OCR-software: het ‘wat’, ‘hoe’ en ‘waarom’ van scan en herken

‘OCR’, ‘Optical Character Recognition’, ‘optische tekenherkenning’, ‘software OCR’, ‘scan en herken‘: de termen omtrent documentherkenning vliegen je om de oren — en waarschijnlijk heb je ze inmiddels allemaal weleens gegoogeld. Maar de informatie rondom het onderwerp is vaak technisch en subjectief, waardoor het moeilijk is om een goed beeld te krijgen van OCR. Waar vind je de uitleg die je zoekt?

Op deze pagina zetten we alle belangrijke vragen en antwoorden omtrent OCR-software voor je op een rij!

De basis van OCR-software: optische tekenherkenning begrijpen

Benieuwd naar het principe achter OCR en de voordelen die jij uit OCR-software kan halen? In deze sectie gaan we daar dieper op in.

Wat is OCR (Optical Character Recognition) en hoe werkt het?

‘OCR’ staat voor ‘Optical Character Recognition’. Dit is een techniek waarmee de computer letters, cijfers en leestekens van een plaatje afleest. Je gebruikt OCR-software om papieren documenten en boekwerken om te zetten tot bewerkbare digitale versies die je uiteindelijk kan archiveren. Denk aan formulieren, contracten, brieven, rapporten, artikelen en handleidingen.

OCR werkt op basis van patroonherkenning. Na de tekst te hebben gescand en herkend als afbeelding haalt OCR-software letters, cijfers en leestekens uit het plaatje op pixelniveau. Hieruit komen woorden en tekst. Als je dus een papieren document (zoals een inkoopfactuur) scant, kan OCR-software dit héél snel transformeren tot een doorzoekbaar digitaal document.

Meer weten? Lees onze blogs ‘Wat is OCR?‘ en ‘Hoe werkt OCR?‘

Wat is een OCR-programma en wat kan je ermee?

De basisfunctie van OCR-software is het doorzoekbaar maken van documenten. Een OCR-programma bekijkt waar de waarden op een document staan en herkent deze. Maar er bestaan verschillende systemen. Reguliere OCR-oplossingen herkennen volgens templates. Staat één element een keer op een andere plek (bijvoorbeeld wanneer de datum van links naar rechts is verplaatst), dan werkt de OCR-tekstherkenning niet meer. Als gebruiker zal je dan een handmatige aanpassing moeten doen. Een geavanceerd OCR-programma kan tekst interpreteren zoals een mens dat zou doen en voorziet je daarom van specifieke informatie. Dat heeft veel toegevoegde waarde in administratieve processen als inkoopfactuurverwerking.

Goede OCR-software minimaliseert repetitieve, eentonige werkzaamheden. Dit betekent dat financieel-administratief medewerkers tijd overhouden voor uitdagende, leuke taken waarmee ze meer waarde toevoegen voor de organisatie. Bovendien gaat het foutgehalte flink omlaag, omdat een OCR-programma (menselijk) overtypewerk elimineert.

Wat hebben ‘scan en herken’ en OCR-software met elkaar te maken?

Als je inkoopfacturen en andere inkomende documenten wilt digitaliseren, heb je scan- en herken-software (in het Engels: ‘recognition software’) nodig. Dit is een oplossing voor documentherkenning. Maar wat is dat precies?

Veel mensen denken dat het bij documentherkenning gaat om een proces waarbij je een plaatje inscant dat vervolgens in je administratie terechtkomt. Dat is niet onjuist, maar er komt veel meer bij kijken: scan- en herken-software zet het gescande plaatje automatisch om in data, die je terugziet in je ERP-systeem.

Is dit niet precies hetzelfde als wat een OCR-programma doet? Dat klopt. ‘Scan- en herken-software’ is dan ook een synoniem voor ‘OCR-software’.

Een tekst scannen met OCR en digitaal verwerken: hoe werkt dat?

Op de financiële administratie wil je gescande en pdf-documenten converteren tot digitale versies die je kan bewerken en archiveren. Daarvoor kan je het best een slim OCR-programma gebruiken. Dit herkent gegevens op pdf-documenten en interpreteert deze om een logisch resultaat te presenteren.

Staan er bijvoorbeeld zes cijfers achter het woord ‘factuurnummer’, dan begrijpt een OCR-programma de context. Het herkent de cijfers als het factuurnummer en vult dit voor je in. Jij hoeft het geautomatiseerde voorstel vervolgens alleen nog te controleren. Het is dus niet meer nodig om de afzonderlijke velden handmatig in te vullen wanneer je een pdf-document verwerkt.

