Je financiële administratie digitaliseren: ga goed van start met deze handleiding!

Jij wilt je administratieve processen eens goed onder de loep nemen. Momenteel besteed je veel tijd aan saaie, repetitieve, handmatige handelingen. En je wéét dat dit tegenwoordig anders kan — namelijk, door over te stappen op een digitale administratie. Maar hoe moet je je financiële administratie digitaliseren? En hoe profiteer je daar nu precies van? In deze handleiding leggen we het uit!

Van papieren administratie naar digitale boekhouding: wat zijn de voordelen?

1. Je behoudt het overzicht

Wanneer je diverse handmatige administratieve handelingen verricht, raak je inkomende documenten gemakkelijk kwijt. Op de bureaus stapelen de papieren zich op en het aantal aparte mappen in fysieke archiefkasten groeit snel. Vaak is het een kwestie van tijd voordat je het overzicht verliest. Ga je je administratie digitaliseren, dan verzamel je inkoopfacturen en andere inkomende documenten op één centrale plek. Daar vind je ze altijd in een handomdraai terug. Bovendien heb je altijd actueel inzicht in de status van een factuur.

2. Volle archiefkasten zijn verleden tijd

Op de financiële administratie móet je alle inkomende documenten, zoals facturen en bonnetjes, bewaren gedurende een bepaalde periode. (Zie ook onze blogposts ‘Mag je facturen digitaal bewaren?’ en ‘Bewaartermijn administratie‘, een mini-gids voor het digitaal bewaren van je boekhouding.) Komt je accountant langs om een controle uit te voeren? heeft de Belastingdienst vragen omtrent je gearchiveerde administratie? Dan dien je diverse facturen en andere ontvangen documenten uit de afgelopen jaren op te zoeken. Als je werkt met een digitaal archief, hoef je hiervoor slechts één knop in te drukken. Wel zo makkelijk!

3. Je werkt een stuk efficiënter en sneller

Verwerk je inkomende documenten op de traditionele manier, dan ben je veel tijd kwijt. Voordat een factuur geboekt, geaccordeerd, betaald en gearchiveerd is, ben je vele handmatige handelingen verder. Met de juiste software automatiseer je deze taken, waardoor je flink wat uren overhoudt. Door de financiële administratie te digitaliseren, creëer je dus meer ruimte voor leuke, uitdagende taken.

4. De foutgevoeligheid gaat omlaag

Als je factuurgegevens altijd overtypt, schuilt een typefout in een klein hoekje. Hoe je zulke menselijke fouten voorkomt? Middels het digitaliseren van je boekhouding. Slimme scan- en herken-software vult factuurdata automatisch voor je in en zet een voorstelboeking klaar. Deze hoef jij alleen nog even te controleren.

Hoe zet je in 6 stappen een solide digitale administratie op?

Stap 1: Leg de basis met een betrouwbaar ERP-systeem

Voordat je je boekhouding digitaliseert, is het verstandig om in kaart te brengen waar jouw pijnpunten liggen. Wat heb jij minimaal nodig voor het digitaliseren van de administratie? Als je dit weet, kan je zorgen dat een ERP-programma voor jóu werkt (in plaats van andersom).

Bekijk daarom waar papieren en digitale documenten momenteel binnenkomen en wie deze fiatteert. Neem je interne administratieve processen goed onder de loep. Zo kan je bepalen welk ERP-pakket jouw organisatie echt verder helpt.

Stap 2: Verwerk inkomende documenten met slimme scan- en herken-software

Slimme OCR-software neemt een inkomend document, zoals een inkoopfactuur, voor jou ‘onder handen’. Het systeem herkent elementen als factuurdatum, factuurnummer, btw-bedrag en crediteur en zet deze om tot een betrouwbaar boekingsvoorstel. Ook spoort het fouten op facturen actief op.

Bovendien is een slimme OCR-oplossing zelflerend: zij wordt mettertijd steeds slimmer. Het herkenningsgehalte is aan het begin al zeer hoog, maar áls de software de juiste waarde eens niet meteen herkent, kan je deze aanwijzen op het digitale document. Het systeem brengt een correctie aan en onthoudt deze. Zo verloopt het verwerken van digitale facturen steeds sneller en efficiënter.

Stap 3: Gebruik workflow-software om digitale facturen efficiënt te fiatteren

Een digitale administratie is pas echt compleet als je naast een OCR-oplossing ook workflow-software gebruikt. Hiermee laat je facturen automatisch langs goedkeurders gaan. Het is slim om van tevoren te bepalen wie dit zijn, zodat je het fiatteringsproces stroomlijnt. Wanneer het volledig digitaal verloopt, heb je er dan vrijwel geen omkijken naar.

Met een goed workflow-systeem kan je namelijk ook automatisch reminders versturen. En als je met een geavanceerde oplossing werkt, is het eveneens mogelijk om maandelijks terugkerende facturen die binnen een bepaalde marge vallen, te automatiseren. Zo verloopt het verwerkingsproces optimaal!

Stap 4: Creëer een goed intern proces voor inkomende documentverwerking

Dagelijks ontvang je documenten in alle soorten en maten. Een hr-formulier doorloopt echter een compleet ander verwerkingsproces dan een inkoopfactuur. Het is belangrijk dat alle collega’s die een bepaald document verwerken, betrokken zijn bij het creëren van de digitale variant op dit proces. Sla je iemand over, dan kan er frictie ontstaan. Eindgebruikers weten zelf namelijk het best wat zij nodig hebben.

Neem ook je leveranciers mee in de overstap naar een digitale administratie: laat hen weten in welk formaat jij facturen graag ontvangt en welke gegevens niet mogen ontbreken op het document.

Stap 5: Maak de overstap naar een digitaal archief

Volgens wet- en regelgeving moet je digitale documenten gedurende een bepaalde periode bewaren. Zorg dus dat je een ERP-programma mét archieffunctie hebt, zodat je hiervoor geen aparte software hoeft aan te schaffen. Hiermee heb je als het ware een grote digitale archiefkast waarin je alles heel makkelijk terugvindt. Snel, makkelijk én papierloos (oftewel, goed voor het milieu!).

Stap 6: Zorg dat de hele organisatie de nieuwe werkwijze omarmt

Als je je boekhouding digitaliseert, betekent dit dat medewerkers een geheel nieuwe werkwijze moeten omarmen. Een flinke stap die soms voor weerstand zorgt bij de livegang van een automatiseringsoplossing. Zo’n situatie wil je voorkomen. Daarom is het cruciaal dat je medewerkers in elke stap van het digitaliseringsproces meeneemt. Zo begrijpen zij waarom ze de nieuwe oplossing gebruiken en dragen zij de verandering.