Inkoopfactuurverwerking binnen onderwijsinstellingen: tijd voor een optimalisatieslag!
[3 tips]

Administratieve hoofdbrekens binnen het onderwijs

Personeelstekorten vieren hoogtij, zeker in de educatiesector. Daarom werken veel onderwijsinstellingen met uitzendkrachten en freelancers. Dit betekent dat je de gewerkte en betaalde uren goed moet bijhouden. Dat is al een hele klus op zich. Maar soms neemt een uitzendbureau ook nog eens een deel van de urenadministratie voor zijn rekening, wat het proces nog complexer kan maken. Want dan kun jij moeilijker bepalen of het werk daadwerkelijk is uitgevoerd — en zo ja, om hoeveel uren het gaat.

Voor scholengemeenschappen met meerdere vestigingen is het ook om een andere reden moeilijk om het overzicht te behouden: de fysieke afstand tussen collega’s zorgt vaak voor vertraging op de financiële administratie. Een collega op een andere vestiging even een vraag stellen over een inkoopfactuur? Dat is niet zo makkelijk! Toch is het vaak wel nodig om het verwerkingsproces te kunnen afronden. Vooral wanneer je een centrale administratie hebt, weten financieel-administratief medewerkers vaak niet wat er op detailniveau speelt op de vestigingen. Een decentrale administratie weet dat meestal wél, maar daar speelt een andere problematiek: op overkoepelend niveau ontbreekt het de scholengemeenschap vaak aan consistentie, omdat elke administratie op haar eigen manier werkt.

Communiceer efficiënt (en zo min mogelijk!) over facturen

Wil je even met een leverancier of collega schakelen over een ontvangen factuur? Dan doe je dat misschien per e-mail. Dergelijke communicatie wil je uiteindelijk bijvoegen bij de factuur, zodat de goedkeurder deze kan zien. Als je op zoek gaat naar een automatiseringsoplossing voor inkoopfactuurverwerking, zorg dan dat deze dit mogelijk maakt. Nog beter is het als je binnen het systeem met elkaar kunt communiceren en extra informatie kunt meegeven aan de goedkeurder. Dan hoef je helemaal niet meer heen en weer te mailen. Dat scheelt veel tijd. En je e-mailpostvak blijft een stuk schoner!

Werken met een oplossing van een goede OCR-partij: de voordelen op een rij

Wanneer je voor OCR-software kiest, kies je óók voor een leverancier. Als je met een betrouwbare, ervaren partij werkt, kan dit je belangrijke voordelen opleveren. Welke dit zijn? We zetten ze voor je op een rij.

• Samen consistentie en optimalisatie realiseren
  Als meerdere mensen binnen je onderwijsinstelling facturen boeken, wil je dat zij dit op dezelfde manier doen. Een goede OCR-partij helpt je je processen tegen het licht te houden. Samen bespreek je waarom je een bepaalde werkwijze hanteert. En is procesoptimalisatie mogelijk, dan adviseert de partij in kwestie je daarover.
• Eenduidigheid te midden van een diverse facturenstroom
  Leveranciers leveren facturen op uiteenlopende manieren aan. Via allerlei routes vinden facturen in allerlei formaten hun weg naar je onderwijsinstellingen. Een goede OCR-partij zorgt dat al deze documenten middels één stroom binnenkomen. Dat zorgt voor eenduidigheid — en daarmee ook voor rust en gebruikersgemak. Nieuwe gebruikers zien bijvoorbeeld heel snel hoe je werkt. En de tijden waarin je per crediteur een andere werkwijze hanteert, zijn ook voorbij.
• Jouw systeem, jouw verdeelsleutel
  Als school werk je misschien met een verdeelsleutel om de kosten procentueel te verdelen op basis van het aantal leerlingen per locatie. Een goede OCR-partij die onderwijsinstellingen als klanten heeft, houdt hier rekening mee — bijvoorbeeld door te zorgen dat het systeem begrijpt hoe het de verdeelsleutel moet gebruiken nadat jij één handmatige boeking hebt gedaan. Handig, want dan hoef je alle regels niet handmatig af te werken!