Inkoopfacturen digitaal verwerken: niet alleen voor multinationals!

Wij horen vaker dan eens dat het digitaal verwerken van inkoopfacturen alleen voor multinationals en andere grote bedrijven nuttig zou zijn. Maar niets is minder waar. Ook kleinere organisaties kunnen er enorm van profiteren. In deze blog vertellen we welke 5 misvattingen er over dit onderwerp bestaan en leggen we uit waarom digitale inkoopfactuurverwerking ook voor jou interessant kan zijn.

1. “Digitale inkoopfactuurverwerking is te duur”

Door het grotere aanbod op de markt is de benodigde technologie voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen inmiddels algemeen beschikbaar. Daarmee zijn oplossingen prijstechnisch ook veel laagdrempeliger geworden. En omdat oplossingen in allerlei moderne varianten (waaronder clouddiensten) worden aangeboden, is er in veel gevallen zelfs geen investering meer nodig; je betaalt simpelweg voor wat je gebruikt. Kortom, de instapdrempel ligt tegenwoordig een stuk lager!

2. “Het complexiteitsgehalte is veel te hoog”

Met de oude generatie OCR-software moest er nog veel geconfigureerd en soms zelfs geprogrammeerd worden. Alleen zo kreeg je een goede herkenning, koppelingen met bestanden uit je administratieve systeem en aansluitingen op scannerhardware om de stroom aan papieren documenten ook aan te kunnen. Maar de nieuwe generatie oplossingen is veelal zelflerend, maakt gebruikt van gegevens uit de community en is erop ingericht om een zeer diverse stroom aan inkomende facturen (in papieren vorm, maar ook in digitale vorm via e-mail en portalen) in te lezen. Met de huidige techniek kun je een oplossing binnen een half uur operationeel maken. Dit alles kan bovendien via het internet en van een afstand worden geconfigureerd.

3. “Mijn financiële pakket heeft geen koppeling”

Voor een goede OCR-oplossing is een betrouwbare integratie met je achterliggende systeem een must. Tegenwoordig bieden financiële systemen vaak meerdere mogelijkheden om digitaal aangeleverde facturen (XML- en pdf-bestanden) eenvoudig in te lezen en om te zetten tot een boeking. De nieuwste generatie OCR-oplossingen sluit hier naadloos op aan. En zelfs als jouw pakketleverancier nog geen koppeling heeft, hoeft dat geen probleem te zijn!

4. “De herkenning is zo laag dat we toch veel handmatig werk zullen hebben”

Aan de basis van een OCR-oplossing ligt het principe dat een computer kan lezen wat er op een factuur staat. Een knap staaltje techniek dat in de afgelopen jaren een ingrijpende ontwikkeling heeft doorgemaakt. Naast de verbeterde logica voor het inlezen van factuurgegevens bieden hedendaagse OCR-oplossingen nog veel meer features, waarmee de herkenning uiteindelijk misschien wel kan doorgroeien naar 100%. Als gebruiker mag je er inmiddels van uitgaan dat een goede OCR-oplossing ervoor zorgt dat jouw correctiewerk minimaal is en dat aanpassingen automatisch worden teruggekoppeld bij het inlezen van de boeking.

5. “Wij ontvangen zoveel verschillende soorten facturen dat automatisering onmogelijk is”

Iedere leverancier stuurt een andere factuur qua opmaak, lay-out, lettertype en woordkeuze. Waar leverancier A jouw ordernummer een inkoopordernummer noemt, refereert leverancier B ernaar als een opdrachtnummer. En dan zijn er natuurlijk ook nog toeleveranciers die hun facturen aanleveren in andere talen. De oude generatie OCR-oplossingen vereiste dat je voor iedere leverancier een eigen template bouwde – een omslachtige taak! Gelukkig gaan moderne OCR-oplossingen, zoals de SMART-OCR-oplossing van WhiteVision, hier veel slimmer mee om. Zij maken gebruik van freeform-technieken: ze leren van de community en bezorgen jou daardoor een stuk minder werk.

Van multinational tot mkb: kies voor digitale inkoopfactuurverwerking

Werk je op een financial shared services center voor een grote multinational waar je facturen verwerkt die vanuit alle hoeken van de aardbol binnenstromen? Beman je de administratie van een bouwbedrijf met 10 lopende projecten? Bestel je spullen voor een school om je leerlingen te voorzien van het best mogelijke onderwijs? Of verzorg je het administratieve reilen en zeilen van een leasekantoor? Hoe groot je bedrijf ook is en in welke branche je ook werkt, er is nooit een reden om niet te kiezen voor een efficiëntere werkwijze. En inkoopfactuurverwerking is misschien wel het makkelijkste gebied waarop je winst kunt behalen. Een moderne OCR-oplossing is immers eenvoudig te implementeren en vergt minimale belasting.

Wil je weten hoe makkelijk het is om de oplossing van WhiteVision bij jou in te passen? Wij willen je graag, net als de 11.000 andere gebruikers van onze software, helpen om efficiënter te werken. Neem gerust eens contact met ons op!