Je financiële administratie digitaliseren: ga goed van start met deze handleiding!

Van papieren administratie naar digitale boekhouding: wat zijn de voordelen?

  Je behoudt het
overzicht

Wanneer je diverse handmatige administratieve handelingen verricht, raak je inkomende documenten gemakkelijk kwijt. Op de bureaus stapelen de papieren zich op en het aantal aparte mappen in fysieke archiefkasten groeit snel. Vaak is het een kwestie van tijd voordat je het overzicht verliest. Ga je je administratie digitaliseren, dan verzamel je inkoopfacturen en andere inkomende documenten op één centrale plek. Daar vind je ze altijd in een handomdraai terug. Bovendien heb je altijd actueel inzicht in de status van een factuur.

  Volle archiefkasten zijn verleden tijd

Op de financiële administratie móet je alle inkomende documenten, zoals facturen en bonnetjes, bewaren gedurende een bepaalde periode. (Zie ook onze blogposts ‘Mag je facturen digitaal bewaren?’ en ‘Bewaartermijn administratie‘, een mini-gids voor het digitaal bewaren van je boekhouding.) Komt je accountant langs om een controle uit te voeren? heeft de Belastingdienst vragen omtrent je gearchiveerde administratie? Dan dien je diverse facturen en andere ontvangen documenten uit de afgelopen jaren op te zoeken. Als je werkt met een digitaal archief, hoef je hiervoor slechts één knop in te drukken. Wel zo makkelijk!

  Je werkt een stuk efficiënter en sneller

Verwerk je inkomende documenten op de traditionele manier, dan ben je veel tijd kwijt. Voordat een factuur geboekt, geaccordeerd, betaald en gearchiveerd is, ben je vele handmatige handelingen verder. Met de juiste software automatiseer je deze taken, waardoor je flink wat uren overhoudt. Door de financiële administratie te digitaliseren, creëer je dus meer ruimte voor leuke, uitdagende taken.

  De foutgevoeligheid gaat omlaag

Als je factuurgegevens altijd overtypt, schuilt een typefout in een klein hoekje. Hoe je zulke menselijke fouten voorkomt? Middels het digitaliseren van je boekhouding. Slimme scan- en herken-software vult factuurdata automatisch voor je in en zet een voorstelboeking klaar. Deze hoef jij alleen nog even te controleren.

Stap 1: Leg de basis met een betrouwbaar ERP-systeem

Voordat je je boekhouding digitaliseert, is het verstandig om in kaart te brengen waar jouw pijnpunten liggen. Wat heb jij minimaal nodig voor het digitaliseren van de administratie? Als je dit weet, kan je zorgen dat een ERP-programma voor jóu werkt (in plaats van andersom).

Bekijk daarom waar papieren en digitale documenten momenteel binnenkomen en wie deze fiatteert. Neem je interne administratieve processen goed onder de loep. Zo kan je bepalen welk ERP-pakket jouw organisatie echt verder helpt.

Stap 3: Gebruik workflow-software om digitale facturen efficiënt te fiatteren

Een digitale administratie is pas echt compleet als je naast een OCR-oplossing ook workflow-software gebruikt. Hiermee laat je facturen automatisch langs goedkeurders gaan. Het is slim om van tevoren te bepalen wie dit zijn, zodat je het fiatteringsproces stroomlijnt. Wanneer het volledig digitaal verloopt, heb je er dan vrijwel geen omkijken naar.

Met een goed workflow-systeem kan je namelijk ook automatisch reminders versturen. En als je met een geavanceerde oplossing werkt, is het eveneens mogelijk om maandelijks terugkerende facturen die binnen een bepaalde marge vallen, te automatiseren. Zo verloopt het verwerkingsproces optimaal!

Stap 5: Maak de overstap naar een digitaal archief

Volgens wet- en regelgeving moet je digitale documenten gedurende een bepaalde periode bewaren. Zorg dus dat je een ERP-programma mét archieffunctie hebt, zodat je hiervoor geen aparte software hoeft aan te schaffen. Hiermee heb je als het ware een grote digitale archiefkast waarin je alles heel makkelijk terugvindt. Snel, makkelijk én papierloos (oftewel, goed voor het milieu!).