Hoe haal je als financiële administratie het meest uit ‘no-hands accounting’?
Repetitief handmatig werk: op de meeste financiële administraties kost het bakken tijd en levert het erg veel frustratie op. Je besteedt je kostbare uren en expertise immers liever aan meer uitdagende taken waar je gelukkiger van wordt. Dé oplossing: no-hands accounting. Onder dit paraplubegrip vallen alle automatiseringsoplossingen die boekhoudtaken voor je verrichten en je het handmatige werk dus uit handen nemen. Dat is een nogal generieke definitie. In deze blogpost maken we het graag wat specifieker! Wat is belangrijk bij no-hands accounting? Wat zijn de voordelen? Bij welke processen biedt dit principe uitkomst? En welke automatiseringsoplossingen kan je gebruiken?
Profiteren van de voordelen? Kies voor standaardisatie!
No-hands accounting biedt veel ontzorging, mits je het op de juiste manier aanpakt. De onderliggende filosofie luidt: ‘Om te automatiseren, moet je standaardiseren.’ Hoe meer je een proces aan de voorkant standaardiseert, hoe sneller en automatischer alles aan de achterkant verloopt. In de praktijk betekent dit dat je je processen kritisch wilt bekijken. Daarnaast is het belangrijk om medewerkers én leveranciers mee te nemen in de veranderingen die je aanbrengt. Alleen wanneer iedereen aan boord is, slaagt no-hands accounting. En daar pluk je de vruchten van. Hoe? We zetten de voordelen voor je op een rij!
-
Elimineer repetitief handmatig werk
Elke keer dezelfde facturen importeren en inboeken? Keer op keer factuurgegevens overtypen? Met no-hands accounting is dat verleden tijd. Het resultaat: minder frustratie, meer werkgeluk.
-
Werk efficiënter en bespaar tijd
Als je repetitieve taken automatiseert, werk je efficiënter én houd je meer tijd over voor uitdagend werk dat jou gelukkiger maakt. Zo voeg je óók meer waarde toe voor de organisatie.
-
Meer inzicht en overzicht
Met no-hands accounting standaardiseer je je processen. Een boeking wordt bijvoorbeeld altijd op dezelfde manier gedaan. Heel handig als je het overzicht wilt bewaren, rapportages wilt maken of analyses wilt doen!
-
Minder fouten
De boeking wordt overal op dezelfde manier voorgesteld én dit gebeurt automatisch. Van menselijke fouten is geen sprake. Oftewel, het foutgehalte gaat drastisch omlaag.
-
Overdraagbaarheid van taken
Gaat de medewerker die verantwoordelijk is voor inkoopfactuurverwerking op vakantie? Komt er een nieuwe medewerker in dienst? Met no-hands accounting draag je taken makkelijker over. Omdat software je een belangrijk deel van de werkzaamheden uit handen neemt, hoeft een medewerker niet álle details van het programma te leren kennen.
-
Nooit meer stapels werk na de vakantie
Processen slapen nooit. Tref je na je vakantie altijd een bulk werk aan? Met no-hands accounting is dat niet meer het geval. Een automatiseringsoplossing werkt namelijk 24/7 door. Daardoor vind je bij terugkomst alleen de uitzonderingen op je (virtuele) bureau.
Als je no-hands accounting in de praktijk wilt toepassen, heb je bepaalde automatiseringsoplossingen nodig. Maar bij welke processen biedt een oplossing nu écht toegevoegde waarde? En wat voor soort software heb je precies nodig?
Laten we bij het begin beginnen. Wanneer een factuur binnenkomt in je facturen-mailbox, moet je deze normaliter handmatig voorsorteren en -bewerken. Dat kost behoorlijk wat tijd. Dit proces kan je laten afhandelen door een slimme tool, die al dit werk automatisch voor je verricht en de factuur klaarzet voor verwerking.
Hoe vlieg je het verwerkingsproces vervolgens aan? Je kan factuurgegevens met de hand overtypen, maar dat is een arbeidsintensieve taak. Hiervoor kan je slimme OCR-software inzetten. Deze herkent letters, woorden, bedragen en andere data op facturen automatisch. Met behulp van allerlei algoritmes en AI herkent het systeem vervolgens wat waar staat — van factuurdatum en -nummer tot crediteur en bedragen. Het zet de boeking voor je klaar, dus jij hoeft alleen nog even te controleren of alles klopt.
Heb je vaak te maken met terugkerende facturen — bijvoorbeeld voor de huur, schoonmaakdiensten of gas, water en licht? Dan wil je het bewuste bedrag eigenlijk niet elke keer opnieuw handmatig inboeken. Het gaat elke maand (of elk kwartaal) om hetzelfde bedrag. Met de juiste OCR-software hoef je slechts de eerste factuur te zien. Je voert in aan welke voorwaarden dergelijke kostenfacturen moet voldoen en hoe het systeem deze moet inboeken. Komen er vervolgens facturen binnen waarbij de software alle ‘vinkjes’ kan zetten, dan verwerkt hij deze automatisch. Daar komen ‘no hands’ meer aan te pas!
Ontvang je regelmatig orderfacturen waar een inkooporder aan hangt? Bestellen medewerkers bijvoorbeeld vaak artikelen of diensten? Dan is het nodig om bestellingen en ontvangsten te matchen. Een tijdrovend proces als je het handmatig afhandelt. Ook hier bestaat een automatiseringsoplossing voor. Met een matching-module zorg je dat het systeem checkt of er een match van 100% is tussen de order en de geleverde producten of diensten. Is dat het geval en heb je de inkooporder al aan het begin van het proces goedgekeurd? Dan kan het systeem de factuur direct verwerken. Jij krijgt alleen een signaal bij een afwijking. Dat scheelt je enorm veel uren en werk.
En hoe zit het met e-facturen?
Tegenwoordig hebben steeds meer bedrijven daarmee te maken. In theorie kunnen deze meteen verwerkt worden, maar in de praktijk blijkt het vaak wat ingewikkelder te liggen. Hoewel de regels reeds uitgesplitst staan, bevat de e-factuur meestal niet alle informatie die de financiële administratie nodig heeft. Administratief medewerkers moeten vaak nog bepalen of de factuur verbijzonderd dient te worden en op welke grootboek zij de factuur moet boeken. Ook dit proces kan je efficiënter en makkelijker maken met automatisering: de juiste herkenningsoplossing vult de gegevens op de e-factuur aan met de ontbrekende informatie, zodat jij alleen nog een check hoeft uit te voeren. Bovendien kan dergelijke software de diverse stroom van inkomende facturen coördineren en op eenduidige manier verwerken, ongeacht het formaat waarin je de documenten ontvangt en het kanaal via waar je ze ontvangt.
Ten slotte is er natuurlijk het fiatteringsproces. Het handmatig accorderen van facturen zorgt vaak voor vertraging en een gebrek aan overzicht. Goedkeurders vergeten hun handtekening te zetten, facturen raken weg, betaaltermijnen worden overschreden en de financiële administratie is veel tijd kwijt aan uitzoekwerk. Met goede workflow-software los je dergelijke problemen op. Ontvang je facturen van een bepaalde leverancier die in een specifieke periode (bijvoorbeeld dit jaar) binnen een bepaalde marge (tussen bedrag X en bedrag Y) vallen? Dan kan je instellen dat de software deze facturen automatisch accordeert. Bij de fiattering van andere facturen komen ook vrijwel ‘no hands’ kijken: goedkeurders krijgen deze documenten voorgeschoteld en kunnen ze met één druk op de knop goed- of afkeuren!