Wat is erger: een stapel papieren of een stapel e-mails?

Blogs 2019

Toen wij ruim 13 jaar geleden startten met een oplossing voor het verwerken van inkoopfacturen, werd één pijnpunt van klanten ons snel duidelijk: de stapels papieren facturen die iedere dag binnenkwamen. Soms ontvingen ze postzakken vol keurig dichtgeplakte enveloppen, waarin (2-3 keer gevouwen) geniete facturen zaten. Nu kunnen we ons nauwelijks nog voorstellen hoe arbeidsintensief het was om zulke documenten klaar te maken voor verwerking. Na het openen van al die enveloppen en het verwijderen van de nietjes was je soms uren verder – en dan moest je de facturen nog kopiëren, perforeren en opbergen in een ordner.

Met de komst van e-mail en pdf is dit proces gelukkig geleidelijk aan verdwenen. Maar er is een uitdaging voor in de plaats gekomen die misschien wel nóg groter is: een overweldigende stroom aan e-mailberichten die ook voorwerk vragen. Bijbehorende taken zijn het sorteren en voorbereiden van e-mails om deze vast te leggen in je financiële systeem of digitale archief. Voor velen een forse klus – tot vandaag. Want met trots introduceren wij de WhiteVision E-mail-handler, die je leven in dit opzicht een stuk gemakkelijker maakt!

Wat doet de WhiteVision E-mail-handler precies?

Kort gezegd: de E-mail-handler maakt een eind aan het handmatige voorwerk dat nodig is om inkomende e-mailberichten automatisch te verwerken in een herkennings- of workflowsysteem. Het systeem kan het hele proces volledig automatisch overnemen, waardoor inkomende e-mailberichten automatisch worden klaargezet om te worden verwerkt. Zo zet de E-mail-handler betalingsherinneringen en andere niet-facturen in een apart mapje, combineert hij losse bijlages tot 1 pdf-bestand en splitst hij ze op als dat nodig is. Vervolgens zijn ze klaar om te worden ingelezen in je OCR- of Workflow-systeem.

Slimme oplossing: train het systeem!

Omdat de E-mail-handler gebruikmaakt van dezelfde technologie als WhiteVisions SMART-OCR-oplossing, is ook deze zelflerend. Dit betekent dat de ervaring van je medegebruikers automatisch inzetbaar is voor jou.

Maar je kunt de E-mail-handler als gebruiker ook feedback geven. Weet het systeem niet precies hoe het met een bepaalde betalingsherinnering moet omgaan? Dan vraagt het jou om hulp. De software onthoudt dit voor de volgende keer.

Met de E-mail-handler aan de slag: hoe werkt dat?

De E-mail-handler is een webapplicatie, dus je hoeft er geen software voor te installeren. Daardoor ben je snel operationeel – het configureren van de software is nét zo makkelijk als het aanmaken van een Netflix-account! Gebruik je al een ander OCR- of workflowsysteem dan dat van WhiteVision? Geen probleem. Ook jij kunt de E-mail-handler gebruiken. De software sluit aan op onze eigen oplossingen én op concurrerende systemen.

Wil je meer weten over de E-mail-handler? Of wil je er direct mee aan de slag? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan.

offerte aanvragen

 

 

Meer weten?

Onze meest gelezen blogs

Alleen voor multinationals?

Inkoopfacturen digitaal verwerken:
niet alleen voor multinationals!

lees blog

Wil jij ook tijd besparen in 2019?

In vijf stappen naar een effectieve administratie!

lees blog

Terugblik 2018 / vooruitblik 2019

Constructief groeien en klanten binden met innoverende producten.

lees blog