Tips ontvangen?

Facturen inboeken met of zonder OCR-software? Vergelijk de twee processen

Blogs 2021

Op de financiële administratie houd je je onder andere bezig met facturen inboeken. Dit proces moet op een efficiënte, betrouwbare manier verlopen: je dient de gemaakte kosten zó vast te leggen in je ERP-systeem dat je over solide rapportages kan beschikken. Kloppende informatie is een must. Geen enkele organisatie kan zich grove miscalculaties permitteren. Daarnaast wil je voldoende tijd overhouden voor de vele taken die je moet afwerken. In dat kader is het slim om het proces van facturen inboeken eens nader onder de loep te nemen. Moet je hiervoor nu wel of geen OCR-software gebruiken?

Facturen inboeken zonder OCR-software: hoe ziet het proces eruit?

 

Laten we eens kijken naar het handmatige inkoopfactuurverwerkingsproces. Verreweg de meeste facturen komen tegenwoordig binnen via de digitale route. Deze moet je eerst uitprinten en coderen. Vervolgens tik je alle factuurgegevens over. Daarbij moet je heel nauwkeurig te werk gaan, want een tikfout kan verstrekkende gevolgen hebben. Bij een of twee facturen lukt dit nog wel. Maar als je iedere week een hele stapel moet verwerken, is een menselijke fout zó gemaakt. Op een gegeven moment gaat het je duizelen, omdat je een repeterende, eentonige taak uitvoert.

Daar komt bij dat het naslaan van facturen vaak geen makkelijke taak is. Bij de meeste organisaties puilt de archiefkast uit. Het terugvinden van een factuur kan daarom een hele onderneming zijn.

Kort gezegd, als je op de traditionele manier te werk gaat, kost het proces van facturen inboeken je veel tijd. Die uren zou je eigenlijk liever willen besteden aan taken die meer uitdaging bieden.

De vraag is: hoe creëer je voldoende ruimte, tijd en overzicht?

Handmatige of digitale factuurverwerking?

 

Een digitaliseringsslag kan in eerste instantie ingrijpend zijn voor je organisatie. Maar je plukt er uiteindelijk wel de vruchten van. Wie kiest voor digitale factuurverwerking, kan efficiënter, sneller en eenvoudiger facturen inboeken. We zetten de voordelen van het digitaal verwerken van inkoopfacturen voor je op een rij:

  • Geen overtypewerk meer
    Met een automatiseringsoplossing kan je facturen inboeken zonder gegevens over te typen. Kies je voor goede OCR-software, dan profiteer je van een hoge herkenningsgraad. Daardoor krijg jij een controlerende rol. Moet je toch eens iets aanpassen, dan klik je in de factuur, waarna het geselecteerde veld wordt aangepast.
  • Lagere foutgevoeligheid
    Omdat je geen factuurgegevens hoeft in te voeren, kan je geen overtypefouten maken. Je werkt dus niet alleen makkelijker, maar ook nauwkeuriger.
  • Altijd inzicht in de status van een factuur
    Tijdens het handmatige verwerkingsproces kan een factuur gemakkelijk bedolven raken onder een stapel papieren. Dat is onhandig — zeker wanneer een leverancier belt met een vraag over een factuur. Verwerk je inkoopfacturen digitaal, dan voer je simpelweg het factuurnummer in om de status van de factuur te bekijken. Zo bespaar je tijd én kom je professioneler over.
  • Facturen naslaan met één druk op de knop
    Verwerkte facturen hoef je niet langer op te bergen in een uitpuilende kast op kantoor. Als je overstapt op een digitale inkoopfactuurverwerkingsoplossing, werk je namelijk met een digitaal archief. Wil je een geboekte factuur op een later tijdstip naslaan? Dan hoef je alleen een projectnummer of crediteurnaam in te voeren om de betreffende factuur — inclusief alle bijbehorende notities — tevoorschijn te halen!
  • Tijd voor meer uitdagende taken
    Werk je met een automatiseringsoplossing, dan hoef je veel repeterende, saaie handelingen niet meer te verrichten. Je hebt meer overzicht én je houdt tijd over. Deze uren kan je besteden aan uitdagende taken waar je gelukkiger van wordt.

Inkoopfacturen verwerken met OCR-software:
hoe verloopt het proces?

 

De term ‘OCR’ (een afkorting die staat voor ‘Optical Character Recognition’) vertegenwoordigt een techniek waarmee de computer letters, cijfers en leestekens van een plaatje afleest. (Meer weten? Lees onze blogs ‘Wat is OCR?‘ en ‘Hoe werkt OCR?‘). Zo transformeer je documenten tot digitale versies, die je kan bewerken en archiveren.

Werk je met de beste OCR-software, dan hoef jij eigenlijk heel weinig te doen. Het proces van facturen inboeken verloopt daarmee namelijk automatisch. Na het inscannen van de factuur zet de OCR-software de ‘leesbare’ factuurgegevens om in digitale data om deze te interpreteren. Zij vult zaken als het factuurnummer, de vervaldatum, het ordernummer en het btw-bedrag allemaal in. Vervolgens stelt het systeem de boeking aan je voor, waarop jij de gegevens kan controleren.

Bij een goede OCR-oplossing is de herkenning hoog en profiteer je vanaf het begin van de kennis van de gebruikerscommunity. Werk je met slimme OCR-software, dan heeft het systeem ook een zelflerend vermogen: als het bepaalde factuurinformatie eens niet in één keer herkent, kan je het systeem trainen door aan te klikken wat het had moeten herkennen. Zo zorg je ervoor dat de herkenning van dit element de volgende keren vlekkeloos verloopt!

Meer weten over OCR?

Wil je jouw mogelijkheden op OCR-gebied eens verkennen? Ben je benieuwd wat een goede OCR-oplossing voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op. We bespreken de mogelijkheden graag met je.

Joost van Hensbergen, accountmanager

contact opnemen