Voordelen van het automatisch verwerken van orderbevestigingen (+ voorbeeld)
Het bijhouden van inkooporders en orderbevestigingen kan een complex en tijdrovend proces zijn voor bedrijven van elke omvang. Het is belangrijk om te weten welke orders zijn geplaatst, welke producten of diensten worden geleverd en wanneer ze worden geleverd. Daarnaast is het essentieel om ervoor te zorgen dat de prijzen, aantallen en leverdata overeenkomen tussen de inkooporder en de orderbevestiging. Wanneer er op de orderadministratie een afwijking wordt ontdekt is het een tijdrovende taak dit te corrigeren in je ERP-systeem. Met het digitaal verwerken van orders kunnen bedrijven dit proces automatiseren en direct overzicht krijgen over hun projecten.
Snel reageren op veranderingen in inkooporders en orderbevestigingen
Een van de belangrijkste voordelen van een overzichtelijke projectadministratie is de mogelijkheid om snel te reageren op veranderingen in de inkooporders en orderbevestigingen. Wanneer bedrijven handmatig gegevens moeten invoeren en vergelijken, kan het proces lang duren en kan het moeilijk zijn om afwijkingen of fouten op te sporen. Met het automatisch verwerken van orderbevestigingen kunnen bedrijven digitaal en snel alle relevante informatie van de orderbevestiging lezen en deze vergelijken met de inkooporder. Als er afwijkingen zijn, wordt het bedrijf hiervan op de hoogte gesteld waardoor er tijdig kan worden ingegrepen en onnodige kosten (en fouten) kunnen worden voorkomen. Bij deze controle is het ook mogelijk om informatie bij te werken naar je ERP-systeem.
Beter plannen en beheren van projecten
Een ander voordeel van een overzichtelijke projectadministratie is de mogelijkheid om projecten beter te beheren en te plannen. Met de automatische orderbevestigingsverwerking kunnen bedrijven direct updates krijgen over de status van hun projecten en kunnen ze op basis hiervan beslissingen nemen over de toekomstige planning en budgettering. Dit kan helpen bij het minimaliseren van fouten en het maximaliseren van de efficiëntie van de projecten.
Vermindering van werkdruk voor medewerkers
Het verwerken van orderbevestigingen en andere inkomende documenten kan enorm veel uren in beslag nemen. Je moet de gegevens immers regel voor regel — en cijfer voor cijfer — controleren. Dat is een tijdrovende klus. Kom je handen tekort, dan zorgt dit voor extra veel werkdruk onder werknemers op de orderadministratie. Want juist daar is het cruciaal om de doorlooptijden zo kort mogelijk te houden en overzicht te behouden.
Met het in gebruik nemen van automatische orderbevestigingsverwerking kan de werkdruk verminderen voor medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van inkooporders en orderbevestigingen. Door deze taken te automatiseren, kunnen medewerkers zich concentreren op andere belangrijke taken en kunnen ze hun tijd beter gebruiken.
Voorbeeld van automatische matching met orderbevestiging
Met slimme software om inkooporders te matchen met orderbevestigingen kun je deze volledig automatisch verwerken. Kloppen een van de gegevens niet of is er een afwijking gevonden op het aantal, de prijs óf leverdatum? Dan geeft de software dit aan en zie je direct de verschillen tussen de inkooporder en de orderbevestiging. Zo heb jij altijd overzicht in projecten en kun je dit tijdig intern of met de klant overleggen.
Door te werken met automatische orderbevestigingsverwerking kunnen organisaties direct overzicht krijgen over projecten en snel reageren op veranderingen in inkooporders en orderbevestigingen. Dit kan helpen bij het minimaliseren van fouten en kosten, het maximaliseren van de efficiëntie van de projecten en het verminderen van de werkdruk voor medewerkers.