Wat is het verband tussen OCR, pdf-bestanden en afbeeldingen?

OCR-software wordt vaak gebruikt om inkoopfacturen, werkbonnen, declaraties, servicemeldingen en hr-dossiers uit te lezen. Dit zijn namelijk vaak pdf-bestanden die financieel-administratief medewerkers van oudsher overtypen.

Als je een pdf-bestand uitleest met OCR, hoef je deze tijdrovende, foutgevoelige taak niet uit te voeren. De OCR-software converteert ingescande afbeeldingen automatisch tot data die in je ERP-systeem terechtkomen. Slimme OCR-software interpreteert het document en doet een boekingsvoorstel dat jij enkel nog even hoeft te controleren.

Kan je met OCR-software alleen facturen of ook andere documenten verwerken?

In de meeste gevallen zetten organisaties OCR-software in om inkoopfacturen te verwerken. Maar in principe kan je met OCR-technologie alle inkomende documenten verwerken.

Veelvoorkomende document-types die je in principe ook met OCR-software kan verwerken, zijn opdrachtbevestigingen, bestellingen en declaraties. Zorg wel dat je kiest voor een slimme totaaloplossing (‘scan en herken‘ plús workflow ) die naadloos integreert met je ERP-systeem.

Waarom werkt OCR niet foutloos?

Wanneer een bepaald veld op een document afwijkt, kan het voorkomen dat het OCR-systeem dit niet direct herkent. In zulke gevallen is het belangrijk wat voor soort OCR-software je gebruikt.

Bij een reguliere variant moet je allerlei handelingen verrichten. Zo is het nodig om het systeem bij elke leverancier opnieuw te trainen en templates aan te maken.

Gebruik je echter slimme, zelflerende OCR-software, dan start je met een hele hoge herkenning (óók bij een nieuwe leverancier). Mettertijd worden de resultaten steeds beter — zonder dat jij hier iets voor hoeft te doen. Als het systeem bepaalde documentgegevens eens niet meteen herkent, kan je simpelweg aanklikken wat het had moeten herkennen. De software leert en onthoudt dit, zodat het de volgende keer wel in één keer goed gaat en deelt de opgedane kennis binnen de gebruikerscommunity. Alle gebruikers profiteren hiervan en het systeem wordt daardoor steeds slimmer Bovendien hoef je geen templates aan te maken, waardoor je tijdbesparing optimaal is.

Wat is de toekomst van OCR?

Toekomstbestendige OCR-software biedt een oplossing voor de uitdagingen van vandaag en morgen. Met een solide OCR-systeem kan je:

De grote diversiteit aan inkomende documenten (van e-mailberichten en pdf-bestanden tot e-facturen) terugbrengen tot één universele stroom. Het systeem zorgt voor het interpreteerbaar maken van de diverse type documenten.
Facturen met een XML-bestand op een uniforme manier verwerken en boeken. Een goede OCR-oplossing leest het bestand in en koppelt de ingelezen waarden aan de informatie op de factuur. Bovendien heeft zij een groot aantal interfaces om de verschillende marktstandaarden aan te kunnen.
Facturen met verschillende presentatievormen laten interpreteren. E-facturen hebben niet altijd dezelfde lay-out als traditionele inkoopfacturen. Een goede scan- en herken-oplossing houdt rekening met het feit dat we steeds meer te maken krijgen met nieuwe presentatievormen.
Niet alleen inkoopfacturen, maar ook andere documenten verwerken. Denk aan declaraties, serviceaanvragen, formulieren en aflever- of pakbonnen.
Hybride aanlevervormen aan. Moet je bijvoorbeeld een binnengekomen e-factuur combineren met een pakbon in pdf-formaat, dan heb je een hybride OCR-oplossing nodig die dit op een eenvoudige manier voor je regelt.

Whitepaper: De toekomst van inkoopfactuurverwerking

Wil jij ervoor zorgen dat je administratieve processen efficiënt, gestroomlijnd en eenvoudig blijven verlopen? Download dan nu het whitepaper en lees onder meer over de automatisering van processen, waardoor flexibel werken mogelijk wordt gemaakt.

Goede OCR-software: zó scheid je het kaf van het koren

OCR-software is in allerlei soorten en maten beschikbaar. Voordat je bepaalt met welke oplossing jij wilt werken, is het belangrijk om te begrijpen hoe een goed OCR-programma eruitziet. Dat lichten we toe in deze sectie.

