Tips ontvangen?

OCR-software en digitale factuurverwerking: wat is een ‘slim’ OCR-systeem?

Blogs 2019

Dat digitale factuurverwerking met OCR-software je veel tijd kan besparen, weet het gros van de bedrijven inmiddels wel. Een goede scan- en herken-oplossing zorgt er immers voor dat medewerkers op de financiële administratie meer tijd overhouden voor taken waarmee zij écht waarde kunnen toevoegen voor de organisatie. Maar waarop moet je nu eigenlijk letten wanneer je op zoek gaat naar een oplossing? En waarom zou je slimme OCR-software moeten verkiezen boven zijn ‘reguliere’ tegenhanger?

Wat doet OCR-software in het digitale factuurverwerkingsproces?

In onze blog ‘Wat is OCR?‘ leggen we uitgebreid uit wat OCR-software precies is. Kort gezegd doet een OCR-oplossing het volgende: zij bekijkt wáár de waarden op een document (zoals een inkoopfactuur) staan, waarbij gebruikers haar kunnen trainen om deze kennis de volgende keer op een soortgelijk document toe te passen. In de analoge wereld zou je het als volgt kunnen zien: je knipt rechthoeken in een document op de plekken waar bijvoorbeeld een factuurdatum, btw-nummer en KvK-nummer staan, zodat je dit template de volgende keer heel makkelijk over een factuur van dezelfde leverancier heen kunt leggen.

Deze klassieke methode, die is ontwikkeld in het kader van digitale factuurverwerking, wordt toegepast door ‘reguliere’ OCR-software.

Reguliere versus slimme OCR-software: wat zijn de 3 verschillen?

 

Slimme OCR-software is de volgende stap op OCR-gebied. Er zijn 3 belangrijke verschillen met reguliere OCR-software:

 

  1. Slimme OCR-software werkt níet met een vast template. De software is zo intelligent dat hij de factuur kan interpreteren zoals een mens dit zou doen. Een voorbeeld: als een factuurdatum op een bepaalde plek staat en uit bepaalde waarden bestaat (zoals ‘2 cijfers, streepje, 2 cijfers, streepje, 4 cijfers’), dan kan het systeem worden getraind om bij elke factuur in de buurt van die plek te zoeken naar deze waarden. Bij reguliere OCR-software kan dit niet: als de factuurdatum niet op de plek staat waar een rechthoekje in de template is ‘geknipt’, wordt deze per definitie niet herkend.
  2. Een slim OCR-systeem bekijkt hoe gebruikers omgaan met de voorgestelde waarden. Wijken die af van de verwachting, dan wordt het systeem automatisch aangepast. Als de OCR-software een projectnummer aanvankelijk aanziet voor een ordernummer en de gebruiker voert deze waarden omgekeerd in, dan wordt die logica de volgende keer toegepast. Dit principe komt ook zeer goed van pas wanneer één leverancier facturen met verschillende lay-outs verstuurt (bijvoorbeeld omdat hij meerdere vestigingen heeft). Bij reguliere OCR-software zou de template in zo’n geval direct niet meer bruikbaar zijn. Maar slimme OCR-software heeft het vermogen om te leren hoe hij deze facturen moet verwerken.
  3. Een krachtenbundeling zorgt bijna altijd voor méér voordeel. Zo ook bij slimme OCR-software, die opgedane kennis toepast binnen de hele gebruikerscommunity. Stel, je krijgt een factuur binnen van je telefoonprovider en bepaalde elementen worden niet direct goed herkend. Als gebruiker pas je de waarden aan. Het OCR-systeem registreert dit om deze waarden de volgende keer wél te herkennen. Zijn er in de community andere gebruikers die van dezelfde telefoonprovider facturen ontvangen, dan neemt het systeem deze kennis ook meteen voor hen mee. Handig, want zo haalt iedereen er voordeel uit!

Wat zijn de voordelen van slimme OCR-software?

 

Wie nog uitsluitend op papier werkt (of dit vroeger heeft gedaan), weet dat overtypwerk ontzettend saai en tijdrovend is. Als je een regulier OCR-systeem gebruikt, ben je daar weliswaar van af, maar je moet nog stééds allerlei handelingen verrichten om de software te trainen en onderhouden. Zonde, want die tijd kun je bijvoorbeeld veel liever gebruiken voor het analyseren van de binnengekomen facturen.

Alleen met slimme OCR-software ben je verzekerd van optimale digitale factuurverwerking. Waarom? We zetten de voordelen voor je op een rij!

  • Je profiteert altijd van de beste herkenning. De resultaten worden steeds beter en daar hoef jij zelf helemaal niets voor te doen (terwijl je een regulier OCR-systeem bij elke leverancier opnieuw moet trainen).
  • Je tijdbesparing is optimaal, omdat je geen templates hoeft aan te maken (wat je bij reguliere OCR-software wel moet doen). Hierdoor kun je nóg efficiënter werken.
  • Wanneer je de ontvangen gegevens verwerkt in je boekhoudpakket, past slimme OCR-software de logica automatisch aan.
  • Je profiteert van de kennis binnen de gebruikerscommunity.
  • Bij een nieuwe leverancier is er vrijwel altijd direct sprake van 100% herkenning, omdat dit al voor je is geregeld. En is dit toch niet het geval, dan kun je er van uitgaan dat de herkenning de volgende keer wél meteen goed verloopt.

Waar vind je slimme OCR-software?

Hoewel er nog genoeg ouderwetse systemen bestaan, zijn sommige OCR-leveranciers inmiddels afgestapt van het werken met rigide templates. Maar er is slechts één partij die de logica automatisch aanpast en kennis deelt binnen de gebruikerscommunity: WhiteVision.

Wil je meer weten over onze OCR-oplossing en lezen hoe optimale digitale factuurverwerking eruitziet? Blader eens door de artikelen in ons kenniscentrum. Wil je graag bespreken hoe jóuw organisatie kan profiteren van alle voordelen die we hierboven hebben beschreven? Neem gerust contact met ons op. We bekijken graag samen wat jouw mogelijkheden zijn.

Meer weten?

Onderstaand is ook interessant voor je