Indienen declaraties: app of software gebruiken?
Er is bijna geen financiële administratie die niet met declaraties te maken heeft. Binnen menig bedrijf schieten medewerkers uitgaven voor uit eigen zak. Het bewuste bedrag willen zij vervolgens declareren. Vroeger gebruikten zij hiervoor een papieren formulier, maar tegenwoordig is digitaal declareren dé weg naar het claimen van gemaakte kosten. Bonnen kunnen echter op verschillende manieren op de financiële afdeling terechtkomen. De hamvraag: gebruik je voor het indienen een declaratie-app of software?
Ingediende declaraties en facturen verwerken: hoe ziet het proces eruit?
Indienen en verwerken: uitdagingen
Allereerst dienen medewerkers een digitale declaratie in. Daarna treedt het verwerkingsproces in gang. Je kan ervoor kiezen om declaraties te verwerken via het salaris (‘payroll’). Dan komt er een extra component op de loonstrook te staan: ‘ingediende declaraties’. Een andere optie is om declaraties als facturen te verwerken. In dat geval beschouw je een medewerker tijdens het boeken even als leverancier.
In beide gevallen loop je tegen de nodige problematiek aan als je het proces zonder automatiseringsoplossing doorloopt. Meerdere mensen moeten diverse handelingen verrichten. Vaak gaat het bij de eerste stap al mis: binnen veel organisaties is het lastig om alle medewerkers declaraties te laten indienen volgens het bedrijfsbeleid. Soms weten zij bijvoorbeeld niet dat er een maximum zit aan het te declareren bedrag, waardoor je een declaratie binnenkrijgt die niet aan de juiste voorwaarden voldoet. Of mensen zijn bonnetjes kwijtgeraakt voordat ze deze hebben ingediend. En in sommige gevallen ontstaan er achteraf discussies over de uitgaven.
Dergelijke uitdagingen zorgen vaak voor een stagnering op de financiële afdeling. Lastig, want als financieel-administratief medewerker heb jij tijdig specifieke informatie nodig om declaraties correct en binnen je deadlines te verwerken. En wanneer je hier eenmaal aan begint, steekt er gauw een ander euvel de kop op: het gemiddelde bonnetje is na anderhalf jaar dusdanig vervaagd dat het onleesbaar is, wat problemen kan veroorzaken als de belastingdienst een controle uitvoert en jij documentatie moet overleggen. Je bent namelijk wettelijk verplicht om declaraties en inkoopfacturen 7 jaar te bewaren. (Meer weten? Lees onze blogposts ‘Bewaarplicht administratie: 3 voorwaarden om je boekhouding op orde te houden‘ en ‘Bonnetjes bewaren: zó voer je een gestroomlijnde administratie‘.)
Digitaal declareren: hoe verricht je minder handelingen en boek je tijdwinst?
Als je declaraties als facturen verwerkt, kun je gebruikmaken van slimme OCR-software die het proces een stuk eenvoudiger en efficiënter maakt (verderop in deze blogpost lees je hoe dit werkt). Omdat je proces gestroomlijnd en vlot verloopt, kun je op het afgesproken moment overgaan tot betaling.
Maar hoe zit het met het indienen? Vaak doen medewerkers zakelijke uitgaven buiten de deur. En daar hebben ze geen laptop of pc bij de hand. Als zij na een zakenlunch moeten wachten totdat zij weer achter hun bureau zitten, zijn ze het bonnetje misschien verloren. Hoe je dit oplost? Met een declaratie-app!
Declaratie-app: hoe werkt het en wat zijn de voordelen?
Declaratie insturen met een app: dít is het proces
Veel medewerkers zien ertegen op om een declaratie in te dienen. Het eerste dat je wilt doen, is de drempel verlagen. Met een speciale declaratie-app maak je het ze een stuk gemakkelijker. Deze kunnen ze op hun smartphone installeren om er foto’s van bonnen mee te nemen, die ze rechtstreeks via de app doorsturen naar het e-mailadres waarop jij declaraties wilt ontvangen.
Declaratie-apps zorgen dus dat medewerkers declaraties niet meer hoeven te scannen en toe te voegen als e-mailbijlage.
Werken er veel buitendienstmedewerkers bij jouw bedrijf, dan is een app extra handig. Daarmee kunnen zij de declaratie-administratie immers altijd en overal bijhouden — ook wanneer ze onderweg zijn.
Digitale declaraties als facturen verwerken: wat doe je met de ingediende versies?
Verwerk je declaraties als facturen in je ERP-systeem? Dan kan OCR-software je veel handmatige handelingen schelen. Want hiermee worden facturen automatisch verwerkt. Gebruik je een totaaloplossing voor documentverwerking, dan profiteer je van een app, ‘scan en herken‘ én digitaal accorderen. Ook kan je binnen het systeem gemakkelijk een vraag stellen over een declaratie.
Het is overigens wel belangrijk dat je het proces goed inricht. Omdat OCR-software niet alle informatie op een bonnetje herkent, kun je het best met standaardformulieren werken. Hierop vullen medewerkers zaken als hun naam en IBAN-nummer in. Je kan ook kolommen toevoegen voor de datum, het bedrag en de omschrijving. Als medewerkers een dergelijk formulier samen met een foto van de declaratie indienen via de declaratie-app, boek jij de declaratie eenvoudig in!
Is de beste declaratie digitaal? De voordelen van een app
- Medewerkers kunnen altijd en overal razendsnel declaraties indienen;
- Papieren bonnen worden direct digitaal aangeleverd, waardoor je je administratie up-to-date kunt houden en je geen gegevens hoeft over te typen (indien je de app gebruikt in combinatie met slimme OCR-software);
- Je voldoet makkelijker aan de bewaarplicht, want er zijn geen vervaagde of weggeraakte papieren documenten die je hoofdbrekens bezorgen;
- Oude én recente onkosten sla je na met één druk op de knop.
