Van papier naar digitaal: 5 tips voor het scannen van inkoopfacturen

Steeds meer leveranciers versturen hun facturen tegenwoordig digitaal. Maar ondanks deze opwaartse trend zal er altijd een stroom inkoopfacturen op papier blijven binnenkomen. Hoe ga je hier efficiënt mee om?

Scannende kopieermachine: dé oplossing of slechts een verbetering?

De meeste bedrijven beschikken over een kopieermachine die tevens kan printen en scannen. Een dergelijk apparaat levert vaak een kwalitatief hoge scan in de vorm van een pdf-document, dat uitermate geschikt is om digitaal te verwerken. Meestal is het mogelijk om een complete set documenten in een keer te scannen naar je e-mail of netwerkschijf, waar al je gescande documenten vervolgens in één pdf-document bij elkaar staan.

Een nadeel is nog wel dat al je verschillende documenten vaak in één pdf-document staan opgeslagen onder een onherkenbare bestandsnaam. En heb je tien verschillende facturen, dan dien je tien aparte scanopdrachten te geven. Gelukkig hoeft het verwerken van inkomende papieren facturen niet zo tijdrovend en inefficiënt te zijn. In deze blog geven we je vijf tips om het digitaal verwerken van je papieren inkoopfacturen gemakkelijk te maken!

1. Scan de stapel in één keer en pagineer op je werkplek

Elke factuur individueel aanbieden op een scanner is een omslachtig en tijdrovend proces. Maak daarom gebruik van slimme software. Hiermee kun je een stapel documenten snel en eenvoudig scannen om deze daarna – op je werkplek – middels enkele simpele handelingen op te splitsen in losse documenten.

2. Controleer de scans nog even voor je ze verwerkt

Heb je documenten per ongeluk ondersteboven, achterstevoren of in de verkeerde volgorde gescand? Dan is het wel zo handig én belangrijk om je vergissing snel te corrigeren, zodat je het resulterende pdf-document alsnog op de juiste wijze in je administratie kunt vastleggen. Slimme software zorgt ervoor dat je gescande documenten niet alleen eenvoudig kunt bekijken, maar ook dat je de volgorde ervan kunt aanpassen vóórdat je ze als bijlage opslaat in je factuurverwerkingssysteem of archief. Lege pagina’s worden automatisch verwijderd.

3. Zorg dat je ‘papier’ en ‘digitaal’ eenvoudig kunt combineren tot één document

Soms komt het voor dat je een papieren document met een digitale bijlage wilt opslaan. In dat geval wil je de twee verschillende documenttypes gemakkelijk kunnen combineren. Slimme scansoftware maakt dit mogelijk: je kunt per mail ontvangen bijlagen rechtstreeks naar de juiste plek slepen en gemakkelijk combineren met gescande documenten.

4. Inkoopfacturen scannen maar óók mailen

Wil je een stapel inkoopfacturen scannen en vervolgens een specifieke pagina of een bepaald document alvast per e-mail voorleggen aan een collega of aan de afzender? Dan wil je dit natuurlijk graag in één handeling kunnen doen. Gebruik je slimme software, dan hoef je de betreffende gescande pagina(’s) enkel aan te klikken om deze direct via e-mail te versturen. Zo werk je snel en efficiënt.

5. Toch een bureauscanner nodig? Gebruik beide of maak een foto!

Soms ontvang je documenten die van slechte kwaliteit zijn of een afwijkend formaat hebben. Zet je een bureauscanner in, dan los je de potentiële problemen die hieruit kunnen voortvloeien in een handomdraai op: documenten in afwijkende formaten of papieren die scheuren bevatten, worden op een goede manier gescand. Om dit te bewerkstelligen is het wel van groot belang dat je de juiste software bij de scanner koopt of krijgt. Deze kan het apparaat namelijk aansturen. Je kunt natuurlijk ook een foto maken en deze combineren met de scans.