Wat zijn de voordelen van OCR-software?

Een goede OCR-oplossing levert veel voordelen op. We zetten de belangrijkste vier voor je op een rij!

Je verwerkt inkoopfacturen sneller zonder handmatige handelingen
Slimme OCR-software herkent direct de factuurgegevens. Jij hoeft enkel een controle uit te voeren, waarna je de factuur kan boeken. Zo houd je tijd over voor uitdagende taken waarmee je écht waarde toevoegt voor de organisatie.
Je coördineert de stroom van inkomende facturen eenvoudig
Papieren facturen worden (nadat je deze hebt ingescand) omgezet in pdf-bestanden; per mail ontvangen pdf-facturen worden meteen herkend en omgezet in XML-bestanden.
Je profiteert van een lagere foutgevoeligheid
Omdat het OCR-systeem factuurgegevens herkent en inleest, hoef jij geen informatie meer over te typen. Dit betekent dat typefouten tot het verleden behoren!
Verwerkte documenten vind je eenvoudig terug in een digitaal archief
Met één druk op de knop haal je een gearchiveerd document tevoorschijn. Werk je met een goede OCR-oplossing, dan krijg je direct alle communicatie omtrent dit document te zien.

Welke soorten OCR-software zijn er?

Zoek je een automatiseringsoplossing waarmee je efficiënter kan werken op de financiële administratie? Dan wil je natuurlijk alleen met de beste OCR-software werken. Maar wanneer je het aanbod bekijkt, zie je door de bomen het bos niet meer. Scan- en herken-software vergelijken is geen makkelijke taak. Als je wilt bepalen welke oplossing geschikt is voor jou, moet je weten welke soorten OCR-software er zijn. Hieronder leggen we het uit!

Gratis OCR-software

Veel partijen bieden gratis OCR-software aan. Vaak is de software in diverse talen beschikbaar en geschiedt de herkenning binnen een fractie van een seconde. Handig? Meestal niet. Je kan doorgaans weinig met het resultaat, omdat je één grote brei aan tekst terugkrijgt. Gratis OCR-software heeft niet het vermogen om data te interpreteren. En dat is nu juist zo belangrijk als je tijd wilt besparen en efficiënter wilt werken.

Reguliere OCR-software

Stel je eens een fysiek document voor waarin je rechthoeken knipt op plekken waar bijvoorbeeld een factuurdatum, KvK-nummer en btw-nummer staan. Dit template kan je de volgende keer heel makkelijk over een factuur van dezelfde leverancier heen leggen. Deze klassieke methode wordt digitaal toegepast door reguliere OCR-software.

Met dit systeem bespaar je tijd, maar het kent ook zijn beperkingen. De OCR-software zal de factuurdatum bijvoorbeeld niet herkennen wanneer deze niet op de plek staat waar een rechthoekje in de template is ‘geknipt’. Als één leverancier facturen met verschillende lay-outs verstuurt, moet je dus telkens nieuwe templates aanmaken. Dat kan een heel karwei zijn!

Slimme OCR-software

De volgende stap op OCR-gebied is slimme OCR-software. Deze is zo intelligent dat hij documenten kan interpreteren zoals een mens dit zou doen. Wanneer een factuurdatum bijvoorbeeld op een bepaalde plek staat en uit bepaalde waarden bestaat, kan je het systeem feedback geven om bij elke factuur in de buurt van die plek naar deze waarden te zoeken. Ook bekijkt slimme OCR-software hoe gebruikers met de voorgestelde waarden omgaan. Op basis daarvan wordt het systeem automatisch aangepast, want het is zelflerend.

Daarnaast past slimme OCR-software de opgedane kennis toe binnen de hele . Daar profiteer je vanaf dag één van!

Kan ik met OCR-software altijd volledig papierloos werken?

Als je de zaken gedegen aanpakt en voor een betrouwbare totaaloplossing kiest, kan je een papierloze administratie opzetten. Deze bestaat uit slimme OCR-software (hiermee kan je facturen digitaal verwerken) en workflow-software (deze gebruik je om facturen te accorderen).

Wat zo’n totaaloplossing je oplevert? Een factuur uitprinten, overtypen, laten rondgaan ter fiattering en archiveren in een fysieke map behoort tot het verleden. Ook hoef je geen zoekwerk meer te verrichten. Je haalt elke factuur namelijk met één druk op de knop tevoorschijn.

Is OCR-software nog wel nodig nu e-facturatie in opkomst is?

