurt, zodat jij je hier niet mee bezig hoeft te houden. En aan het proces komt geen velletje papier te pas!

• In een digitaal archief vind je facturen met één druk op de knop terug. Kasten vol uitpuilende factuurmappen zijn met een papierloos kantoor verleden tijd. Als je een factuur wilt naslaan, kun je deze – inclusief notities en bonnen – heel eenvoudig tevoorschijn halen in je systeem.

Overstappen op digitale factuurverwerking: 7 tips

Wil je aan de slag met een papierloos kantoor? Start dan met het automatiseren van je inkoopfactuurverwerkingsproces. Een goed begin is het halve werk – zeker wanneer je een solide digitale administratie wilt voeren. Daarom helpen we je graag op weg met 7 praktische tips!

1. Verwerk papieren facturen systematisch
   Wil je overstappen op een papierloos kantoor? Dan moet je de papieren facturen die je ontvangt, systematisch omzetten in digitale versies. Als je elke factuur individueel aanbiedt op een scanner, ben je veel tijd kwijt. Slimme software neemt je een groot deel van het werk uit handen. Hiermee scan je een stapel inkoopfacturen zeer snel om ze vervolgens op eenvoudige wijze op te splitsen in losse documenten. Heb je facturen per ongeluk ondersteboven of in de verkeerde volgorde gescand? Met slimme software kun je de gescande documenten direct bekijken en aanpassen voordat je ze als bijlage opslaat in je ERP-systeem of archief.
   
2. Combineer ‘papier’ en ‘digitaal’ tot één document
   Wil je een papieren document samen met een digitale bijlage opslaan in je digitale archief? Dan moet je 2 verschillende documenttypes combineren. Dit doe je met behulp van slimme scansoftware. Hiermee sleep je per mail ontvangen bijlages rechtstreeks naar de juiste plek, waar je ze gemakkelijk combineert met je gescande documenten.
3. Kies voor slimme OCR-software
   Als je af wilt van al het papierwerk in je organisatie, doe je dit onder andere omdat je efficiënter wilt werken. In dat kader is het cruciaal om te kiezen voor een goed OCR-systeem dat je helpt bij het automatisch verwerken van inkoopfacturen (lees hier meer over in onze blog ‘Wat is OCR‘). Ga je voor slimme OCR-software, dan elimineer je niet alleen papier, maar ook repeterend handmatig werk. Deze software bekijkt namelijk waar de waarden op je inkoopfactuur staan én is zelflerend. Dit betekent dat je het systeem als gebruiker kunt trainen, zodat het bepaalde kennis de volgende keer kan toepassen op een soortgelijk document.
4. Ga voor gebruiksvriendelijkheid
   Als je écht gaat voor een papierloos kantoor, moeten jij en je collega’s waarschijnlijk over een virtuele drempel heen stappen. Het is niet altijd even eenvoudig om een vertrouwde (papieren) werkwijze los te laten. Wil je de overstap vergemakkelijken, kies dan voor een gebruiksvriendelijk digitaal systeem waarmee iedereen snel kan leren werken. Zo worden de voordelen direct duidelijk. Eventuele weerzin verdwijnt daardoor als sneeuw voor de zon!
5. Vraag toeleveranciers om facturen digitaal aan te leveren
   Wil je volledig papierloos werken, dan moeten je toeleveranciers je een handje helpen. Daarin kun jij ze sturen. Tegenwoordig is het steeds normaler om facturen digitaal te versturen, maar sommige toeleveranciers werken toch nog liever met papier. Als je je inkoopfactuurverwerking volledig wilt digitaliseren, moet je hen een beetje ‘opvoeden’. Creëer een facturenmailbox en vertel je toeleveranciers dat je voortaan alleen nog facturen per mail accepteert. Krijg je vervolgens te maken met een stroom aan e-mailberichten, dan kun je het voorsorteren en -bewerken daarvan gemakkelijk automatiseren met een handige tool als de SMART E-mail-handler.
6. Ga bewust om met een digitaal archief
   Steeds meer bedrijven omarmen digitale factuurverwerking. Maar het digitaal archiveren van inkoopfacturen is vaak nog een heikel punt. Want mág je eigenlijk wel een digitaal archief opzetten? En zo ja, hoe doe je dit dan? Om in een papierloos kantoor te werken, moet je je hierin verdiepen. Je mag facturen digitaal bewaren, maar dan moet je wel aan een reeks wettelijke eisen voldoen. Natuurlijk kost het wat tijd om alles goed uit te zoeken, maar dit loont de moeite. Heb je eenmaal een papierloos kantoor, dan werk je immers véél sneller en efficiënter dan voorheen.
7. Kies voor een digitale workflow om facturen snel te fiatteren
   Als je inkoopfacturen digitaal verwerkt en boekt, is het niet handig dat je ze vervolgens moet uitprinten om de benodigde handtekeningen in het fiatteringsproces te verzamelen. Dan heb je nóg niet het papierloze kantoor waarnaar je streeft. Betrouwbare workflow-software zorgt ervoor dat facturen automatisch worden verstuurd naar de juiste goedkeurders, die altijd en overal hun akkoord kunnen geven. Jij hebt geen omkijken meer naar het proces, dat aanzienlijk sneller en soepeler verloopt!