Geautomatiseerde factuurverwerking: 5 elementen waaraan een goede oplossing voldoet
Handmatige handelingen raken steeds meer uit de tijd. De gemiddelde financiële administratie is zich er inmiddels van bewust dat geautomatiseerde factuurverwerking ontzettend veel tijd scheelt. En gebruik je een goede oplossing, dan beperk je eentonig, repeterend werk tot het absolute minimum. Maar welke elementen moet een oplossing eigenlijk bevatten om ontvangen facturen digitaal te verwerken? Wat kan je verwachten van een implementatietraject? En hoe profiteer je in de dagelijkse praktijk van dit soort software?
De evolutie van de financiële administratie: van papieren facturen naar digitale factuurverwerking
‘Ouderwets’ papier: áls het nog aanwezig is op de financiële afdeling, probeer je er waarschijnlijk van af te komen. De meeste organisaties streven ernaar om een papierloos kantoor te zijn.
Begrijpelijk, want met handmatige factuurverwerking zijn nogal wat handelingen gemoeid: na ontvangst van de factuur selecteer je de crediteur, type je alle gegevens over, splits je de factuur uit en maak je een boeking aan. En dan heb je nog géén digitale (pdf-)versie. Als je de factuur later moet naslaan, kost dit je dus veel zoekwerk.
Werk je met digitale facturen, dan is je werkwijze een stuk minder omslachtig. Een totaaloplossing voor automatische factuurverwerking maakt een eind aan papieren facturen en neemt tijdrovende handmatige taken van je over. Hoog tijd dus om je eens te verdiepen in de definitie van een goede oplossing.
1. Slimme OCR-software
‘OCR’ staat voor ‘optical character recognition’. Als je hier meer over wilt weten, lees dan onze blogpost ‘Wat is OCR?‘
De korte uitleg luidt als volgt: slimme OCR-software heeft een hoge intelligentiegraad. Een slim OCR-programma interpreteert facturen zoals een mens dat zou doen én heeft een zelflerend vermogen: het bekijkt hoe jij als gebruiker omgaat met de voorgestelde waarden en past zich vervolgens automatisch aan.
Daarnaast ben je vanaf het begin onderdeel van de gebruikerscommunity. Het systeem deelt de opgedane kennis binnen deze community, waardoor het steeds slimmer wordt. En als gebruiker profiteer je natuurlijk van deze kennis.
2. Eenduidige verwerking van álle factuurformaten
Vandaag de dag krijg je een enorm diverse documentenstroom op je af. Het is handig als alle (digitale) facturen automatisch ingelezen worden en op eenduidige wijze in je systeem terechtkomen: van e-factuur tot pdf-factuur. En eigenlijk wil je al die documenten ook op dezelfde manier verwerken.
Kortom, het formaat en het kanaal van binnenkomst mogen niet van invloed zijn. Kies daarom voor een totaaloplossing waarmee je álle inkomende facturen efficiënt, snel en eenduidig kan verwerken.
3. Herkenning van andere documenten
De digitalisering heeft een vlucht genomen. Daarom is het belangrijk dat je voor een oplossing kiest die méér doet dan digitale factuurverwerking. Met het oog op de toekomst is het handig dat OCR-software allerlei soorten documenten kan herkennen. Denk aan opdrachtbevestigingen, bestellingen en declaraties.
Kortom, bekijk of de oplossing van jouw keuze document-verwerking in de bredere zin van het woord aankan.
4. Digitale workflow
Het fiatteren van één inkoopfactuur is vaak een heel proces. Binnen veel bedrijven zijn hier meerdere medewerkers bij betrokken.
Je kán een factuur rondmailen of — erger nog — in papieren versie langs verschillende bureaus laten gaan. Maar zo bezorg je jezelf veel werk. Daarnaast vertraagt het proces aanzienlijk.
Als je kiest voor een totaaloplossing waarin ook een digitaal workflow-systeem is inbegrepen, verloopt het proces automatisch en eenvoudig. Het systeem zorgt dat facturen via een digitale weg langs de juiste goedkeurders gaan. Gebruik je geavanceerde workflow-software, dan kan je middels ingebouwde functies aangeven dat facturen in een bepaalde categorie (zoals brandstofnota’s) altijd automatisch naar specifieke collega’s moeten worden gestuurd. Zij krijgen een signaal wanneer een factuur klaarstaat voor fiattering. Als een smartphone-app onderdeel uitmaakt van de totaaloplossing, kunnen zij niet alleen via een desktop en laptop, maar ook via een smartphone of tablet akkoord geven. Wel zo makkelijk!
5. Goede koppeling met je ERP-systeem
Het is cruciaal dat een oplossing voor automatische factuurverwerking een goede koppeling met je ERP-systeem biedt. Dan hoef jij namelijk minder handelingen te verrichten. Zo houd je meer tijd over voor taken waarmee je écht waarde toevoegt voor de organisatie.
Besef wel dat een technische koppeling alléén niet per definitie voldoende is. Als je daadwerkelijk ontzorging zoekt, kijk dan of je OCR-leverancier diepgaande kennis heeft van de markt én van jouw branche. Daarnaast is een hecht partnership tussen de OCR-leverancier en jouw ERP-partij onontbeerlijk. Als hier sprake van is, word jij niet van het kastje naar de muur gestuurd. Zo kun je een factuur écht efficiënt en razendsnel boeken en accorderen. Daarmee bespaar je tijd en zorg je dat je de factuur betaalbaar stelt binnen de vereiste periode.
Keuze gemaakt? Dít kan je verwachten van een implementatietraject!
Meestal verzorgt een implementatieconsultant het traject voor je bedrijf. Deze richt de software zó in dat jij er uitstekend mee kan werken. Benieuwd hoe zo’n traject in zijn werk gaat? Doorgaans doorloop je samen vijf stappen:
- Assessment: de consultant brengt samen met jou je werkproces in kaart en legt uit wat de oplossing voor je zal doen.
- Software-installatie: de consultant richt de software voor je in, waarna jullie samen stap voor stap een testfactuur boeken.
- Uitleg: gedurende een dag geeft de consultant een basisuitleg omtrent het verwerken van standaard- én ingewikkelde facturen, waarbij je de kans krijgt om te oefenen met de oplossing.
- Bespreking van testresultaten: na een zelfstandige testperiode ga je nogmaals in gesprek met de consultant en kan je al je vragen stellen.
- Livegang: na dit gesprek ga je live! De consultant zit naast je om je te begeleiden en aanvullende vragen direct te beantwoorden.
Inkomende facturen automatisch verwerken: de ‘post-implementatie-voordelen’ op een rij
- Snellere verwerking van inkomende facturen;
- Aantal fouten geminimaliseerd;
- Coördinatie van stromen;
- Efficiënter fiatteringsproces;
- Digitaal doorzoekbaar archief.