De belofte van e-facturatie is dat je facturen in de toekomst rechtstreeks kan verwerken in ERP-oplossingen. Zo wordt de gehele keten tussen opdrachtgever en leverancier volledig geautomatiseerd. Maar zover is het nog lang niet. Er is een aanzienlijke stroom van facturen die níet aan XML-standaarden voldoen — en die zal voorlopig blijven bestaan.

Een slimme totaaloplossing biedt nu én in de toekomst uitkomst. Hiermee kan je inkomende documenten snel en gemakkelijk verwerken. Ook facturen in XML-formaat verwerk je in rap tempo — met een nóg grotere nauwkeurigheid.

OCR-software in de praktijk: op zoek naar dé oplossing voor jou

Wil je werken met een OCR-oplossing die echt bij jouw organisatie past? Gebruik de antwoorden op onderstaande vragen als leidraad bij je zoektocht.

Hoe vind ik de beste OCR-software voor mijn organisatie?

Wanneer je op zoek gaat naar de OCR-software die het meest geschikt is voor jouw organisatie, is het handig om een leidraad te hebben. Tijdens je zoektocht kan je jezelf de volgende vragen stellen:

Aan welke voorwaarden moet OCR-software voldoen?
Wat is voor jou de juiste balans tussen kwaliteit, snelheid en prijs?
Begrijpt de OCR-leverancier de behoeftes van onze organisatie op de korte én lange termijn?
Is de OCR-leverancier betrouwbaar?
Koppelt de OCR-software met ons ERP-pakket? Zo ja, hebben de twee leveranciers een sterk partnership?

Meer tips nodig? Lees alles over do’s-and-don’ts bij het uitzoeken van een OCR-leverancier. Bekijk ook even onze 3 tips voor het vinden van de beste scan- en herken-software.

Welke processen kan ik verbeteren met OCR-software?

Met goede OCR-software kan je allereerst overstappen op papierloos werken. Daarnaast kan je inkomende facturen automatisch inlezen. Eventueel is het ook mogelijk om een UBL-connector te gebruiken voor elke UBL-factuur die je ontvangt. En als je een totaaloplossing gebruikt die OCR- én workflow-software biedt, kan je het fiatteringsproces van facturen sneller, eenvoudiger en gestroomlijnder laten verlopen.

Gebruik je eenmaal een scan- en herken-oplossing, dan kan je een stapje verder gaan op het gebied van procesverbetering. Zo is het mogelijk om een tool te gebruiken die de voorsortering en -bewerking van per e-mail binnengekomen facturen 24/7 afhandelt, zodat jij altijd een lege facturenmailbox aantreft. Ook kan je een extra efficiëntieslag maken door de regels van facturen automatisch te laten herkennen.

Wil je concreet aan de slag met procesverbetering? Doe je voordeel met onze 3 tips voor het verbeteren van administratieve processen of lees de mini-gids voor het optimaliseren van je administratie

Aan welke voorwaarden voldoet een betrouwbare OCR-leverancier?

Een betrouwbare OCR-leverancier:

Biedt een product met een bewezen staat van dienst dat aansluit op jouw behoeftes.
Heeft aantoonbare ervaring (bekijk referenties, klantcases en reviews!).
Communiceert op zeer transparante wijze — zowel op de website als tijdens de offertefase legt de leverancier helder uit wat je van de OCR-oplossing kan verwachten.
Biedt een verregaande koppeling met jouw ERP-systeem — als de twee partijen een nauw partnership onderhouden, weet je zeker dat de systemen naadloos op elkaar aansluiten en dat je bij eventuele vragen of problemen niet van het kastje naar de muur wordt gestuurd.
Doet aan continue doorontwikkeling en heeft als einddoel om je te laten ‘boekhouden met het licht uit‘.
Helpt je in de dagelijkse praktijk vlekkeloos te werken met de OCR-oplossing middels een betrokken, deskundige supportafdeling.

Meer weten? Lees onze blog ‘Wat kun je verwachten van een goede scan- en herken-partij?’

Aan de slag met OCR-software?

Vind jij alleen de beste OCR-software goed genoeg voor je organisatie? Kies dan voor een unieke, betrouwbare oplossing die volledig gericht is op de gebruiker. WhiteVision helpt je graag efficiënter en leuker te werken. Wij gaan uit van je huidige werkwijze en nemen alle belangen binnen je organisatie in acht. Bel of mail ons direct om de mogelijkheden te bespreken, óf vul eenvoudig onderstaand formulier in voor een vrijblijvende demo. We nemen dan zo snel mogelijk contact met je op.