Factuurverwerking in de zorg: hoe ga je actuele zorgproblematiek effectief te lijf?

In de zorgsector is momenteel veel gaande. Er bestaan enkele ‘zorgenkindjes’ die de nodige aandacht verdienen. Denk aan het nijpende personeelstekort, de beveiliging van gegevens en het verwerken van papieren documenten zoals inkoopfacturen. Al deze zaken hebben hun weerslag op de financiële administratie — het kloppende hart van de organisatie. Hoe realiseer je dáár een efficiëntieboost, zodat je het schaars beschikbare talent goed inzet én aan alle regelgeving voldoet? In deze blogpost bespreken we de problematiek waar de gemiddelde financiële administratie van een zorgorganisatie mee kampt. Daarbij bekijken we hoe de digitalisering van het factuurverwerkingsproces kan zorgen voor een zéér welkome optimalisatieslag!

Zorgenkindje #1: Weinig personeel, veel complexe facturen

De media berichten er inmiddels al een tijdje over: het groeiende personeelstekort in de zorg. Het wordt steeds moeilijker om talent te werven en aan je organisatie te binden. Daarom zijn veel zorgorganisaties genoodzaakt om te werken met inleners. Via detacheringsbedrijven en uitzendbureaus huren ze tijdelijke zorgmedewerkers in.

De effecten daarvan zijn direct voelbaar op de financiële administratie. Deze verwerkt immers de facturen die voortvloeien uit deze constructie. En dat is vaak nogal een klus. Want partijen die actief zijn in de uitzendbranche, sturen dikwijls complexe facturen. Hierop staan veel verschillende uurtarieven die je handmatig moet valideren. Daar komt nog eens bij dat het factuurverwerkingsproces uitgebreid is: de hr-afdeling is hier óók bij betrokken.

De gevolgen: véél handmatig overtype- en controlewerk, een gebrek aan overzicht en een hogere foutgevoeligheid.

Zorgenkindje #2: Een ‘data-ongeluk’ schuilt in een klein hoekje

Sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de beveiliging van gegevens nog relevanter geworden dan voorheen. Binnen de zorg is het een extra belangrijk onderwerp, omdat hier veel gewerkt wordt met gevoelige persoonsgegevens.

Dit beperkt zich niet alleen tot patiëntinformatie. Als je een factuur ontvangt waarop de persoonsgegevens van een tijdelijke medewerker staan, mag je deze niet zonder meer opslaan in je systeem. Je moet daarbij voldoen aan strenge wettelijke eisen.

Werk je nog met papieren versies, dan kan dit lastig zijn. Als je een papieren factuur bijvoorbeeld kwijtraakt, is er volgens de AVG al sprake van een datalek — én de daarbij horende meldplicht. Het probleem is dat zo’n ‘ongelukje’ in een klein hoekje schuilt als je werkt met een papieren fiatteringssysteem en een fysiek archief.

Zorgenkindje #3: Handmatige handelingen in het factuurverwerkingsproces

Sowieso zijn papieren facturen een blok aan het administratiebeen. En juist in de zorg, waar talent en tijd schaarser zijn dan ooit, ontvangen veel organisaties nog facturen per post. Met de nodige handmatige handelingen tot gevolg.

Als je deze geroutineerd doorloopt, besef je mettertijd misschien niet meer hoeveel uren je hieraan kwijt bent. Maar zet je ze op een rij, dan blijken het er behoorlijk veel te zijn: je opent de envelop, scant de factuur in, tikt de gegevens letter voor letter (en cijfer voor cijfer) over, legt alles vast in je boekhoudsysteem en koppelt het digitaal ingescande document.

Vervolgens gaat de factuur het goedkeuringsproces in. Doorloop je dit ook nog volgens de ‘traditionele’ methode, dan zijn daar wederom veel handelingen mee gemoeid: het document gaat van bureau naar bureau, heeft een stempel nodig en moet uiteindelijk terechtkomen in een ordner in de archiefkast. In dit proces raken facturen ook nog eens regelmatig weg — en daarmee verlies je tevens het overzicht.

De factuurrealiteit van zorgorganisaties en de kracht van de digitale transformatie

Veel zorgorganisaties kopen zorggerelateerde materialen, zoals verband en medicatie, groot in. Daardoor moet je op de financiële administratie complexe bestellingen verwerken die het nodige uitzoekwerk vergen. Je wilt immers zeker weten of alles klopt voordat de spullen daadwerkelijk besteld worden. Ontvang je vervolgens een factuur, dan is het belangrijk om deze naast de leverbon te leggen en regel voor regel te controleren. Alleen zo weet je zeker dat de bestelde materialen geleverd zijn.

Doe je dit allemaal handmatig, dan ben je enorm veel tijd kwijt. Het is dus niet verwonderlijk dat steeds meer zorgorganisaties de digitale transformatie in het afgelopen jaar hebben omarmd — óók in het inkoopproces, waar dit overduidelijke voordelen oplevert.

Scan en herken binnen de zorg: wat zijn de voordelen?

Wat als je complexe facturen niet meer handmatig hoeft te verwerken? Wat als een systeem factuurgegevens herkent en de boeking automatisch voor je klaarzet? Wat als ditzelfde systeem in de basis voldoet aan alle AVG-gerelateerde eisen? Wat als je de inkooporder niet meer handmatig hoeft te valideren ten opzichte van de factuur? En wat als je facturen nooit meer kwijtraakt omdat je ze digitaal fiatteert en opslaat?

Met een slimme scan- en herken-oplossing is dit geen utopie, maar je nieuwe realiteit. En daar pluk je snel de vruchten van. Tijdbesparing en een efficiëntieboost creëren ruimte. Door processen en repetitieve handelingen te automatiseren, kan je leukere, meer uitdagende werkzaamheden oppakken. Je benut je talent beter en haalt meer plezier uit je werk.

Daarnaast ervaar je minder werkdruk. En juist in een sector waar stress een probleem is door het tekort aan mensen, is dat essentieel. Bovendien verlaag je de foutgevoeligheid die in een handmatig proces onvermijdelijk is. Want een menselijke (overtype)fout? Die maakt slimme software niet!