OCR-software: wat kun je verwachten van het implementatietraject?

Na een lange zoektocht heb je eindelijk de OCR-software gevonden waarmee je jouw inkoopfactuurverwerkingsproces gaat automatiseren. Je kijkt ernaar uit om hiermee te gaan werken, want je wilt graag je administratieve processen verbeteren. Maar voordat het zover is, moet je een implementatietraject doorlopen. En de ene implementatie is de andere niet. Wat kun je nu precies van dit traject verwachten? En wat is de definitie van een héle goede implementatie wanneer het om OCR-software gaat?

Implementatie: hoe verloopt het ideale traject?

Doorgaans verzorgt een implementatieconsultant het traject voor je organisatie. Deze komt bij je op locatie om de OCR-software zó in te richten dat jij er uitstekend mee kunt werken.

Benieuwd hoe het ideale implementatietraject met een consultant verloopt? We zetten de 4 stappen voor je op een rij!

Assessment
De consultant vraagt welke verwachtingen je van het pakket hebt en legt uit wat de OCR-software voor je zal doen. Zij neemt je werkproces door en stelt aanvullende vragen om in kaart te brengen hoe de oplossing voor documentherkenning jou straks optimaal kan ontzorgen.
Software-installatie
De consultant richt de OCR-software in op basis van wat jullie hebben besproken. Vervolgens boeken jullie samen een testfactuur, zodat je kan ervaren hoe het is om met het systeem te werken. Bij elke stap legt de consultant uit wat belangrijk is om te onthouden.
Uitleg
De consultant trekt een hele dag uit om een basisuitleg van de OCR-software te geven en om de opgedane kennis op jouw specifieke omgeving toe te passen. Eerst behandelt hij standaardfacturen, daarna de meer ingewikkelde facturen. Op deze dag krijg je voldoende gelegenheid om zelf te oefenen met de oplossing.
Bespreking testresultaten
Na een testperiode (waarin je alle mogelijke opties zelfstandig hebt kunnen testen) komt de consultant nogmaals langs. Je krijgt antwoord op alle vragen die zich tijdens deze periode hebben voorgedaan. Daarna is het zover: de consultant zorgt ervoor dat je live gaat. Heb je aanvullende vragen, dan kun je deze direct stellen. De consultant zit naast je om je te begeleiden bij deze spannende stap!

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

Neem contact op Of bel direct naar 076 – 560 78 20

Terug naar overzicht

Tijd om je aan te sluiten bij het Peppol-netwerk? Dít moet je weten!

Van steeds meer kanten hoor je over het Peppol-netwerk. Misschien ontvangt en verstuurt jouw organisatie af en toe ook al facturen via Peppol. Of je bent je momenteel aan het oriënteren op een goede ‘Peppol-aanpak’. Is dit het juiste moment voor jou om je bij het Peppol-netwerk aan te sluiten? En wat houdt dat nu eigenlijk precies in? In deze blogpost zetten we de belangrijkste ‘Peppol-feiten’ voor je op een rij!

Op de kunstmatige-intelligentie-trein springen? Zó profiteren inkoop en finance van AI

Op het gebied van kunstmatige intelligentie (ook wel ‘Artificial Intelligence’ of, afgekort, ‘AI’ genoemd) gebeurt ontzettend veel. Van meetings samenvatten tot video’s produceren: bots kunnen steeds meer. De tools vliegen je om de oren. En nu de wereld steeds slimmer wordt, wil jij vanuit de inkoop- of financeafdeling óók best graag op de kunstmatige-intelligentie-trein springen. Maar dan wel op zó’n manier dat je jouw werk er makkelijker mee maakt. In jouw geval betekent dit waarschijnlijk dat je repetitieve, saaie taken wilt automatiseren. Zo kan je je immers focussen op werkzaamheden die je leuk vindt en die jou meer uitdaging bieden. Maar welke mogelijkheden zijn nu écht interessant voor de inkoop- en financeafdelingen?

Wat is een UBL-factuur en welke verwerkingsuitdagingen horen hierbij?

De term ‘UBL-factuur’ hoor je in toenemende mate vallen. UBL is een beweging in opkomst. Het onderwerp is begin dit jaar stevig op de kaart gezet toen de overheid toeleveranciers verplichtte om facturen digitaal aan te leveren in UBL-formaat. Wij vinden dit een heel mooi initiatief en omarmen het dan ook. Aangezien WhiteVision organisaties helpt efficiënter te werken, roept zo’n standaard ook de nodige nieuwsgierigheid bij ons op. Om onze oplossing aan te passen aan UBL hebben we ons in het onderwerp verdiept. Wat is een UBL-factuur? Met welke uitdagingen heb je te maken als je een UBL-factuur wilt verwerken? En hoe ga je deze te lijf? We vertellen het je allemaal in deze blog.