Hoe elimineer je inkoopfactuurverwerkings-problematiek rondom de DICO-standaard? [Checklist voor bouwbedrijven]

Als bedrijf in de bouw- en technieksector ben je bekend met de DICO-standaard. Hiermee wissel je informatie uit op een snelle, foutloze en veilige manier. Daarbij maakt het niet uit welk softwarepakket je gebruikt. Dat blijkt ook in de praktijk, want inmiddels wordt er iedere dag meer dan een miljoen keer informatie uitgewisseld met DICO.

Net als de andere standaarden van Ketenstandaard helpt DICO je om zo efficiënt mogelijk digitaal te (samen)werken. Maar omdat niet iedereen ermee werkt, lopen veel bouwbedrijven tegen knelpunten aan bij het verwerken van inkomende documenten, zoals inkoopfacturen. Welke zijn dit precies? En hoe bied je ze het hoofd? In deze blogpost leggen we het uit. Ook delen we een checklist waarmee je gericht aan de slag kan!

Wat is de DICO-standaard precies?

De DICO-standaard omvat diverse afspraken omtrent spelregels voor het elektronisch uitwisselen van informatie tussen groothandels, fabrikanten, bouw-, onderhouds- en installatiebedrijven en woningcorporaties. Vrijwel alle softwareleveranciers die in de branche opereren, hebben de DICO-standaard geïntegreerd in hun pakketten. Dit betekent dat je DICO gebruikt gedurende het hele proces — van het versturen van offertes tot aan het verwerken van facturen. Opdrachten, orderbevestigingen, pakbonnen, onderhoudsberichten: wat je ook wilt versturen, de DICO-standaard is er in principe geschikt voor.

Dit betekent dat DICO ook om de hoek komt kijken bij het inkoopfactuurverwerkingsproces van het gemiddelde bouwbedrijf. En daar wordt het nét wat ingewikkelder.

Hobbels op de DICO-weg: diversiteit is de realiteit

De DICO-standaard is breed omarmd door de bouwsector, maar als bouwbedrijf heb je ook met leveranciers daarbuiten te maken. Daarom ontvang je facturen in verschillende vormen: in pdf-vorm, als XML en misschien ook nog wel op papier. Deze stromen bovendien binnen via verschillende kanalen: via de e-mail, via een webservice en per post. En soms vragen leveranciers of je facturen wilt downloaden via een portaal.

Daar komt bij dat je voor het verwerken van XML-documenten afhankelijk bent van de data die je leverancier meestuurt. Vaak is het probleem dat je een minimale hoeveelheid data óf — erger nog — incorrecte data ontvangt. Kortom, het kost veel tijd en uitzoekwerk om te zorgen dat je dossier op orde is. De vraag is: hoe maak je een efficiëntieslag?

Dé oplossing: stroomlijnen! 3 voordelen van één en hetzelfde proces

Gelukkig zijn de knelpunten rondom DICO en factuurverwerking niet onoverkomelijk. Het ís mogelijk om alle typen inkomende documenten via hetzelfde proces te verwerken. Dat doe je door slimme software te gebruiken. Welke voordelen biedt deze concreet?

Coördinatie van stromen: eenduidige verwerking
Met goede OCR-software verwerk je alle typen inkomende documenten op een eenduidige manier. Dat verhoogt de efficiëntie, geeft overzicht en biedt rust!

Het OCR-mes snijdt aan twee kanten: inkomend en uitgaand
Het systeem ondersteunt de DICO-standaard en past deze toe voor je inkomende en uitgaande documenten. Zo werk je sneller, makkelijker en nauwkeuriger.

Interpretatieslag: verrijking van XML-data
De XLM-data van je leverancier worden aangevuld met de herkende OCR-gegevens van de bijgevoegde pdf — ongeacht het type document dat je ontvangt en de vorm waarin het binnenkomt. Goede OCR-software zorgt voor een correcte interpretatie en verwerking.

Zoektocht naar software starten? Gebruik deze checklist!

Stel je graag orde op DICO- en factuurzaken? Dan wil je misschien een zoektocht starten naar de juiste software: een systeem waarmee je zóveel efficiënter werkt dat je een enorme tijd- en kostenbesparing realiseert. Maar aan welke voorwaarden moet zo’n oplossing nu eigenlijk voldoen? Om je op weg te helpen, delen we een checklist. Als je al deze vinkjes kan zetten, heb je misschien wel de beste OCR-software gevonden!

Er is een mogelijk uitvalproces bij afwijkingen bij de directe verwerking van DICO-berichten naar je softwarepakket.
De software ondersteunt alle gangbare XML-formaten. Het is belangrijk dat de XML-data van je leverancier aangevuld worden met herkende OCR-data van de bijgevoegde pdf.
De interface is gebruiksvriendelijk. Oftewel, de software biedt een duidelijke visuele weergave, waardoor jij een betere controle kan uitvoeren.
De OCR-software helpt bij het verwerken van kramerij. Daardoor hoef jij geen uitzoekwerk meer te verrichten omtrent bonnetjes.
Je kan gebruikmaken van een workflow voor het accorderingsproces. Hiermee routeer en fiatteer je e-facturen met het grootste gemak.
De OCR-leverancier is betrouwbaar, heeft specifieke branchekennis en denkt met je mee. Je werkt niet alleen met de software, maar ook met de mensen die deze hebben gemaakt. Doe daarom onderzoek naar de partij waarmee je in zee wilt gaan. Lees reviews en klantcases en vraag goed door tijdens een kennismakingsgesprek. Zo kom je erachter of de leverancier jouw taal spreekt en of een langdurige samenwerking vruchten zal afwerpen!