Je hebt hier en daar gehoord over gratis OCR-software. En dat lijkt je wel wat. Want er zijn stukken tekst die je niet wilt overtypen, maar die je wel als tekst beschikbaar moet hebben in een bepaald softwareprogramma. Factuurgegevens moet je bijvoorbeeld in je ERP-systeem zien te krijgen. En daarvoor is OCR-software ideaal. Maar het ene systeem is het andere niet.
Dat er gratis OCR-software op de markt is, wéét je. Maar wat zijn hier nu precies de voor- en nadelen van?
Gratis OCR-software kost niets. Dat is natuurlijk een voordeel. Bovendien heb je veel keuze: er zijn diverse partijen die OCR-software gratis aanbieden. Je kunt er dan ook heel makkelijk aan komen via het internet: één simpele Google-zoektocht levert een veelheid aan resultaten op.
Vaak is de software in diverse talen beschikbaar. En de herkenning geschiedt zeer snel: binnen een fractie van een seconde is je document herkend. Dit lijkt handig, want jij wilt sneller werken. De vraag is: kun je dat ook echt met gratis OCR-software?
Een snelle herkenning klinkt goed, maar je moet ook iets met het resultaat kunnen. En dat is nu precies het probleem met gratis OCR-software: je krijgt één grote brei aan tekst terug. Verwacht geen gestructureerde data waarmee je kunt werken, zoals digitale factuurinformatie. Gratis OCR-software biedt herkenning, maar géén interpretatie. En dit laatste is juist zo belangrijk als je tijd wilt besparen en efficiënter wilt werken.
Wat is dan de toegevoegde waarde van gratis OCR-software? Eigenlijk is die er niet. OCR mag namelijk niet op zichzelf staan. Goede OCR-software moet een doel dienen: je wilt gegevens van een document omzetten naar een bewerkbare tekst in een specifiek computersysteem, zoals een boekhoudpakket. (Natuurlijk kun je ook een pdf-document in een teksteditor willen zetten, maar hiervoor hoef je tegenwoordig alleen wat simpel kopieer- en plakwerk te verrichten. Het is niet nodig om daarvoor OCR-software te gebruiken.)
In het geval van een factuur zijn er bepaalde standaardwaarden die altijd op het document staan, zoals het factuurnummer, de factuurdatum en het te betalen bedrag. Goede OCR-software kan die waarden niet alleen herkennen, maar ook automatisch interpreteren.
Zo’n interpretatieslag is echter niet gratis. Hiervoor is namelijk geavanceerde technologie nodig. Maar alleen daarmee levert OCR-software je écht iets op. Je krijgt immers geen grote brei aan tekst die je zelf nog moet doorkammen — een methode die zó inefficiënt is dat je de factuurgegevens liever direct kunt overtypen in je boekhoudpakket. Dan ben je sneller klaar!
Bedenk ook dat gratis OCR-software nooit écht gratis is. In de onlinewereld betekent ‘gratis’ vaak dat je betaalt in de vorm van gegevens. (Een alom bekend voorbeeld: je downloadt een gratis factsheet in ruil voor je naam en e-mailadres). Een factuur bevat gevoelige (persoons)gegevens. Wat wordt hier precies mee gedaan? En is het juridisch wel in orde dat je die data online invoert? Ga dit soort zaken altijd na voordat je dergelijke software besluit te gebruiken. Je wilt immers wel dat je organisatie zich houdt aan wet- en regelgeving.
Benieuwd naar recente én verwachte ontwikkelingen op het gebied van digitale factuurverwerking? We vertellen je er alles over in ons whitepaper.
Kort gezegd, OCR-software is alleen zinvol als er sprake is van een interpretatieslag. Kies bij voorkeur voor een slimme OCR-oplossing, die alle opgedane kennis deelt binnen de gebruikerscommunity. Meer weten over OCR? Lees onze blog ‘Wat is OCR?‘
Let daarnaast op de toekomstbestendigheid van de software. Wanneer het om een factuur gaat, wil je natuurlijk dat alleen de relevante factuurgegevens in je ERP-systeem terechtkomen. Dat moet de oplossing sowieso bieden. Maar er zijn steeds meer andere documenttypes die óók baat hebben bij interpretatie, zoals bonnen, vrachtbrieven en identiteitsbewijzen. Zoek je een toekomstbestendige OCR-oplossing, kijk dan of documentherkenning voor dergelijke documenten ook beschikbaar is. Daar zal je veel profijt van hebben — nu én later!
Wil je weten wat slimme OCR-software kan doen voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op. We bespreken de mogelijkheden graag met je. Scan- en herken-software vergelijken? Ook daarover vertellen we je alles!
Sven Coenen, accountmanager
