Indienen declaraties: app of software gebruiken?

Ingediende declaraties en facturen verwerken: hoe ziet het proces eruit?

Indienen en verwerken: uitdagingen

Allereerst dienen medewerkers een digitale declaratie in. Daarna treedt het verwerkingsproces in gang. Je kan ervoor kiezen om declaraties te verwerken via het salaris (‘payroll’). Dan komt er een extra component op de loonstrook te staan: ‘ingediende declaraties’. Een andere optie is om declaraties als facturen te verwerken. In dat geval beschouw je een medewerker tijdens het boeken even als leverancier.

In beide gevallen loop je tegen de nodige problematiek aan als je het proces zonder automatiseringsoplossing doorloopt. Meerdere mensen moeten diverse handelingen verrichten. Vaak gaat het bij de eerste stap al mis: binnen veel organisaties is het lastig om alle medewerkers declaraties te laten indienen volgens het bedrijfsbeleid. Soms weten zij bijvoorbeeld niet dat er een maximum zit aan het te declareren bedrag, waardoor je een declaratie binnenkrijgt die niet aan de juiste voorwaarden voldoet. Of mensen zijn bonnetjes kwijtgeraakt voordat ze deze hebben ingediend. En in sommige gevallen ontstaan er achteraf discussies over de uitgaven.

Dergelijke uitdagingen zorgen vaak voor een stagnering op de financiële afdeling. Lastig, want als financieel-administratief medewerker heb jij tijdig specifieke informatie nodig om declaraties correct en binnen je deadlines te verwerken. En wanneer je hier eenmaal aan begint, steekt er gauw een ander euvel de kop op: het gemiddelde bonnetje is na anderhalf jaar dusdanig vervaagd dat het onleesbaar is, wat problemen kan veroorzaken als de belastingdienst een controle uitvoert en jij documentatie moet overleggen. Je bent namelijk wettelijk verplicht om declaraties en inkoopfacturen 7 jaar te bewaren. (Meer weten? Lees onze blogposts ‘Bewaarplicht administratie: 3 voorwaarden om je boekhouding op orde te houden‘ en ‘Bonnetjes bewaren: zó voer je een gestroomlijnde administratie‘.)

Digitaal declareren: hoe verricht je minder handelingen en boek je tijdwinst?

Als je declaraties als facturen verwerkt, kun je gebruikmaken van slimme OCR-software die het proces een stuk eenvoudiger en efficiënter maakt (verderop in deze blogpost lees je hoe dit werkt). Omdat je proces gestroomlijnd en vlot verloopt, kun je op het afgesproken moment overgaan tot betaling.

Maar hoe zit het met het indienen? Vaak doen medewerkers zakelijke uitgaven buiten de deur. En daar hebben ze geen laptop of pc bij de hand. Als zij na een zakenlunch moeten wachten totdat zij weer achter hun bureau zitten, zijn ze het bonnetje misschien verloren. Hoe je dit oplost? Met een declaratie-app!

Is de beste declaratie digitaal? De voordelen van een app

• Medewerkers kunnen altijd en overal razendsnel declaraties indienen;
• Papieren bonnen worden direct digitaal aangeleverd, waardoor je je administratie up-to-date kunt houden en je geen gegevens hoeft over te typen (indien je de app gebruikt in combinatie met slimme OCR-software);
• Je voldoet makkelijker aan de bewaarplicht, want er zijn geen vervaagde of weggeraakte papieren documenten die je hoofdbrekens bezorgen;
• Oude én recente onkosten sla je na met één druk op de knop.