Inkoopfactuurverwerking binnen onderwijsinstellingen: tijd voor een optimalisatieslag!
[3 tips]

Welk bedrag is er besteed aan uitzendkrachten? Welke facilitaire kosten heeft je onderwijsinstelling in de afgelopen maand gemaakt? Hoeveel heb je precies uitgegeven aan materialen? Op de financiële administratie van een onderwijsinstelling zijn dergelijke vragen aan de orde van de dag. Maar hoe beantwoord je ze zo snel en volledig mogelijk? En hoe schets je een realistisch beeld van de stand van zaken én van de toekomst?

Administratieve hoofdbrekens binnen het onderwijs

 

Personeelstekorten vieren hoogtij, zeker in de educatiesector. Daarom werken veel onderwijsinstellingen met uitzendkrachten en freelancers. Dit betekent dat je de gewerkte en betaalde uren goed moet bijhouden. Dat is al een hele klus op zich. Maar soms neemt een uitzendbureau ook nog eens een deel van de urenadministratie voor zijn rekening, wat het proces nog complexer kan maken. Want dan kun jij moeilijker bepalen of het werk daadwerkelijk is uitgevoerd — en zo ja, om hoeveel uren het gaat.

Voor scholengemeenschappen met meerdere vestigingen is het ook om een andere reden moeilijk om het overzicht te behouden: de fysieke afstand tussen collega’s zorgt vaak voor vertraging op de financiële administratie. Een collega op een andere vestiging even een vraag stellen over een inkoopfactuur? Dat is niet zo makkelijk! Toch is het vaak wel nodig om het verwerkingsproces te kunnen afronden. Vooral wanneer je een centrale administratie hebt, weten financieel-administratief medewerkers vaak niet wat er op detailniveau speelt op de vestigingen. Een decentrale administratie weet dat meestal wél, maar daar speelt een andere problematiek: op overkoepelend niveau ontbreekt het de scholengemeenschap vaak aan consistentie, omdat elke administratie op haar eigen manier werkt.

Hoe optimaliseer je je processen?

 

Een efficiëntieslag lijkt op zijn plek. Niet alleen om meer overzicht en grip te krijgen, maar ook om sneller en eenvoudiger te werken. Saai, repetitief handmatig werk — zoals het overtikken van factuurinformatie — is immers tijdrovend en foutgevoelig. De uren die je daaraan besteedt, kun je liever aanwenden om uitdagende taken op te pakken waar je je écht graag mee bezighoudt. De vraag is: hoe doe je dat?

Als je slimme OCR-software gebruikt voor factuurherkenning, creëer je meer ruimte voor jezelf. Dergelijke software identificeert factuurgegevens (zoals factuurdatum en -nummer, btw-bedrag en crediteur) en zet een betrouwbaar boekingsvoorstel klaar. Ook wordt het systeem steeds slimmer, omdat het jouw feedback op factuurboekingen én die van andere gebruikers in de community gebruikt om de herkenning te optimaliseren.

Daarnaast kun je ook workflow-software gebruiken voor het fiatteringsproces. Zo weet je altijd waar een factuur zich bevindt, hoe lang deze al in het proces zit en wie waarvoor verantwoordelijk is. Deze informatie staat allemaal in een digitale omgeving, waardoor geografische verspreiding wegvalt. Iedereen die bij het proces betrokken is, heeft één centraal digitaal punt om op terug te vallen. Daardoor werk je een stuk sneller en efficiënter. Veel voordelen, dus. Maar daar profiteer je alleen van als je een goede administratieve basis legt.

Om je daarmee op weg te helpen, geven we
je drie handige tips!

Voed leveranciers én bestellers op

 

Werk je op de financiële administratie van een school, dan ken je het belang van het BRIN-nummer. Als dit netjes op de factuur staat, kun je deze snel verwerken. Je weet dan immers direct bij welke school de factuur hoort. En gebruik je een OCR-oplossing, dan neemt het systeem deze informatie meteen mee in het boekingsvoorstel. Daarom is het heel belangrijk om je leveranciers én bestellers op te voeden: laat hen altijd het BRIN-nummer vermelden.

Communiceer efficiënt (en zo min mogelijk!) over facturen

 

Wil je even met een leverancier of collega schakelen over een ontvangen factuur? Dan doe je dat misschien per e-mail. Dergelijke communicatie wil je uiteindelijk bijvoegen bij de factuur, zodat de goedkeurder deze kan zien. Als je op zoek gaat naar een automatiseringsoplossing voor inkoopfactuurverwerking, zorg dan dat deze dit mogelijk maakt. Nog beter is het als je binnen het systeem met elkaar kunt communiceren en extra informatie kunt meegeven aan de goedkeurder. Dan hoef je helemaal niet meer heen en weer te mailen. Dat scheelt veel tijd. En je e-mailpostvak blijft een stuk schoner!

Zorg dat e-mailinformatie beschikbaar is bij het boeken

 

Soms ontvang je een e-mail waarin staat hoe je een bepaalde factuur vanuit de verschillende locaties moet boeken. Zo’n e-mail wil je bij de factuur bewaren, want deze bevat cruciale informatie. Als je met een OCR-oplossing gaat werken, zorg dan dat je ook een tool gebruikt die deze e-mail tijdens het boeken van de factuur beschikbaar maakt. Dan hoef je dergelijke e-mails niet telkens het systeem in te slepen!

Werken met een oplossing van een goede OCR-partij: de voordelen op een rij

 

Wanneer je voor OCR-software kiest, kies je óók voor een leverancier. Als je met een betrouwbare, ervaren partij werkt, kan dit je belangrijke voordelen opleveren. Welke dit zijn? We zetten ze voor je op een rij.

  • Samen consistentie en optimalisatie realiseren
    Als meerdere mensen binnen je onderwijsinstelling facturen boeken, wil je dat zij dit op dezelfde manier doen. Een goede OCR-partij helpt je je processen tegen het licht te houden. Samen bespreek je waarom je een bepaalde werkwijze hanteert. En is procesoptimalisatie mogelijk, dan adviseert de partij in kwestie je daarover.
  • Eenduidigheid te midden van een diverse facturenstroom
    Leveranciers leveren facturen op uiteenlopende manieren aan. Via allerlei routes vinden facturen in allerlei formaten hun weg naar je onderwijsinstellingen. Een goede OCR-partij zorgt dat al deze documenten middels één stroom binnenkomen. Dat zorgt voor eenduidigheid — en daarmee ook voor rust en gebruikersgemak. Nieuwe gebruikers zien bijvoorbeeld heel snel hoe je werkt. En de tijden waarin je per crediteur een andere werkwijze hanteert, zijn ook voorbij.
  • Jouw systeem, jouw verdeelsleutel
    Als school werk je misschien met een verdeelsleutel om de kosten procentueel te verdelen op basis van het aantal leerlingen per locatie. Een goede OCR-partij die onderwijsinstellingen als klanten heeft, houdt hier rekening mee — bijvoorbeeld door te zorgen dat het systeem begrijpt hoe het de verdeelsleutel moet gebruiken nadat jij één handmatige boeking hebt gedaan. Handig, want dan hoef je alle regels niet handmatig af te werken!

Hoe werk je efficiënter binnen jóuw onderwijsinstelling?

Onze slimme OCR-oplossing helpt veel onderwijsinstellingen bij het snel, efficiënt en makkelijk verwerken van inkoopfacturen en andere documenten. Wil je jouw mogelijkheden eens verkennen? Neem gerust contact met ons op.

Chantal van der Horst – Consultant

contact opnemen