OCR-software: wat kun je verwachten van het implementatietraject?

Implementatie: hoe verloopt het ideale traject?

Doorgaans verzorgt een implementatieconsultant het traject voor je organisatie. Deze komt bij je op locatie om de OCR-software zó in te richten dat jij er uitstekend mee kunt werken.

Benieuwd hoe het ideale implementatietraject met een consultant verloopt? We zetten de 4 stappen voor je op een rij!

1. Assessment
   De consultant vraagt welke verwachtingen je van het pakket hebt en legt uit wat de OCR-software voor je zal doen. Zij neemt je werkproces door en stelt aanvullende vragen om in kaart te brengen hoe de oplossing voor documentherkenning jou straks optimaal kan ontzorgen.
2. Software-installatie
   De consultant richt de OCR-software in op basis van wat jullie hebben besproken. Vervolgens boeken jullie samen een testfactuur, zodat je kan ervaren hoe het is om met het systeem te werken. Bij elke stap legt de consultant uit wat belangrijk is om te onthouden.
3. Uitleg
   De consultant trekt een hele dag uit om een basisuitleg van de OCR-software te geven en om de opgedane kennis op jouw specifieke omgeving toe te passen. Eerst behandelt hij standaardfacturen, daarna de meer ingewikkelde facturen. Op deze dag krijg je voldoende gelegenheid om zelf te oefenen met de oplossing.
4. Bespreking testresultaten
   Na een testperiode (waarin je alle mogelijke opties zelfstandig hebt kunnen testen) komt de consultant nogmaals langs. Je krijgt antwoord op alle vragen die zich tijdens deze periode hebben voorgedaan. Daarna is het zover: de consultant zorgt ervoor dat je live gaat. Heb je aanvullende vragen, dan kun je deze direct stellen. De consultant zit naast je om je te begeleiden bij deze spannende stap!

De consultant maakt het verschil

Zoals je ziet, speelt de consultant een cruciale rol tijdens de implementatie van je OCR-oplossing. Hoe weet je nu of je te maken hebt met een consultant die net dat stapje extra voor je doet?

Een héle goede consultant:

• Is gespecialiseerd in jouw ERP-pakket en kan er daarom voor zorgen dat de OCR-oplossing hier zo optimaal mogelijk mee koppelt. De consultant kent namelijk alle mogelijkheden van beide systemen.
• Weet precies wat er in de markt speelt. Als je bijvoorbeeld actief bent in de bouw, is het belangrijk dat jouw consultant op de hoogte is van ontwikkelingen binnen jouw subbranche. Alleen dán kan hij jou adviseren over de meest efficiënte werkwijze.
• Stelt vragen en brengt advies uit over jouw processen. Soms hanteer je een werkwijze die makkelijk lijkt, maar die eigenlijk best een efficiëntieslag kan gebruiken. Een héle goede consultant bespreekt dit met je. Kun jij je processen verbeteren, dan begeleidt de consultant je hierbij.
• Durft nee te zeggen wanneer dit nodig is. Als een klant vraagt om een aanpassing die een niet-productief proces oplevert, legt de consultant uit waarom hij de aanpassing niet kan doorvoeren.

OCR-software en ERP-pakket: verregaande integratie

Een héle goede implementatie wordt grotendeels bepaald door de consultant. Daarnaast is de integratie tussen de OCR-software en jouw ERP-pakket een belangrijke factor. Een goed partnership tussen de OCR- en ERP-leveranciers zorgt voor veel toegevoegde waarde. Want wanneer er sprake is van een verregaande integratie, heb je het gevoel dat je slechts met één systeem werkt. Bovendien plegen de twee partners regelmatig overleg, zowel over sales als over productontwikkeling. Zij bespreken wat er speelt, welke klantwensen ze hebben gesignaleerd en hoe ze de koppeling nóg beter kunnen maken. Deze mate van communicatie is zeer gunstig voor jou als gebruiker. Je kunt er immers van op aan dat er altijd wordt doorgewerkt aan een verdere optimalisatie van jouw systemen!